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Appuyer les objectifs stratégiques

L'Aperçu stratégique pour la 39^e législature, publié en 2006, présente quatre objectifs stratégiques de l'Administration de la Chambre des communes qui traduisent sa vision, ses valeurs et son mandat et qui encadrent ses activités à l'appui des députés.

Les objectifs stratégiques de l'Administration de la Chambre sont les suivants :

1. appuyer le rôle changeant des députés et de l'institution;

2. améliorer les services permanents aux députés et soutenir l'institution;

3. favoriser la compréhension et appuyer l'avancement des institutions législatives;

4. appliquer dans un contexte parlementaire les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses.

La présente section du Rapport aux Canadiens décrit les grandes réalisations de l'Administration de la Chambre en 2007-2008 à l'appui de ces objectifs et dresse aussi la liste de ses principaux engagements pour 2008-2009.

1. Appuyer le rôle changeant des députés et de l'institution

La démocratie parlementaire canadienne ne cesse d'évoluer en fonction de nouveaux défis. L'Administration de la Chambre des communes appuie les efforts déployés par tous les députés pour relever ces défis, en leur fournissant des moyens novateurs pour accéder à l'information parlementaire et en facilitant l'évolution des usages et des règles parlementaires.

Faciliter l'évolution des usages et des règles parlementaires

Seuls quelques légers changements ont été apportés au Règlement de la Chambre au cours de la dernière année, mais beaucoup d'événements inhabituels ont eu une profonde incidence sur les précédents et les usages. Jusqu'à ce que les documents de référence sur la procédure puissent être mis à jours, le personnel de la procédure à l'Administration se tient prêt à informer les députés et leur bureau des options possibles en matière de procédure pour arriver à leurs fins. Les consultations ont un but strictement informatif; la planification stratégique n'est pas du ressort de l'Administration, qui se doit d'être neutre, mais relève plutôt des conseillers et des attachés de recherche des partis politiques.

Améliorer l'accès à l'information parlementaire pour les députés

Les administrations du Sénat, de la Chambre des communes et de la Bibliothèque du Parlement continuent de suivre les principes d'une vision et d'une stratégie communes à long terme afin d'améliorer les services d'information parlementaire à l'échelle du Parlement. Au cours de l'année à venir, le Groupe de travail sur la gestion de l'information parlementaire, qui représente les trois institutions, continuera l'élaboration d'un modèle de gestion qui définit les rôles et les responsabilités afin que tous les participants puissent collaborer efficacement.

L'Administration de la Chambre veille à ce que les députés aient accès aux outils de gestion de l'information dont ils ont besoin dans leur travail. En 2007-2008, les députés ont commencé à pouvoir accéder sur demande aux versions télévisée et audio des délibérations, par le biais du service ParlVU. Le service « Aujourd'hui à la Chambre » offre aussi des renseignements en ligne sur les activités quotidiennes à la Chambre des communes, et les députés peuvent dorénavant examiner les ébauches de transcription des délibérations (les « bleus »), à partir de leur assistant numérique personnel.

La deuxième étape du projet Smart Book est en cours; Smart Book est un logiciel permettant de publier des documents en versions papier et électronique et d'améliorer l'acheminement des documents aux Affaires internationales et interparlementaires. Il servira aussi à gérer et à publier les articles du Compendium de la procédure de la Chambre des communes, facilitant la mise à jour de cette importante ressource en ligne.

Le réseau de la Cité parlementaire a été mis à niveau récemment dans la plupart des édifices afin d'offrir une plate-forme plus fiable et gérable pour la prestation de services d'information. En 2008-2009, l'Administration de la Chambre terminera, à l'intention des députés, la mise en œuvre d'un environnement de stockage de l'information sûr, fiable et centralisé. De plus, l'amélioration des services de réseau dans les bureaux de circonscription des députés est en cours afin d'offrir des services de communication plus rapides et souples.

2. Améliorer les services permanents aux députés et soutenir l'institution

L'Administration de la Chambre a mis en œuvre une série d'initiatives pour améliorer les pratiques de gestion et de planification, ainsi que mettre à niveau les services et les installations technologiques afin que les députés et les employés puissent servir les Canadiens plus efficacement.

Améliorer l'utilisation et l'application des technologies de l'information

Il a été possible, en investissant dans les services technologiques, d'améliorer les systèmes qu'utilise la Chambre des communes pour gérer les finances et les ressources humaines afin que la gestion de l'information et la prestation des services soient plus efficaces.

Cette année, l'Administration de la Chambre a terminé la mise à niveau du Système de gestion des ressources humaines, afin qu'il soit plus facile pour les députés de conserver et de gérer les renseignements dans ce domaine. De plus, un Programme de gestion de la qualité des données en ressources humaines est en voie d'être adopté afin de mettre en place des contrôles, des normes et des processus pour fournir aux clients de meilleurs renseignements. Les formulaires électroniques qu'utilisent les députés pour déclarer leurs frais de déplacement, engager des employés et effectuer d'autres opérations dans le cadre de leur travail ont été modifiés afin d'en faciliter l'utilisation.

Un projet pilote sera lancé en 2008-2009 pour permettre aux députés de faire l'acquisition de fournitures de bureau par voie électronique à partir de leur bureau de circonscription et d'obtenir une mise à jour automatique de leur budget. La mise à niveau du Système de gestion financière et du Programme de gestion de la qualité des données en ressources humaines se poursuivra. Un programme de gestion de la qualité des données financières sera aussi mis en application en 2008-2009.

Améliorer le processus de production de rapports de comité

En collaboration avec ses partenaires de la Bibliothèque du Parlement et du Bureau de la traduction de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, l'Administration de la Chambre a revu et peaufiné le processus de production des rapports de comité. Ce projet a aidé à rationaliser le processus décisionnel, à mieux coordonner le suivi des rapports et à respecter les délais de production.

Gérer le Programme d'orientation des députés et des préparatifs électoraux

Le Programme d'orientation des députés et des préparatifs électoraux permet de fournir à temps et de façon coordonnée aux députés les renseignements et les services administratifs, financiers et procéduraux dont ils ont besoin avant, pendant et après les élections générales et les élections partielles. Forte des enseignements tirés des élections précédentes, l'Administration de la Chambre est en train de mettre en œuvre un mode de gestion plus rigoureux et structuré et d'améliorer les services aux nouveaux députés. Le Programme a récemment été intégré au secrétariat du Bureau de régie interne.

Améliorations du site Web des comités

Des améliorations ont été apportées au site Web des comités dans la foulée de l'approche adoptée pour le service « Aujourd'hui à la Chambre ». Les améliorations respectent les normes d'accessibilité, permettent de normaliser les sites et d'en faciliter l'entretien, et assurent un meilleur accès à l'information sur les activités, les membres et les témoins des comités.

Guide à l'intention des occupants du fauteuil et des greffiers au Bureau

L'Administration a préparé une nouvelle édition du guide à l'intention des occupants du fauteuil. Ce document, qui devrait être imprimé en 2008 et qui s'intitule Conseils pratiques : Guide pour les occupants du fauteuil, sera disponible dans un format abrégé afin que les présidents de séance puissent le consulter rapidement lorsqu'ils dirigent les débats à la Chambre.

Rénovations à la Cité parlementaire

L'Administration de la Chambre poursuit ses efforts afin de respecter les principaux objectifs de la vision et du plan à long terme (VPLT) pour la Cité parlementaire. Le plan vise à faire en sorte que les députés soient installés dans des locaux répondant aux exigences d'un lieu de travail moderne, ainsi qu'à réduire l'incidence des rénovations sur les activités et les services parlementaires. De plus, le plan (VPLT) respecte le cachet historique et la beauté des édifices et des terrains du Parlement, assure leur conservation et les prépare à répondre aux besoins futurs. Il suppose une étroite collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, puisque le Parlement est locataire des édifices de la Cité et de la colline.

La planification des importants travaux de remise en état de l'édifice de l'Ouest continue, avec la restauration des tours sud-est et nord. Les travaux de rénovation d'autres immeubles se poursuivent afin d'héberger temporairement les bureaux des parlementaires et les salles de comité, qui doivent quitter l'édifice de l'Ouest pour la durée des travaux de remise en état.

Planification de la continuité des opérations

La planification continue a pour objectif de faire en sorte que la Chambre et les comités puissent poursuivre leurs activités essentielles s'il advenait qu'une situation d'urgence oblige la Chambre des communes à déménager. Les services essentiels de tous les secteurs de la Chambre des communes ont été recensés.

Appuyer la sécurité parlementaire

Pour appuyer les activités de sensibilisation à la sécurité dans la Cité parlementaire, l'Administration de la Chambre a publié des documents et donné des exposés sur les conseils pratiques et les protocoles en matière de sécurité. Ces renseignements sont intégrés aux pratiques de sécurité de la Chambre des communes et sont régulièrement évalués.

Le partenariat parlementaire entre les représentants de la sécurité du Sénat, de la Chambre des communes et de la GRC assure une orientation stratégique qui respecte la vision et le plan à long terme de la Cité, tout en assurant au quotidien de bonnes pratiques en la matière.

3. Favoriser la compréhension et appuyer l'avancement des institutions législatives

Élargir la compréhension du Parlement

Pour qu'un plus large éventail de clients, dont les médias et les organismes professionnels et universitaires, comprenne les rouages du Parlement, l'Administration de la Chambre a entrepris de préparer la deuxième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes, une étude exhaustive des règles et des précédents en procédure à la Chambre des communes. La nouvelle édition, qui devrait paraître en 2009, tiendra compte des changements au Règlement et aux pratiques de la Chambre des communes qui se sont produits depuis la publication de la première édition en 2000.

Offrir des occasions d'apprentissage

L'Administration de la Chambre continue d'offrir des séances de formation en procédure parlementaire à divers clients, dont les députés et leur personnel. Une version intensive et approfondie de cette formation est aussi dispensée aux nouveaux cadres de l'Administration de la Chambre. De concert avec le Sénat et l'École de la fonction publique du Canada, l'Administration de la Chambre donne des séances de formation qui expliquent les fonctions et les règles du Parlement aux fonctionnaires fédéraux.

4. Appliquer dans un contexte parlementaire les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses

Dans la foulée des efforts déployés pour garantir l'imputabilité et la transparence envers la population canadienne, la Chambre des communes met en œuvre une gamme de processus de gestion et de pratiques exemplaires favorisant la gestion responsable des ressources.

Mise en œuvre du modèle de dirigeant principal des finances

Étant donné le regain d'intérêt suscité par la saine gestion financière dans les secteurs public et privé, les Services financiers de l'Administration de la Chambre ont entrepris de mettre en œuvre le modèle de dirigeant principal des finances (DPF). L'adoption de ce modèle permettra de mettre en place les personnes et l'infrastructure nécessaires pour offrir le meilleur service possible aux députés. Ainsi, le modèle du DPF permettra de :

• • mener des stratégies financières efficaces par le truchement de systèmes modernes, de contrôles internes et de pratiques exemplaires;
• • générer une information financière intégrée de grande qualité;
• • mesurer le rendement et cerner les secteurs à améliorer;
• • tirer parti de la technologie pour réduire l'activité transactionnelle.

L'Administration de la Chambre est en train de mettre en application un cadre intégré de planification des investissements. Le cadre s'ajoute au processus de planification pour faire en sorte que les investissements soient effectués de façon stratégique, en tenant compte des besoins, des coûts, des risques, des sources de financement, des possibilités d'investissement et des résultats recherchés. En 2007-2008, la Chambre des communes a lancé son premier cycle officiel de planification intégrée des investissements, avec la préparation de son plan quinquennal d'investissement (2009-2013).

Pour ce qui est des rapports financiers, une entreprise extérieure continue d'effectuer la vérification des états financiers de l'Administration de la Chambre. Un rapport de vérification sans réserve a été publié en 2007. Afin de respecter l'objectif du modèle de DPF de créer des conditions propices à la production de renseignements financiers de grande qualité, plusieurs examens d'assurance de la qualité ont été réalisés, notamment des examens financiers et après-paiement.

Dans le cadre du plan pluriannuel des politiques qui oriente l'examen et l'élaboration des politiques, l'Administration de la Chambre a examiné les exigences et les limites en matière de délégation de pouvoirs et les règles régissant les cadeaux officiels, ainsi que la politique touchant l'encaissement, le contrôle et le dépôt d'espèces. Elle est aussi en train de revoir la politique sur l'approvisionnement afin de limiter les coûts et les risques associés au processus d'approvisionnement.

D'autres activités sont prévues en 2008-2009 dans le cadre du plan pluriannuel des politiques. Une politique de gestion des biens sera élaborée afin d'établir un cadre de déclaration et de responsabilisation favorisant le rendement optimal des biens. De plus, des guides de politiques et de gestion financières à l'intention des comités, des associations parlementaires et des échanges parlementaires seront examinés, ainsi que des politiques régissant la récupération des biens et des privilèges avant le départ d'un employé.

Maintenir l'efficacité et la modernité des effectifs

L'Administration de la Chambre poursuit la planification et la mise en œuvre de certaines activités pour continuer d'être un employeur compétitif, doté d'un effectif dynamique. Plusieurs initiatives ont été lancées afin de relever les défis grandissants que présente la gestion des ressources humaines, notamment des mesures pour attirer des nouveaux employés et appuyer l'effectif actuel par des séances de formation et de leadership. Ces mesures feront en sorte que les employés de l'Administration auront les compétences nécessaires pour répondre aux besoins des députés aujourd'hui et à l'avenir.

Pleins feux sur le potentiel des employés : la gestion des talents

Des profils de compétences ont été élaborés pour rendre compte des habiletés nécessaires pour les postes de gestionnaire, de superviseur, de professeur de langues et d'administrateur à l'Administration de la Chambre. Ces profils sont fondés sur les renseignements recueillis lors de groupes de discussion et d'entrevues menées auprès des titulaires de postes et leurs superviseurs. De plus, des spécialistes en ressources humaines ont appliqué des outils d'évaluation axés sur les compétences, mené des évaluations des besoins en matière d'apprentissage et préparé des plans d'apprentissage individuels et collectifs dans divers secteurs administratifs.

L'an prochain, l'élaboration d'un programme de leadership correspondant aux profils de compétences établis sera entreprise afin que tous les employés puissent mettre à profit leurs talents et contribuer au succès de l'organisation. Un programme structuré de planification de la relève permettra aussi le transfert des connaissances et de la mémoire institutionnelle de l'organisation pour qu'elle puisse continuer à fournir des services et des renseignements de qualité aux députés.

Pleins feux sur les besoins des clients : la prestation de services

Comme le bassin des meilleurs talents ne cesse de diminuer, des programmes innovateurs ont été élaborés afin d'attirer de nouveaux employés. Le recrutement s'est notamment effectué dans les foires de l'emploi et par l'affichage d'offres d'emploi sur le site Web du Parlement du Canada, afin de rejoindre un plus grand nombre de candidats éventuels et de s'adapter à la culture de la nouvelle génération.

De nouveaux projets ont été réalisés en santé et sécurité au travail : élaboration d'un plan de réponse organisationnelle en cas de pandémie; mise en œuvre d'évaluations de risques pour la santé afin d'aider les employés à mieux concilier leur travail et leur vie personnelle; établissement d'un système intégré de gestion des conflits afin de favoriser un milieu de travail où les différends peuvent être résolus de façon constructive.

Pleins feux sur les besoins de l'institution : l'intendance

La Chambre des communes aspire à devenir un environnement de choix. Des consultations ont eu lieu sur l'élaboration d'une politique des ressources humaines, afin d'examiner et de rationaliser les principaux processus opérationnels et de rendre compte efficacement du rendement. Un rapport institutionnel sur l'équité en matière d'emploi, déposé auprès du Bureau de régie interne, définit les initiatives stratégiques qui permettront à l'organisation d'adapter ses priorités afin que la Chambre des communes recrute et conserve un nombre proportionnel de représentants des quatre groupes désignés pour atteindre l'équité en matière d'emploi. On mettra au point de nouveaux rapports sur la gestion des ressources humaines à l'Administration de la Chambre afin de fournir des données exactes et à jour pour prendre les meilleures décisions possible.

Assurer la facilité d'accès aux ressources d'information

La Chambre des communes a créé un bureau central des dossiers et a terminé un inventaire et un examen des renseignements imprimés courants ou archivés. Cet examen a aussi donné lieu à l'élaboration et à la mise en œuvre d'une structure de classification harmonisée au système de classification par sujet de la Chambre des communes, ainsi qu'à l'établissement de calendriers de conservation et d'élimination.

Gestion de l'environnement

Les Partenaires pour une Colline verte continueront de promouvoir de nouveaux programmes et projets afin d'améliorer la gestion de l'environnement sur la colline du Parlement, notamment : examiner l'utilisation des produits chimiques; promouvoir auprès des employés le programme des laissez-passer de transport en commun; étendre les programmes de recyclage afin de réduire la quantité de déchets envoyés au dépotoir. Une évaluation des programmes de gestion de l'environnement en 2007-2008 a montré que la Chambre a réussi à détourner 83 % des déchets des sites d'enfouissement. De plus, des critères écologiques stricts ont été intégrés au processus d'appel d'offres pour l'achat de peinture.

Carte de la colline du Parlement

1 La Tour de la Paix

2 Entrée principale de l'édifice du Centre

3 La Bibliothèque du Parlement

4 L'édifice de l'Ouest

5 L'édifice de l'Est

6 La Flamme du centenaire

Graphique : Bibliothèque du Parlement / Barb Wood