PACC Rapport du Comité
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14.0 EXAMEN DU RENDEMENT – CADRE DE VÉRIFICATION
Le cadre de vérification et d’examen du rendement de l’Agence est fondé sur un ensemble d’activités visant à assurer que chaque examen entrepris au sein de l’Agence produise le type, la qualité et le niveau de renseignements requis pour :
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appuyer une prise de décision efficace en matière de gestion;
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renforcer la responsabilité de gestion;
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atténuer les risques.
Le suivi, la vérification et l’évaluation représentent une partie importante des dépenses de l'ACDI, lesquelles équivalent en moyenne à 2,2 % des S et C, soit environ 36 millions de dollars par année.
Le cadre de vérification et d’examen du rendement pour l’ensemble des activités d’examen se compose des éléments présentés ci-dessous.
14.1 Fonctions indépendantes de l'examen du rendement
Les fonctions de vérification interne et d’évaluation des programmes sont des volets essentiels des pratiques d’examen du rendement de l’ACDI. Les plans de vérification interne et d’évaluation des programmes sont approuvés chaque année par le Comité de direction. Ces vérifications et évaluations s’ajoutent au suivi et examen réalisés dans le cadre de chaque programme et projet.
Tous les programmes de S et C, ainsi que les systèmes et contrôles qui les appuient, peuvent faire l’objet d’une vérification interne. Les plans de vérification interne sont développés chaque année et s’appuient sur le niveau relatif de risques du programme, sa complexité et son envergure et les impératifs de gestion. Conformément à la politique révisée relative à la vérification interne, tous les plans de vérification interne doivent s'appuyer essentiellement sur un examen des risques associés aux programmes d'aide au développement international. Ce premier examen des risques, exigé en vertu de cette nouvelle politique, sera entrepris au cours de la première moitié de 2001. L'Agence procédera à l’examen des risques sur une base périodique dans le but d’être à jour.
La politique révisée exige que la vérification interne fournisse une assurance relative à tous les aspects de la stratégie et des pratiques de l'Agence pour ce qui est de la gestion des risques, des cadres et pratiques de contrôle de la gestion et des renseignements utilisés pour les décisions prises et la production de rapports. Ces services exigent, entre autres, de veiller à ce que les fonds administrés par le programme soient conformes aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité.
Tous les rapports de vérification interne, une fois approuvés par le Comité de vérification et d'évaluation, sont disponibles dans les deux langues officielles. Il est également possible de consulter un résumé du rapport sur le site Internet de l'ACDI.
14.1.2 Évaluations de programmes
Tous les programmes et projets de S et C sont sujets périodiquement à une évaluation. La haute direction de l’ACDI prépare et révise le plan annuel d’évaluation (lequel coïncide avec le plan annuel de vérification). Le plan annuel d’évaluation :
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analyse successivement chaque mécanisme d'execution ou chaque priorité de l’Agence;
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évalue les résultats escomptés et les effets; et
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se veut un outil de rapports essentiel pour la haute direction de l’Agence et l’ensemble du personnel travaillant à la réalisation du programme.
14.2 Examens pour des motifs de gestion
L'ACDI entreprend périodiquement des examens pour des raisons de gestion. Ceux-ci se divisent en trois catégories : l'analyse des risques aux niveaux des contrats et des accords, l'examen et le suivi financiers des programmes ou des projets.
14.2.1 Analyse des risques associés au marché ou à l’accord
En vertu de tous les mécanismes d'exécution, la politique de l'ACDI exige une analyse financière et une évaluation de la viabilité :
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avant toute attribution de contrat, pour tous les marchés de services dont les frais d'honoraires sont supérieurs
à 1 000 000 $; -
périodiquement ou annuellement, dans le cas des organisations canadiennes sans but lucratif qui reçoivent un financement de l’ACDI de plus de 200 000 $ par année; et
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pour d’autres montants ou pour des raisons de gestion lorsque cela s’avère nécessaire.
14.2.2 Examens financiers de conformité des programmes ou projets
Tous les projets et programmes qui font l’objet d’une contribution peuvent être soumis à un examen financier de conformité de la part de l’Agence ou de son représentant désigné. Le choix des projets soumis à un examen financier de conformité est fondé sur une évaluation du niveau de risques du projet. L’ACDI peut également examiner certains accords de subvention.
La planification des examens financiers de conformité requiert :
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l’évaluation annuelle des projets de contributions et de subventions sélectionnées par rapport aux critères de risques;
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que le personnel de l’ACDI établisse par écrit l'évaluation et la décision de gestion d’entreprendre un examen;
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un seul examen financier de conformité des bénéficiaires, lorsque cela est possible;
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l’examen de l’historique et la prise en compte des leçons apprises;
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le choix de consultants compétents pour réaliser l'examen financier de conformité;
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un suivi efficace et opportun des résultats.
La politique de l'ACDI sur l'examen financier de conformité des bénéficiaires des contributions se conforme aux exigences et procédures recommandées dans la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et suit de près les recommandations du Guide de vérification des contributions fédérales. L'Agence se conforme aussi aux procédures énoncées dans la Politique de vérification des accords des contrats et des accords de contribution.
L'ACDI veille également au suivi de ses programmes de contribution, de ses projets et accords à l’aide de divers moyens. Au niveau des projets et des accords, le suivi peut comporter des visites par le personnel de l'ACDI et des ressources contractuelles aux deux bureaux du récipiendaire, soit au Canada et sur le terrain. Le personnel de l'ACDI procède également au suivi, à l’aide d’un examen critique des rapports des récipiendaires.
15.0 AUTRES CONDITIONS ET DISPOSITIONS
15.1 Disposition relative aux rajustements de paiements
Les marchés, accords et ententes conclus dans le cadre de tous les mécanismes d'exécution prévoient clairement le rajustement des paiements de transfert, par le biais de la réduction ou de l’annulation de paiements, si des modifications aux niveaux de financement accordés par le Parlement dans les crédits de fonctionnement le justifient.
15.2 Participation des membres du Parlement
Les membres du Parlement ne soumettent pas de recommandations sur les projets approuvés par l’ACDI ou sur les décisions de financement. Advenant que l’ACDI soit exceptionnellement informée qu’un membre du Parlement a des intérêts dans une organisation qui fait une demande de financement pour un projet, elle veillera tout particulièrement à ce que la participation de ce dernier n’influence pas la décision relative au financement du projet et qu’il n’en retire aucun avantage.
Exceptionnellement, les membres du Parlement peuvent être délégués à titre d’observateurs électoraux ou pour dispenser des conseils d'assistance technique sur les systèmes parlementaires dans les pays admissibles, par le biais de l'ACDI.
15.3 Budgétisation pluriannuelle
Les fonds nécessaires au financement des activités, des programmes et des projets approuvés au cours d’une année donnée doivent être puisés à même le solde non engagé de la dotation approuvée par le Conseil du Trésor au titre de S et C pour cette même année.
S’il y a lieu, l’ACDI peut demander, dans le cadre d’un accord de paiement de transfert, que les droits de propriété intellectuelle sur les objets créés dans le cadre de cet accord soient cédés à la Couronne.
15.5 Coût de gestion et d’administration du Programme
L’ACDI dispose de trois types de crédit : Crédit 20 - Crédit pour dépenses de fonctionnement; Crédit 25 - Crédit pour subventions et contributions et deux Crédits non budgétaires.
Les coûts de gestion et d’administration du programme proviennent du crédit des dépenses de fonctionnement, à l’exception des coûts d’autorisation de DSPP, lesquels couvrent pour une partie des coûts associés au suivi, à la vérification et à l’évaluation. Pour l’année 2000-2001, le crédit des dépenses de fonctionnement est de 120,5 millions de dollars, soit 6,7 % du budget annuel total de 1,8 milliard. De plus, l'ACDI dispose d'un crédit non budgétaire, le Crédit L30, par l'entremise duquel elle obtient du Parlement l'autorisation d'émettre un certain nombre de billets à demande à des institutions financières internationales, conformément à la Loi sur l'aide au développement international. Pour l’année 2000-2001, le montant de ce crédit s'élève à 136 millions de dollars.