ETHI Réunion de comité

     Mesdames et messieurs, bonjour et bienvenue à cette réunion du Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique.

     Nous sommes heureux de recevoir aujourd'hui Mme Stefanie Beck, sous-ministre adjointe, Services ministériels du ministère de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté, ainsi que M. Michael Olsen, directeur général, lui aussi du secteur des Services ministériels du ministère de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté,.

     Nous recevons également deux témoins du ministère de la Défense nationale, soit M. Larry Surtees, secrétaire général, et Mme Kimberly Empey, directrice, Accès à l'information et protection des renseignements personnels.

     Je vous remercie beaucoup de vous être déplacés et d'être parmi nous aujourd'hui pour nous parler de la Loi sur l'accès à l'information et pour répondre à nos questions.

    Sans plus tarder, nous allons commencer avec les représentants du ministère de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté qui disposent de 10 minutes. Par la suite, nous entendrons les représentants du ministère de la Défense nationale pendant 10 minutes également. Il s'ensuivra une période de questions posées par les membres du comité.

    Je vous cède la parole, madame Beck.

     Je vous remercie beaucoup, monsieur le président. Nous sommes également très heureux d'être parmi vous ce matin.

    Je m’appelle Stefanie Beck. Comme le président l’a mentionné, je suis sous-ministre adjointe des Services ministériels, je suis donc chargée, entre autres, des questions entourant l’AIPRP. Le directeur général responsable des Affaires corporatives à IRCC est à mes côtés.

    Je vous remercie de me donner l'occasion de m'adresser au comité aujourd'hui concernant la Loi sur l'accès à l'information et son application, plus particulièrement à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, ou IRCC. Je tiens à souligner que certains aspects du modèle d'accès à l'information d'IRCC ne se trouvent que dans notre ministère et ne s'appliqueraient pas nécessairement à d'autres ministères du gouvernement.

    Je tiens à souligner que, étant donné que l’étude porte sur la Loi sur l’accès à l’information seulement, je ne ferai aucun commentaire aujourd'hui concernant les efforts du Ministère en ce qui a trait à la Loi sur la protection des renseignements personnels, bien qu’ils soient aussi très importants.

    Je souhaite commencer par discuter de l'effet de la loi actuelle sur IRCC, puis du rendement de notre ministère et des coûts associés aux demandes d'accès à l'information. Ensuite, je traiterai des effets opérationnels des recommandations formulées par la commissaire à l'information dans son plus récent rapport.

    La Division d'AIPRP, qui applique la Loi sur l'accès à l'information à IRCC, est dirigée par un directeur, qui agit à titre de coordonnateur de l'AIPRP pour l’ensemble du Ministère. La division est composée de trois unités, chacune gérée par un gestionnaire. Ces unités sont l'Unité des opérations, l'Unité des cas et des questions complexes, et l'Unité de la protection des renseignements personnels, de la politique et de la gouvernance.

    En plus des quelque 70 employés qui travaillent au sein de la direction, IRCC maintient un réseau d'agents de liaison pour ce qui est de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ou AIPRP, dans l'ensemble des directions générales et des régions du ministère. Ces agents participent au traitement des demandes en recherchant et en recueillant des documents, ainsi qu'en répondant aux demandes de l'AIPRP au nom des directions générales et des régions.

     De plus, les agents de programmes dans I'ensemble du ministère extraient les documents pertinents et formulent des recommandations concernant la divulgation de ces documents aux agents de liaison de l'AIPRP.

     En 2014-2015, le dernier exercice à avoir fait l'objet d'un rapport, IRCC a reçu plus de demandes d'accès à l'information que toutes les autres institutions du gouvernement fédéral. En effet, près de la moitié de toutes les demandes d'accès à l'information reçues par le gouvernement fédéral étaient adressées à IRCC. Je crois d'ailleurs que c'est pour cette raison que nous sommes devant vous aujourd'hui.

    Pendant 2014-2015, nous avons reçu un nombre record de 34 066 demandes, ce qui représente une hausse de 16 % par rapport à l'exercice précédent. Nous sommes aussi en voie d'en recevoir un nombre encore plus élevé en 2015-2016. Jusqu’à présent, on observe une augmentation de 22 % d’une année à l’autre.

    Malgré cette augmentation du nombre de demandes, nous avons maintenu un taux de conformité de 87,81 %. Moins de 1 % des réponses préparées pendant la période de référence a entraîné des plaintes devant le Commissariat à l'information du Canada.

    Près de 95 % des demandes d'accès à l'information sont traitées par l'Unité des opérations de la Division d'AIPRP et portent sur des dossiers de cas en ce qui touche l’immigration, la citoyenneté et les passeports. Nous sommes en mesure de maintenir un taux de conformité élevé dans ce secteur, parce que les analystes de l'accès à l'information au sein de l'Unité des opérations ont accès à la base de données qui renferme les dossiers de cas.

    Cette configuration, pour la grande majorité de nos demandes, est unique en son genre au sein du gouvernement et elle n'est pas facilement transférable à d'autres institutions. Dans le but de faciliter l'examen des documents et l'application de la loi, nous avons donné un accès direct aux analystes pour qu'ils puissent répondre aux demandes sans devoir passer par leurs collègues responsables des programmes du ministère. Cette mesure réduit considérablement le temps nécessaire pour que les analystes traitent les demandes.

    De plus, étant donné que les documents sont conservés de façon électronique, les analystes peuvent travailler à l'aide d'un réseau sécurisé, ce qui leur offre la souplesse voulue pour faire leur travail tout en protégeant les renseignements des clients. Ils n’ont pas à s’en remettre aux copies papier.

    Au Ministère, on constate également une hausse du nombre de demandes à la suite de la modification ou du lancement de programmes, comme nous l'avons remarqué récemment dans le cas de l'initiative pour les réfugiés syriens.

    Nous avons également réussi à atteindre un taux de conformité élevé malgré la hausse constante du nombre de demandes en entreprenant un certain nombre d'initiatives pour améliorer les processus internes et le service à la clientèle.

    Nos cadres supérieurs croient fermement en la Loi et ils encouragent également une culture qui met l'accent sur l'accès à l'information et bien sûr, la protection des renseignements personnels, au sein du Ministère. Par exemple, nous offrons un certain nombre d'activités de formation proactive, y compris en personne et en ligne, des ateliers, des cours obligatoires et volontaires, et des séances de sensibilisation. Ceux-ci sont offerts à la grandeur du Canada, tant en ligne qu’en classe.

    Nous cherchons constamment des façons d'améliorer la prestation des services à la clientèle et des moyens efficaces de réaliser cette tâche importante. Je crois que vous connaissez le processus d’accès en ligne à l’AIPRP que nous avons au Ministère. Nous gérons plus d’une trentaine de clients qui l’utilisent.

    IRCC prend l'obligation de prêter assistance très au sérieux; en effet, la Division d'AIPRP avise les auteurs de demandes dans le cas de retards possibles dans le service. Nous espérons qu'en agissant de façon proactive, nous pourrons réduire au minimum le nombre de plaintes.

    En ce qui concerne les coûts associés à l'application des lois, en 2015-2016, l'exécution du programme d'AIPRP à IRCC se chiffrait à 4,231 millions de dollars. Je peux vous donner des chiffres exacts si vous voulez, mais de cette somme, un montant de 3,856 millions de dollars a été consacré aux dépenses salariales et un autre de 375 000 $, aux dépenses de fonctionnement. Ce chiffre tient compte uniquement du financement de la Division d'AIPRP nécessaire à la réalisation de son travail chaque année; il ne tient pas compte des coûts associés aux agents de liaison de l'AIPRP du Ministère, aux agents ministériels qui effectuent les recherches et qui produisent les documents, ou aux consultations menées à l'interne et à l’externe.

     En ce qui concerne les recommandations formulées par la commissaire à l'information, je souhaite en souligner quelques-unes qui, nous le croyons, auraient un effet opérationnel sur notre travail.

    Tout d'abord, la recommandation 2.4 propose de conférer aux institutions la capacité de refuser de traiter les demandes qui sont frivoles ou vexatoires ou qui constituent un abus du droit d'accès.

    Cette mesure aurait l'effet opérationnel d'accroître la capacité des ressources de concentrer leurs efforts sur le respect des délais prévus par la loi pour le traitement des demandes sérieuses, plutôt que de passer du temps à traiter des demandes frivoles ou vexatoires.

    La recommandation 4.15 exige que les institutions soient tenues de divulguer les renseignements personnels lorsque la personne à laquelle ces renseignements se rapportent a consenti à leur divulgation, lorsqu'il est raisonnable de le faire. IRCC détient les renseignements personnels de millions de personnes littéralement, tant des Canadiens que des ressortissants étrangers, de partout dans le monde. Nous l’avons en raison des données sur les passeports que nous conservons, de l’information sur la citoyenneté que nous avons et, bien sûr, les dossiers d’immigration, que ce soit ceux des résidents temporaires ou des résidents permanents au Canada.

    Quand IRCC traite une demande d'accès à l'information, les documents recueillis en réponse à celle-ci contiennent souvent des renseignements personnels appartenant à d'autres individus autres que le demandeur. Ces renseignements personnels sont régulièrement protégés contre la divulgation. En fait, monsieur le président, l'an dernier IRCC a protégé les renseignements personnels d'individus dans 14 579 demandes d'accès à l'information. Cela reflète 43 % des demandes complétées. Par conséquent, la recommandation visant à obtenir le consentement aurait un effet opérationnel sur la capacité d'IRCC à respecter la grande majorité des délais prévus par la loi.

    La recommandation 2.3 propose d'étendre le droit d'accès à toutes les personnes. À l'heure actuelle, 70 % des auteurs de demande ont recours à un représentant ou à une tierce partie pour présenter une demande, car ils ne sont pas présents au Canada.

    Pour IRCC, si tous pouvaient présenter une demande sans l'intermédiaire d'un représentant canadien, cela pourrait avoir des répercussions sur ses ressources, car la mesure pourrait entraîner la réception d'un nombre important de demandes. Une augmentation de cette envergure et de cette nature pourrait nuire à notre capacité de respecter les délais de conformité prévus par la loi.

    Encore une fois, je tiens à vous remercier de nous avoir invités aujourd'hui et de nous avoir permis de contribuer à votre étude.

    Nous sommes prêts à répondre à vos questions.

     Merci beaucoup, madame Beck.

    Je cède maintenant la parole au représentant du ministère de la Défense nationale.

    Bonjour. Monsieur le président, et mesdames et messieurs, membres du Comité, je vous remercie infiniment de m’avoir invité à présenter le cadre d’administration de la Loi sur l’accès à l’information du ministère de la Défense nationale. C’est toujours un honneur de rencontrer des membres et des collègues distingués devant le Comité et de répondre à vos questions. Ce matin, je suis accompagné de la directrice de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, Mme Kimberly Empey.

    Monsieur le président, avant de présenter le cadre d’administration sur l’accès à l’information à la Défense, il me semble utile d’en préciser le contexte. Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes forment la plus grande organisation du gouvernement fédéral. Ensemble, ils forment l’équipe de la Défense, qui comprend plus de 100 000 employés, notamment 66 000 membres de la Force régulière, 23 000 membres de la Force de réserve et 22 000 employés civils. La Défense a des bases et des stations partout au Canada; elle possède le plus grand portefeuille de biens immobiliers de toutes les organisations du gouvernement du Canada. Les Forces armées canadiennes mènent leurs opérations partout dans le monde. Chaque année, le Ministère prend part à des projets d’acquisition de plusieurs milliards de dollars, y compris des grands projets d’immobilisations pluriannuels. En résumé, la Défense est une organisation d’envergure et complexe.

    Monsieur le président, j’aimerais maintenant présenter quelques statistiques extraites du Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l’accès à l’information du ministère de la Défense nationale pour l’exercice financier 2014-2015. Pendant cet exercice, la Défense a reçu 2 635 demandes d’accès à l’information, soit un volume légèrement inférieur à celui de l’exercice 2013-2014, et cela a marqué le premier recul depuis quatre ans. Parmi ces demandes, la Défense en a traité 2 029 au cours de la même année, dont 49 % en moins de 30 jours et un autre 17 % en moins de 60 jours.

    Pour la période visée par le rapport, 38 employés à temps plein, trois employés à temps partiel et deux consultants étaient affectés au traitement des demandes d’accès à l’information, et nous avons dépensé un peu plus de 3 millions de dollars à cet égard.

    Monsieur le président, pour traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, la Défense a instauré un cadre d’administration en quatre étapes fondé sur les politiques internes, les directives et la formation. Le cadre définit les procédures et les directives de traitement des demandes d’accès à l’information présentées en vertu de la Loi.

    Dans un premier temps, un groupe de travail est responsable de la réception et de l’évaluation des demandes d’accès à l’information. La plupart du temps, il communique avec le demandeur pour cerner précisément la nature de sa demande et il détermine ensuite quelle organisation interne est responsable de l’information visée par la demande.

    Dans un deuxième temps, l’organisation en question fournit l’information demandée au personnel spécialement formé de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Ce dernier procède à un examen détaillé de la demande et il détermine si des mesures administratives doivent être prises, par exemple tenir une consultation additionnelle, prolonger le délai, vérifier le bien-fondé des exclusions proposées et obtenir un avis juridique au besoin.

    En troisième lieu, on accorde au Ministère un délai de deux jours pour évaluer les exigences relatives au plan de communication à adopter en ce qui a trait à la divulgation de l’information.

    Enfin, l’information demandée est transmise au demandeur et un sommaire de la demande d’accès à l’information complétée est publié en ligne de sorte que le public puisse demander la même information.

    Les demandes simples sont traitées en 30 jours. Comme vous pouvez le constater, nous respectons scrupuleusement le droit d’accès à l’information du public, tout en prenant nos responsabilités au sérieux et les mesures nécessaires pour fournir l’information dans les meilleurs délais. Cependant, en raison de son envergure, de la complexité de sa structure et de son mandat, la Défense doit parfois faire face à des obstacles que n’ont pas à surmonter d’autres organisations. En fait, étant donné la nature de notre organisation, je suis d’avis que notre rendement est remarquable.

    Monsieur le président, ceci met fin à mon introduction. Je serais heureux de répondre aux questions des membres du Comité.

    Merci.

    Merci, monsieur Surtees.

    Nous allons passer à la première période de questions. Le représentant du Parti libéral dispose de sept minutes.

    Monsieur Massé, vous avez la parole.

    Merci, monsieur le président.

    Je remercie les témoins de participer aux travaux du comité. C'est fort apprécié.

     Mes questions s'adressent d'abord aux représentants du ministère de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté.

     Vous avez fait référence au nombre important de demandes d'accès à l'information que vous avez reçues, dont 34 000 au cours de la dernière année. De façon générale, pourriez-vous nous expliquer pourquoi il y a autant de demandes?

    Quatre-vingt-quinze pour cent des demandes sont reliées à des gens qui posent des questions sur leur demande d'immigration ou au sujet d'un visa. Quelqu'un peut se demander, par exemple, où en est rendu le dossier de son épouse. Est-ce que le dossier est rendu à la fin du processus? Cela porte surtout sur le statut de leur demande.

     Peuvent-ils obtenir cette information d'une autre façon au lieu d'avoir recours à la Loi sur l'accès à l'information?

    Cela dépend. Si l'information a été soumise en version papier, ce n'est pas accessible par voie électronique. Par contre, dans le cas des gens qui ont soumis leurs documents plus récemment par voie électronique, on pourra aller vérifier.

    Parfois, les retards sont de quelques mois, par exemple, dans le cas d'un processus d'immigration. Après deux ou trois mois, les gens se demandent où en est rendue leur demande puisque l'information n'est pas vraiment accessible par voie électronique.

    Au mois d'avril, nous allons apporter des changements pour donner la possibilité aux gens de créer leur propre compte, même s'ils ont envoyé leurs documents en version papier. De cette façon, ils vont pouvoir aller vérifier où en sont les choses. Nous espérons que ce changement va nous aider à mieux traiter les demandes.

    Lorsqu'on compare le nombre de plaintes au nombre total de demandes, ce n'est pas négligeable. C'est même important. Vous avez reçu 243 plaintes.

    J'aimerais que vous nous parliez de la nature de ces plaintes. Naturellement, vous allez nous parler des retards. Vous pourrez donc aussi nous expliquer ce qui génère ces retards de façon plus particulière.

    Il est intéressant de constater que la moitié des plaintes qu'a reçue  la commissaire proviennent d'une seule personne.

    On peut donc constater que certains sont satisfaits du format actuel. Leurs problèmes sont réglés et ce format répond à leurs besoins. Le nombre de plaintes peut donc paraître plus grand qu'il ne l'est réellement.

    Les cas occasionnant le plus souvent des retards sont habituellement ceux qui sont complexes et où des documents sont dans des missions à l'étranger. Il faut aller chercher physiquement les documents, les rapporter au Canada, faire le tri et consulter d'autres ministères. C'est ce qui occasionne des retards. Dans ces cas, les retards seront de plus de 30 jours. Les plaintes sont souvent causées par le fait que la personne qui a fait la demande n'accepte pas la réponse relative au retard.

    Avez-vous quelque chose à ajouter, Michael?

    Nous recevons des demandes de résidence temporaire. Dans bien des cas, les personnes dont les demandes sont rejetées cherchent à savoir pourquoi. En règle générale, la lettre qu'on leur envoie pour leur expliquer les raisons du rejet est très générale, alors l'AIPRP cherche à obtenir de plus amples détails à ce sujet.

    Dans la même veine, pouvez-vous nous parler des mécanismes de communication avec les ambassades qui sont ailleurs dans le monde? Existe-t-il des mécanismes qui facilitent l'échange d'informations? Vous avez expliqué que les versions papier doivent être envoyées, ce qui explique une partie des retards. Avez-vous envisagé des mécanismes pouvant accélérer le processus de traitement et de réponse?

    Plus nos dossiers électroniques sont complets et plus la tâche est facile. Si les gens numérisent leurs documents et les ajoutent au système de gestion de cas, il est beaucoup plus facile pour la personne qui travaille ici à Ottawa, au sein de la direction de l'AIPRP, d'avoir accès à l'information en tout temps.

    Cela peut paraître très volumineux, mais les gens envoient beaucoup de documents pour expliquer leur cas et pour fournir des justifications. Par exemple, dans le cas d'une famille immigrante, les informations pertinentes pour chacun des enfants doivent être ajoutées. Cela signifie beaucoup de documentation.

    Je suis curieux. Vous avez parlé de mécanismes pouvant augmenter l'efficacité. Vous avez dit que des analystes ont accès à une ou des bases de données.

    Expliquez nous ce mécanisme. Cela me semble assez particulier. Est-ce seulement dans les cas d'immigration que des analystes ont accès à une base de données pour faciliter le traitement?

    J'aimerais en savoir un peu plus à ce sujet.

    Puisque ma réponse sera d'ordre technique, je vais m'exprimer en anglais.

    Nous avons un système mondial de gestion des cas qui gère tous nos cas. On y saisit littéralement des millions de dossiers dès le départ. Le client arrive, il présente sa demande et remplit les formulaires d'information de base. Il passe ensuite un entretien. On ajoute les notes de l'entretien au dossier. On procède aux vérifications médicales et de sécurité, et on ajoute ces renseignements au système de gestion des cas. Toute autre exigence, comme les diplômes et l'évaluation linguistique, vont dans le gigantesque système de gestion des cas.

    Les agents de l'AIPRP y ont accès. Ils peuvent aller voir. Évidemment, ils ne peuvent rien faire avec les renseignements. Ils ne peuvent pas les modifier, mais ils peuvent aller voir et en extraire les parties précises que le demandeur sollicite afin de les lui envoyer. Plus nous donnerons d'accès à l'information à nos analystes de l'AIPRP à Ottawa, plus ils pourront traiter les dossiers rapidement.

    Nous cherchons aussi à mettre sur pied le système dans son format actuel pour que l'on sache clairement quels sont les renseignements accessibles et quels sont les renseignements qu'on ne peut communiquer, par exemple, les renseignements de sécurité. L'analyste devrait savoir quelles sont les parties qui peuvent être communiquées et celles qui ne peuvent l'être. Ce devrait être clair. Plus vite on sera en mesure de le déterminer et mieux ce sera pour le client.

    Merci.

    Nous allons maintenant passer à M. Jeneroux.

    Merci infiniment d'être venu aujourd'hui. Vous gérez deux des plus grands ministères. Merci encore d'avoir pris le temps de venir.

    J'aimerais clarifier les commentaires que vous avez formulés, monsieur Surtees. Aux trois-quarts du troisième paragraphe, vous dites que la Défense a traité 2 029 cas pendant l'année, dont 49 % en moins de 30 jours et un autre 17 % en moins de 60 jours. Doit-on en déduire, alors, que 66 % de ces cas ont été traités en moins de 60 jours et que les 34 % qui restaient ont pris plus de temps que cela?

    C'est bien cela.

    En outre, à la fin du même paragraphe, vous dites que vous avez consacré plus de 3 millions de dollars au traitement des demandes d'accès à l'information. Est-ce que ce montant couvre uniquement le salaire des employés? Englobe-t-il d'autres ressources?

    Il englobe toutes les ressources combinées.

    Avez-vous la répartition du personnel?

    Oui, je l'ai.

    Pourriez-vous nous la donner aussi pour le compte rendu?

    Un total de 2 756 070 $ a été consacré aux salaires tandis que 324 689 $ ont été affectés aux biens et services, 276 569 $, aux services professionnels, et enfin 48 120 $, à la catégorie « autres ».

    Nous pouvons vous donner le montant.

    C'est bien. Maintenant que les données figurent dans le compte rendu, nous pourrons les trouver.

    Pour en revenir à un certain nombre de mes questions, avez-vous une formule ou une mesure à l'appui de ces coûts? Réagissez-vous à la hausse des coûts? Prévoyez-vous avoir une méthode établie pour le faire à l'avance?

    Cette question s'adresse à vos deux ministères.

    Si vous me le permettez, je vais répondre à la question.

    Nos travaux sont fondés sur des charges de travail passées et la complexité des dossiers que nous avons. À la Défense nationale, il faut d'abord mentionner que la plupart de nos données sont en format papier, alors nous devons faire de la recherche à l'extérieur et ramener les données au ministère avant de les scanner pour pouvoir faire notre travail. À la Défense, les données sont surtout en format papier, ce qui pose problème.

    Pour ce qui est de la complexité, nous étudions aussi nos accords internationaux et nos accords avec des tiers. Nous devons examiner toutes les exemptions prévues dans la loi pour assurer notre conformité à celle-ci.

    En fonction de la complexité des dossiers, de la charge de travail et de la répartition de la charge, nous estimerons le nombre de personnes dont nous avons besoin. En gros, on se sert d'une estimation pour déterminer les coûts futurs; ils dépendent de ce qui s'est passé et de nos tentatives de prévisions. C'est un peu un art.

    Nous utilisons comme mesure le nombre de dossiers qu'une personne dotée d'un certain niveau de compétences peut traiter. Nous disposons de ces mesures et nous les gardons à l'esprit. Ensuite, si nous avons des dossiers vraiment complexes ou qui requièrent des recherches poussées, ou si nous avons besoin de l'apport de tiers ou d'autres pays, nous en donnerons souvent une partie à des consultants qui pourront les guider. Nous serons alors en mesure de donner les dossiers moins complexes à nos employés, si bien qu'ils pourront les faire en moins de temps. Nous nous fondons sur notre mesure et notre rendement.

    Vous aurez remarqué dans les statistiques et notre rapport annuel que si nous nous rendons compte que notre arriéré augmente, nous intensifierons nos efforts pendant une année donnée afin de le réduire à un nombre plus raisonnable de dossiers. Nous venons de terminer une année dans laquelle nous avons multiplié les efforts depuis décembre pour réduire notre arriéré de façon à pouvoir commencer l'année avec un taux plus raisonnable.

    Je suppose que l'on pourrait dire qu'il s'agit des deux.

    Vous avez remarqué une baisse l'an dernier. Aurait-elle une incidence sur l'année qui vient?

    Cela dépend.

    Une baisse de quelques centaines de dossiers dans une année ne changera pas nécessairement la donne. Si nous remarquions une tendance à la baisse, nous ferions une analyse pour en déterminer la cause et ferions un rajustement en fonction des résultats.

    Dans notre organisme, nous essayons de mettre en balance la charge de travail relative à la Loi sur la protection des renseignements personnels et la charge de travail relative à la Loi sur l’accès à l’information. On exige souvent la même formation, mais une expertise légèrement différente. Nous avons un peu de marge pour faire des rajustements entre les deux, à moins que les deux charges augmentent de façon dramatique dans une année donnée.

    Notre situation est très semblable. Nous bénéficions du fait que le traitement des cas est beaucoup plus simple que le traitement des dossiers complexes que nous avons. Nous savons que la charge augmentera probablement de 16 à 20 % par année. Nous avons fait une analyse de ce que cela signifie, des types de cas dont il serait question et donc des types de compétences et d'employés dont nous aurions besoin. Il va sans dire que nous supposons généralement que nous n'aurons pas plus de financement pour ce faire, alors nous tâchons généralement d'accroître notre efficacité et, comme nous en avons discuté tout à l'heure, d'informatiser les données, d'accroître la rigueur des processus de façon à savoir où obtenir l'information rapidement et clairement, et la transmettre aux demandeurs.

    À partir de là, je suppose, la commissaire propose, aux termes de la recommandation 2.3 de son rapport, d’étendre le droit d’accès à tout le monde. Actuellement, ce droit d’accès est réservé aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à tous les particuliers et sociétés installés au Canada. Si une telle recommandation était retenue, quelles en seraient, à votre avis, les conséquences sur votre ministère, particulièrement sur les ressources humaines et financières? Si vous n’avez pas suffisamment de temps pour répondre tout de suite, vous pouvez le faire lors de vos prochaines interventions.

    Les conséquences pourraient être énormes. C’est bien là la question, n’est-ce pas? Nous traitons littéralement chaque année des millions de demandes. Si tout ceux qui se trouvent à l’étranger obtenaient ce droit d’accès, ce serait bien plus que 40 000 demandes par an qu’il faudrait envisager. Il faudrait en fait repenser notre façon de fonctionner, car il serait tout simplement impossible d’engager suffisamment de gens pour faire ce travail et ce ne serait d’ailleurs pas une bonne façon de procéder, n’est-ce pas? Il faudrait imaginer une approche totalement différente qui tienne compte de tous les éléments en jeu.

    J’ai mentionné précédemment les demandes que nous recevons au sujet des visas de résident temporaire. On nous demande en particulier pourquoi ils sont refusés. Les demandes de visa de résident temporaire augmentent. Nous en approuvons d’habitude 1,8 million par an et nous en refusons environ 300 000. Ce sont surtout les gens dont le visa de résident temporaire a été refusé qui en demandent les raisons, par l’intermédiaire de leur représentant. Si la demande d’accès était généralisée, il faudrait s’attendre à une augmentation considérable du nombre de demandes. Je ne peux pas la quantifier pour l’instant, mais je suppose que l’augmentation serait considérable.

    Diriez-vous également que ces demandes seraient plus complexes et probablement plus difficiles à satisfaire, car elles n’émaneraient pas uniquement de représentants canadiens?

    Je ne sais pas si elles seraient plus complexes. Si elles concernent un dossier, il est habituellement plus facile d’y répondre qu’à d’autres demandes. Mais simplement le volume… Nous pourrions nous attendre à ce qu’il double en un an. Nous n’avons pas encore fait d’analyse de sensibilité, mais c’est ce à quoi il faudrait probablement s’attendre.

    Pour l’instant, les consultants en immigration — les tierces parties, les représentants — facturent ces demandes. Si nous autorisions n’importe qui dans le monde à faire ces demandes, ces consultants perdraient ce mode d’affaires, si je puis dire. Dans bien des cas, les consultants en immigration facturent littéralement des centaines de dollars pour une demande qui n’en coûte que cinq à traiter.

    Merci.

    Nous passons maintenant à M. Dusseault.

     Merci, monsieur le président.

    Je remercie les témoins qui ont accepté de comparaître devant nous aujourd'hui.

    Mes questions s'adressent d'abord plus particulièrement aux représentants du ministère de la Défense nationale.

    Dans un dossier en particulier, il a fallu plus de trois ans pour répondre à une demande d'accès à l'information. Pour justifier ce retard qu'il jugeait raisonnable, le ministère s'est défendu en Cour fédérale, invoquant les circonstances et le nombre de dossiers, de documents et de pages qui étaient demandés.

    Aujourd'hui, maintenez-vous que ce retard de trois ans pour répondre à une demande d'accès à l'information était raisonnable? Y a-t-il une raison autre que le fait que le ministère est différent des autres et qu'il est plus complexe?

    Au sujet de ce dossier, un autre pays était concerné. Des renseignements émanant de ce pays nous auraient permis de déterminer s’il y avait lieu de publier les documents en partie ou en totalité. Comme cela concernait un procès, il y avait des ramifications juridiques. Par le truchement du ministère des Affaires mondiales, nous traitions avec une tierce partie en Amérique du Sud. S’agissant d’une affaire judiciaire, nous ne savions pas quelles pouvaient en être les conséquences sur les possibilités de divulgation.

    Nous avions estimé du mieux que nous pouvions le temps que cela prendrait et nous avions pu en fait divulguer les renseignements avant que ce délai ne s’écoule.

    Il s’agit d’un cas parmi les milliers que nous traitons. Nous devons quelquefois traiter des cas complexes faisant intervenir la sécurité à des niveaux plus élevés que la cote secrète. Ils relèvent souvent de traités et de négociations internationaux touchant nos partenaires du Groupe des cinq ou d’autres membres du milieu de la défense. Ils concernent des tierces parties, telles que des entreprises ou d’autres organisations. Nous ne pouvons pas divulguer l’information sans le consentement des particuliers concernés. Et nous devons par ailleurs examiner les dispenses susceptibles de s’appliquer.

    Dans certains cas, nous procédons à une divulgation partielle auprès d’un particulier, mais ce faisant, nous risquons de créer un problème pour une tierce partie ou un autre gouvernement. Certains des dossiers que nous traitons sont complexes et prennent du temps à régler.

    Dans ce cas particulier, nous avons décidé au mieux de notre jugement. À l’avenir, nous essaierons de prendre des décisions encore plus opportunes concernant le personnel. Nous avons par ailleurs confié ces pouvoirs à des niveaux supérieurs au sein du ministère, lorsque les délais doivent être prolongés de façon significative.

     Ce processus inclut évidemment la consultation de différents ministères et même de différents gouvernements ailleurs dans le monde. Tenez-vous compte de l'avis de la commissaire à l'information quand elle juge que les retards sont déraisonnables? La commissaire à l'information a un mandat prévu par la Loi sur l'accès à l'information. Continuez-vous dans la même veine même si, selon elle, les retards sont déraisonnables?

    Je comprends que la commissaire à l’information ait désapprouvé notre décision et dans certains cas, nous ne sommes pas d’accord avec elle. En l’occurrence, nous nous adressons aux tribunaux qui interprètent une loi en vigueur depuis très longtemps, en vigueur avant même l’émergence des ordinateurs, des médias sociaux et de tous ces phénomènes.

    Nous saisissons les tribunaux des désaccords que nous avons avec la commissaire afin que ceux-ci interprètent une loi ancienne. C’est le moyen démocratique dont nous disposons au Canada, à savoir celui de faire interpréter une loi par des tribunaux.

    Une fois l’interprétation donnée par les tribunaux, nous nous y conformons entièrement.

    Si l'interprétation de la commissaire diffère de la vôtre, parle-t-on des mêmes ressources pour défendre le dossier devant les tribunaux? Les ressources sont-elles différentes? À combien évaluez-vous les ressources pour ce genre de disputes devant la cour relativement à l'accès à l'information?

    Nous ne prenons pas seuls la décision de saisir les tribunaux. Nous consultons nos collègues du ministère de la Justice qui déterminent si l’approche est raisonnable, auquel cas nous contestons l’avis de la commissaire à l’information.

     Vous avez dit vous-même que le ministère de la Défense nationale était la plus grande organisation gouvernementale fédérale. Pouvez-vous nous expliquer brièvement la différence entre le ministère de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté et votre ministère sur le plan des pourcentages de réponses aux demandes d'accès à l'information? Comme vous l'avez dit, de tous les ministères fédéraux, le vôtre est celui qui dispose du plus grand nombre de ressources.

    Les demandes d’accès que nous recevons portent sur toute une gamme d’enjeux différents. Certaines peuvent porter sur un grand projet d’immobilisations pour lequel on demande toutes les communications qui ont été faites au sein de l’organisation pendant les six derniers mois ou l’année qui précède. Nous avons des milliers de pages de documents que nous examinons pour voir s’ils concernent une tierce partie ou s’ils constituent des renseignements confidentiels du Cabinet. Nous examinons la loi pour voir si des dispenses s’appliquent.

    Il peut s’agir de dossiers complexes ou très simples pour lesquels on demande, par exemple, la liste de toutes les notes d’information qui ont été remises au ministre de la Défense nationale au cours du mois précédent. Autre exemple de demande typique, on veut obtenir une liste mensuelle de toutes les notes d’information concernant les hauts fonctionnaires de la Défense. À part cela, nous recevons une demi-douzaine de demandes concernant des notes d’information de particuliers.

    Ce type de demande est totalement différent de celui qui a été décrit par nos collègues.

    Comme mon temps est écoulé, je vais y revenir plus tard.

    Je vous remercie.

    Je cède maintenant la parole à M. Saini.

    Merci beaucoup d’être venu témoigner. J’aimerais vous poser une question tout à fait singulière, monsieur Surtees. Vous êtes la plus grande organisation fédérale, or vous ne recevez que 2 600 demandes par an. Cela m’intéresse d’autant plus que la défense est, je crois, un sujet tout à fait fascinant. Pour donner suite au commentaire de M. Jeneroux, vous dites que sur les 2 600 demandes que vous recevez en une année, 2 029 ont été réglées. Est-ce que les 606 restantes ont été réglées?

    Vous dites également que les traiter prend plus de 60 jours. Sans entrer dans les détails, qui pourraient concerner des informations secrètes, pouvez-vous nous donner des exemples de cas qui prennent autant de temps?

    Traiter une demande en 30 jours ou dans le délai qui nous est imparti — compte tenu du fait que nous pouvons demander des prolongations en fonction du volume des demandes, de leur complexité, des consultations que nous pouvons faire…

    Nous pouvons avoir une prolongation au-delà des 30 jours pour pouvoir communiquer une réponse. Ces demandes ne pourraient pas être réglées en 30 jours, mais dans le délai que nous estimons nécessaire. Lorsque nous disposons d’une prolongation, nous informons le demandeur des raisons pour lesquelles nous l’avons demandée et nous nous attendons à ce que l’information soit communiquée à une date ultérieure.

    Compte tenu de ces informations, le pourcentage de respect des délais va de 78 à 80 %, mais, conformément au règlement, le délai est de 30 jours. C’est l’une des difficultés qui est associée à ce type d’activité.

    La nature des demandes nous amène souvent à consulter d’autres ministères. Nous consultons par exemple des avocats pour s’assurer de ne pas violer le caractère confidentiel des renseignements du Cabinet. Cela peut nous amener à passer en revue des milliers et des milliers de pages. La semaine dernière par exemple, nous avons publié un communiqué sur l’un de ces cas les plus complexes pour lequel nous avons dû passer en revue plus de 6 000 pages.

    Quand on pense au temps que prennent l’examen de la documentation pour pouvoir recommander les éléments à inclure ou pas, puis le second examen de la part de nos experts et enfin la décision de faire appel à quelqu’un d’autre pour confirmer que l’information peut être divulguée… Voilà le genre de difficultés qui justifient le temps que l’on consacre à ces dossiers.

    La complexité des dossiers découle certainement en partie du fait que nous avons à traiter avec des gouvernements étrangers. Vous y avez fait allusion dans vos observations liminaires. Certains des gouvernements avec lesquels vous traitez n’ont peut-être pas le même type de collecte de données ou de capacité d’entreposage que les nôtres. Comment surmontez-vous ces obstacles ou est-ce que cela explique les délais imposés dans les dossiers que vous examinez?

    Nous fournissons l’information qui nous a été communiquée par une tierce partie. On en tient compte lors de l’examen des documents et lorsque nous avons l’information communiquée dans une note, un rapport d’étape ou un rapport de suivi concernant les mesures prises par un autre gouvernement.

    Dans le conflit afghan, par exemple, nous collaborions avec des partenaires. S’agissant d’un incident auquel l’un d’eux était associé, nous informions ce dernier des renseignements que nous envisagions de divulguer. Ces renseignements étaient ensuite communiqués au pays concerné aux fins d’obtenir ou pas son consentement. En l’occurrence, nous ne lui demandions pas d’obtenir de l’information; nous ne lui adressions pas de demande d’accès à toutes sortes d’informations. Nous lui signalions simplement que cette information faisait partie de nos dossiers et lui demandions s’il acceptait ou non qu’elle soit divulguée.

    À propos de l’Afghanistan dont vous avez fait mention, s’il y a trois ou quatre participants dans le théâtre d’opérations, qu’une demande vous est adressée et qu’un des participants déclare ne pas vouloir que l’information soit diffusée, que se passe-t-il alors? Est-ce que l’information n’est pas diffusée?

    L’information n’est pas diffusée. Nous avons alors recours à l’exclusion ou à une dispense prévue aux termes de la loi. L’une d’elles se rapporte à la sécurité. Nous aurions recours à l’une de ces exclusions prévues aux termes de la loi. La loi stipule en effet que si une tierce partie ou un gouvernement n’autorise pas la divulgation, des dispositions particulières nous permettent de soustraire cette information du communiqué. Les renseignements en question sont masqués et le requérant n’y a pas accès.

    Pour résumer, le comité étudiera certaines des recommandations faites par la commissaire à l’information. Je sais que Mme Beck a souligné une recommandation qu’elle considère problématique. Y a-t-il dans les recommandations faites par la commissaire à l’information des éléments qui vous empêcheraient de satisfaire aux exigences de la loi?

    Avec tout le respect que je vous dois, monsieur le président, il incombe au président du Conseil du Trésor de faire des interprétations et de fournir aux ministères des règles et des lignes directrices sur la façon d’interpréter la loi et sur les responsabilités à assumer par rapport aux recommandations.

    Nous collaborons avec les ministères. Je n’ai pas d’opinion particulière par rapport aux suites à donner aux recommandations faites par la commissaire à l’information.

    Nous passons maintenant à M. Kelly, qui a cinq minutes.

    Merci, monsieur le président.

    J’ai quelques questions pour vous, madame Beck. Je remarque que dans le résumé du rendement pour 2013-2014, le ministère a reçu près de 30 000 demandes, soit une augmentation de 17 % par rapport à l’année précédente. Si j’ai bien compris, un nombre important de ces demandes a été traité après le délai légal. J’en déduis que le ministère pourrait être submergé par le nombre de demandes et ne plus pouvoir faire face.

    Mais j’aimerais tout d’abord vous demander quel pourcentage de vos ressources est consacré au traitement des demandes entourant l’AIPRP.

    Le ministère compte environ 7 000 employés. S’il y a à peu près 70 analystes travaillant à temps plein aux demandes entourant l’AIPRP, c’est très peu. Cela ne comprend pas cependant le personnel qui donnerait suite quotidiennement à ces demandes, en faisant ses propres recherches.

    Est-ce qu’au cours des cinq dernières années, cette proportion a augmenté en même temps que le nombre de demandes entourant l’AIPRP? Est-ce que le personnel a augmenté proportionnellement?

    Il a augmenté, mais pas de façon exponentielle.

    Il n’a pas augmenté au même rythme que le nombre des demandes. Parallèlement, nous avons pris des mesures pour améliorer l’efficacité des analystes qui traitent les demandes.

    Concernant les propositions que la commissaire a faites dans son rapport intitulé « Viser juste pour la transparence », je crois savoir que vous craignez que ces propositions n’augmentent le niveau des ressources nécessaires pour faire face.

    Cela représente certainement des défis.

    En effet, surtout si la recommandation relative aux non-citoyens est adoptée, n’est-ce pas?

    Tout ce qui augmenterait le volume de demandes constituerait pour nous un défi. Comme je l’ai dit, je ne crois pas que le financement serait augmenté en conséquence. Nous devrions alors envisager d’autres façons de faire.

    Est-ce qu’un modèle de divulgation plus proactif permettrait de réduire le travail lié au traitement des demandes?

    C’est ce vers quoi nous nous orientons avec l’accès en ligne pour les demandes que les gens font sur leur propre dossier. Plus nous pouvons diffuser de l’information en ligne que pourront consulter les gens qui ont un compte MonCIC, plus cela facilitera les choses. Il y aura toujours des éléments que nous ne diffusons pas, tels que les renseignements de sécurité et autres données de ce genre.

    D’ailleurs, je ne pense pas que nous ayons jamais donné autant d’informations en ligne que pour l’opération menée récemment concernant les réfugiés syriens. J’espère que vous consultez tous régulièrement notre site Web. Nous avons essayé de faire exactement ce que vous proposiez. Nous avons mis en ligne le plus de renseignements possibles, dont le nombre de réfugiés arrivant chaque jour, leur point d’entrée et leur destination. Nous avons publié des données démographiques — les séances d’information technique destinées aux médias — autant de renseignements qui, je crois, ont été utiles. Cela s’inscrit évidemment dans le cadre d’un gouvernement ouvert et transparent, mais cela a permis également de réduire le nombre de demandes entourant l’AIPRP. C’est sans aucun doute une bonne option.

    Merci.

    Revenons au ministère de la Défense nationale, à la recommandation d'accorder aux non-citoyens le droit de formuler des demandes d'accès à l'information et à ses conséquences pour la sécurité du Canada.

    Comment remédieriez-vous à l'abus de procédure dans le cas des demandes de non-citoyens? J'ignore à quel point vous y avez réfléchi ou combien d'attention ou de ressources vous avez consacrées aux conséquences de toutes les recommandations du rapport. Si des non-citoyens, des gouvernements étrangers, des organisations non gouvernementales étrangères ou des étrangers pouvaient avoir le même accès à l'information, comment réagiriez-vous aux demandes frivoles ou aux actions hostiles qui surchargent nos processus?

    Comme je l'ai dit, nous collaborons avec le Conseil du Trésor pour répondre à toute modification éventuelle de la Loi sur l'accès à l'information. En fait, c'est l'organisation qui répondra dorénavant à tous les sujets de préoccupation. Nous n'avons pas étudié les observations formulées par la commissaire à l'information dans son rapport et je ne suis pas en mesure de vous offrir mon opinion à ce sujet.

    À première vue, vous semblent-elles inquiétantes?

    Actuellement, la Loi prévoit des exceptions pour les questions de sécurité et les renseignements ou les plans opérationnels. Ces exemptions nous permettent de filtrer ce genre de renseignements. De toute manière, nous devrions le faire aujourd'hui aussi, parce qu'il n'est pas nécessaire d'être citoyen étranger pour demander ce genre de renseignements. La Loi nous accorde la protection nécessaire pour répondre à ce genre de situation.

    Merci, monsieur Kelly.

    Passons maintenant à M. Long, qui dispose de cinq minutes.

    Je vous remercie tous d'être ici.

    J'interrogerai d'abord Mme Beck sur les recommandations de la commissaire à l'information sur la modification de la Loi. Elle recommande de renforcer la surveillance du régime de l'accès à l'information. Croyez-vous la surveillance actuelle suffisante? Pourquoi? Pouvez-vous donner une réponse étoffée?

    Nos rapports, non seulement avec la commissaire à l'information, mais aussi avec le commissaire à la vie privée, sont très étroits. Avant de répondre à une demande d'accès à l'information, nous nous rappelons les exigences de la Loi et nos obligations. Notre formation et notre conscientisation nous amènent à ne pas seulement nous sensibiliser, nous, les spécialistes de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, à ces obligations, mais aussi à sensibiliser le reste du ministère, dans un processus permanent, qui ne laisse rien au hasard.

    La commissaire a des contacts réguliers avec notre ministère, à titre officiel et officieux. C'est peut-être à cause de notre taille. Ce serait peut-être différent si nous étions plus petits, mais nous nous savons épiés et nous faisons de notre mieux pour répondre aux plaintes et les prévenir, comme nous l'avons dit.

    Pensez-vous ou comment pensez-vous que la surveillance devrait être renforcée?

    Je pense que le Secrétariat du Conseil du Trésor, comme mon collègue l'a dit, examine tous ces aspects. En général, le mieux, toujours, est de confier la surveillance à des agents qui connaissent très bien la source et la nature des renseignements qu'ils examinent. La compétence en la matière y compte pour beaucoup.

    Je vous remercie.

    Monsieur Surtees, pouvez-vous répondre à la question?

    De manière générale, seulement. Nous aussi, nous travaillons en collaboration très étroite avec la commissaire à l'information, pour lui expliquer, à elle et à son équipe, nos actions et nos motifs, et nous le faisons tout en continuant à traiter les plaintes.

    Pour moi, le processus d'examen de la plainte n'est pas un problème. Il tente de cerner des problèmes qu'on devra peut-être régler plus tard, et nous nous en réjouissons. L'étude du type de plaintes formulées et du type d'affaires judiciaires nous instruirait beaucoup sur les préoccupations des citoyens à l'égard de la loi en vigueur, si je peux...

    Je vous remercie.

    Je reviens à Mme Beck. Une autre recommandation de la commissaire à l'information est que « le gouvernement soit tenu de consulter le commissaire à l'information au sujet de toutes les propositions de loi qui pourraient avoir des répercussions sur l'accès à l'information ». Êtes-vous d'accord avec cette recommandation?

    Je suis désolée. Sur cette recommandation, je n'ai tout simplement pas assez de renseignements pour formuler une observation, et le secrétariat s'occuperait de la coordination pour toute l'administration fédérale.

    D'accord. Très bien.

    Je sais que vous avez mentionné certaines des recommandations, notamment les recommandations 2.4, 2.3 et 4.15. En avez-vous d'autres sur la modification de la loi? Avez-vous d'autres attentes?

    Avec le secrétariat, nous discutons constamment de nos attentes, parce que, effectivement, nous avons tous des opinions à ce sujet pour la loi. Mais, une solution satisfaisante dans mon ministère ne serait pas nécessairement utile à l'ensemble de l'administration fédérale.

    Monsieur Kmiec. Vous disposez de cinq minutes.

    Je remercie les témoins d'être ici pour participer à une discussion très instructive.

    Dans une vie antérieure, j'étais le registraire de la profession des responsables des ressources humaines en Alberta. L'accès à l'information et la conduite irréprochable de nos membres nous importaient beaucoup. J'ai aussi rédigé le code d'éthique et les normes de conduite professionnelle portant sur ce genre de renseignements. Je sais donc que cette « catégorie d'employé » suscite d'ordinaire beaucoup plus d'intérêt.

    J'ai d'abord une question sur l'exemption du personnel des cabinets des ministres. Elle s'adresse à Mme Empey et à M. Surtees de la Défense nationale.

    L'exemption s'étend-elle aux autres courriels, à la correspondance et aux communications des membres exemptés du personnel d'un cabinet ministériel avec le ministère avant leur embauche, à tout ce qui les relierait au ministère pour lequel ils travaillent? Ou bien sont-ils tenus de produire tous ces documents?

    Dans notre ministère et, je crois, dans tous les ministères... Il y a quelque temps, en 1999, un tribunal a examiné ce qui était visé dans les cabinets ministériels. Nous adoptons une démarche en deux temps pour examiner ce dont il s'agit. Dans les cabinets ministériels, des employés sont exemptés et, essentiellement, nous examinons le lien entre le contenu des dossiers et une question intéressant le ministère, comme, par exemple, un type de programme auquel travaille le ministère.

    Pour nous, c'est un critère: ce dossier serait-il visé par l'accès à l'information? Le deuxième critère est: un haut fonctionnaire pourrait-il raisonnablement s'attendre à obtenir un tel dossier? S'il satisfait à ces deux critères, nous conclurions qu'un dossier serait raisonnablement accessible ou qu'il fait partie de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Nous avons travaillé à cela avec les cabinets de nos ministres, mais ça se trouve dans la version actuelle de la loi.

    J'ai une question pour Citoyenneté et Immigration au sujet d'un nombre très élevé de demandes d'accès à l'information. Vous dites en prévoir une augmentation annuelle de 16 à 20 %. D'après un calcul rapide, cela représente 124,21 $ par demande, en gros. Ce chiffre approximatif, qui donne une idée de l'activité, montre cependant ce qui risque de survenir.

    Vous avez aussi dit que lorsque les programmes d'un ministère changent, on constate une augmentation. Je sais qu'un nouveau gouvernement a tendance à changer les programmes, à en créer et à en supprimer. De même, si vous deviez accepter cette recommandation pour ouvrir l'accès à l'information à n'importe qui dans le monde, cette augmentation de 16 à 20 % me semble modérée. Quel type de pourcentage d'augmentation prévoyez-vous si ces deux scénarios devaient se concrétiser?

    Comme Michael l'a dit, je pense que si nous devions avoir près de deux millions de demandes de visas temporaires par année, c'est déjà un chiffre évident. Nous recevons même des demandes sur les visas qu'on a accepté de délivrer, pour connaître les motifs de l'acceptation, et des demandes pour connaître les motifs du refus d'en délivrer d'autres.

    Nous recevons régulièrement des demandes de professionnels du secteur de l'immigration, qui veulent prendre connaissance de nos bulletins opérationnels, pour connaître les mécanismes de nos décisions et mieux conseiller leurs clients. On peut le comprendre. Si les demandeurs se recrutaient dans le monde entier, le nombre de demandes pourrait aussi augmenter.

    J'ai une question pour M. Surtees et Mme Empey, de la Défense nationale.

    Je veux seulement un chiffre approximatif. Je sais que vous traitez beaucoup de renseignements sur nos alliés et sur leurs théâtres opérationnels. D'après vous, que coûterait à notre réputation la publication, par mégarde, d'un document confidentiel? Quels seraient les autres coûts pour nous? Que ce soit au sujet du blindage de nos transporteurs de personnel ou de l'électronique de nos avions, quel serait le coût approximatif pour nous?

    Des vies pourraient être mises en péril. Ce serait la pire des conséquences. D'où l'importance extrême, pour nous, de bien faire notre travail et, au ministère, de collaborer avec nos collègues et le ministère pour prévenir cette éventualité.

    C'est ce à quoi je réfléchis tous les jours: m'assurer de toujours protéger les Forces armées canadiennes.

    Entendons maintenant M. Bratina.

    Vos exposés ont été très utiles et très agréables.

    J'ai cependant quelques questions. Madame Beck, à la recommandation d'autoriser les institutions à refuser de traiter les demandes frivoles, vexatoires et ainsi de suite, vous dites non. Que faites-vous alors de ces demandes qui le sont manifestement? Vous devez les traiter.

    Oui, nous en recevons parfois qui pourraient le paraître. Voici ce que nous essayons de faire dans ces cas-là. L'analyste des demandes d'AIPRP est autorisé à demander au demandeur des précisions sur sa demande, surtout si elle semble excessivement générale, comme celle d'obtenir toutes les notes de service des six derniers mois ou tout document qui commence par la lettre P. Si nous pouvons ainsi affiner...

    Souvent, je pense que c'est ce à quoi vous avez fait allusion, monsieur le président, c'est-à-dire de publier d'avance plus de renseignements, ce qui sera autant de gagné, qui ne sera pas demandé. Plus nous pouvons publier en ligne de renseignements non confidentiels, sans danger pour la sécurité, la santé ou la sûreté, le mieux ce sera.

    Il nous arrive certainement des demandes frivoles et vexatoires, et elles prennent beaucoup de notre temps.

    Votre travail, à vous deux, est un sujet très stressant pour les électeurs. On le sent quand nous recevons une lettre dans laquelle nous lisons: « Voici ce qu'on m'a dit. Que faire avec ce renseignement? » Votre exposé a été très utile, mais que diriez-vous du niveau de stress? Je veux en venir aux ressources. Alors parlez-en.

    Globalement, nous acceptons beaucoup plus de demandes que nous en refusons. Tout de suite, donc, vous n'avez connaissance que d'un petit pourcentage de ces demandeurs, candidats à l'immigration permanente ou à l'immigration temporaire. Quand c'est là tout ce que vous voyez, cela déforme la réalité, et il semble que nous disions toujours non, alors que, en réalité, c'est le contraire.

    Parmi les autres processus que nous essayons de mettre sur pied, il y a celui de mieux peupler nos centres d'appel, pour répondre directement, en personne, aux clients plutôt que de leur faire remplir une demande en ligne, sans parler à personne. Nous avons aussi, et je pense que vous le savez, une ligne téléphonique pour les députés, pour les aider par un lien direct, par téléphone ou courriel, à partir des bureaux de circonscription.

    Ces derniers mois, nous avons consacré beaucoup de temps à l'examen d'une façon d'acheminer tous les appels ou tous les courriels, toutes les demande d'AIPRP, toute la démarche du service à la clientèle, vers un service du ministère, pour en assurer le traitement cohérent et uniforme, pour que les demandeurs obtiennent les mêmes réponses, parce que nous constatons aussi le phénomène du demandeur qui se reprend tant qu'il n'obtient pas la réponse désirée. Si, par le téléphone, j'essaie d'obtenir des renseignements, puis que je consulte un avocat, je risque d'obtenir une réponse différente. Idéalement, on revient à la publication, tout de suite, du maximum de renseignements, ce qui permet une économie maximale de temps, ultérieurement.

    Mais ça ne fera pas l'affaire de tout le monde, n'est-ce pas? Leur demande de visa a été refusée.

    Effectivement.

    Je peux peut-être répondre aussi à cette question.

    Nous voulons aussi mieux comprendre ce qui motive les demandes d'accès à l'information. Chacun a sa raison. Les motifs se groupent dans des catégories générales. Et si nous pouvons mieux les comprendre, nous pouvons y répondre en amont.

    Il faudra des ressources pour mieux comprendre les motifs des demandes, mais, en les comprenant mieux, nous pourrons mieux nous attaquer au problème et peut-être le résorber, je l'espère, ou même garder constant le nombre de demandes que nous recevons.

    Monsieur Surtees, pourriez-vous nous dire ce que vous faites relativement à la question des ressources et du stress en milieu de travail?

    À la Défense, nous cherchons aussi à déterminer ce que nous pouvons publier, proactivement, conformément aux règles de la transparence de l'administration. D'après nous, cela déplace la charge de travail de l'accès à l'information vers le début du processus, parce que nous devons encore nous assurer que le document publié se conformera désormais à la loi et que nous tenons compte des exemptions.

    D'une manière ou d'une autre, nous avons beaucoup de travail à faire, mais la plus grande partie n'est pas de la même nature que les questions adressées à nos collègues. Cela diminue le stress pour les fonctionnaires. Nous recevons beaucoup de demandes d'information des médias et d'organisations. Nous y répondons aussi rapidement que nous le pouvons pour leur donner satisfaction.

    Je pourrais ajouter ceci.

    IRCC a parfois des demandeurs assidus. Bon an mal an, 10 % des demandes peuvent provenir d'un demandeur. Chez nous aussi, parce que, la loi n'impose aucune limite au nombre autorisé de demandes.

    J'ajouterais encore ceci.

    Souvent, des demandeurs revendent l'information qu'ils obtiennent de nous. Ils formulent une demande répétitive, reçoivent les renseignements puis les revendent.

    Est-ce qu'il faut y remédier?

    Ce serait votre travail d'en décider.

    Des voix: Oh, oh!

    Notez cela.

    Est-ce l'intention de la loi qu'on puisse revendre des renseignements fournis par l'État? Moi, j'en doute.

    Merci.

    La parole est maintenant à M. Dusseault. Trois minutes.

     Merci, monsieur le président.

    Madame Beck, une des solutions pourrait être de faire une divulgation proactive et de mettre dans votre site Web toutes les réponses que vous avez données au sujet de l'accès à l'information et qui sont déjà disponibles gratuitement.

    Oui, cela pourrait aider, mais je crois aussi que les gens qui le font prennent l'information et la mettent dans leur propre site Web. Ils veulent avoir une analyse à côté ou un jugement. Ils font des comparaisons avec d'autres informations. Parfois, c'est un peu ajusté selon les audiences.

    Je comprends.

    Je voudrais revenir au ministère de la Défense nationale.

    Je me suis beaucoup attardé au jugement rendu par la Cour fédérale. Vous avez vous-même convenu que la Loi sur l'accès à l'information était de nature quasi constitutionnelle.

     Je vais lire le paragraphe 8 du jugement rendu par la juge Kane. Je n'ai que la version anglaise. On peut lire ce qui suit:

« Malgré ce résultat, la demanderesse a effectivement signalé que les réparations prévues par la Loi en cas de non-conformité sont limitées et qu'une modification à la Loi serait la seule façon de prévoir plus d'options et de réparations. »

    Êtes-vous d'accord avec cette affirmation de la juge Kane?

    C'est l'opinion de la juge, et je ne vais pas la contester.

    Pensez-vous que le fait de donner plus de ressources au ministère de la Défense nationale pour répondre aux demandes d'accès à l'information pourrait être une solution pour réduire les délais de réponse?

    Non. Je crois plutôt que nous devons améliorer nos processus et procédures pour essayer de remédier à la situation. Je doute que ce soit un problème de ressources. Il faut plutôt trouver une meilleure façon d'aborder ces questions d'emblée. Il faut aussi dire aux gens pourquoi nous agissons d'une certaine façon. Je pense que cela contribuerait grandement à rectifier le tir. Lorsque je parle des « gens », j'entends par là qu'il faut dire d'emblée à la commissaire à l'information et au demandeur qu'il y a un problème et que nous prenons telles mesures pour le régler. Je crois que la transparence des communications contribuera à limiter d'éventuelles plaintes.

     Je vais revenir à la question de l'immigration.

    J'ai cru comprendre que davantage de demandes étaient faites par le secteur commercial — je ne sais pas si c'est le terme exact qui a été utilisé. Cela veut dire que ce sont les firmes d'avocats et les firmes de consultants en immigration qui font le plus grand nombre de demandes d'accès à l'information. Ce ne sont pas les citoyens qui font directement les demandes.

    Les gens qui vivent à l'étranger et qui ne sont pas des citoyens canadiens sont obligés de passer par un représentant au Canada. Ils l'engagent et ils paient pour ses services.

    Si je me souviens bien, les frais pour une demande d'accès à l'information sont de 5 $, mais les consultants demandent beaucoup plus que cela à leurs clients.

    Oui, ils demandent plus que cela. Cependant, pour être juste, il faut dire que les consultants et les avocats ajoutent leur propre avis et donnent davantage de contexte. Ils donnent beaucoup plus d'informations que celle que nous donnons à la suite d'une requête. Les prix varient beaucoup.

    Merci.

    Merci, monsieur Dusseault.

    Voilà qui met fin à notre deuxième tour. Puisqu'il nous reste quelques minutes, je vais donner la parole aux membres du Comité qui souhaitent intervenir. Je vais moi-même commencer en posant une petite question.

    Une des recommandations de la commissaire, dont elle a parlé en détail devant notre comité, porte sur le fait qu'elle est actuellement régie par le modèle de l'ombudsman, de sorte que ses recommandations sont non exécutoires. Elle souhaite passer à un modèle exécutoire, qui est en quelque sorte la norme pour les commissaires à la protection de la vie privée, je crois. J'aimerais simplement que vous me disiez quelle incidence aurait le passage à un modèle exécutoire sur votre relation avec la commissaire.

    Si vous déterminez que la commissaire à l'information doit jouer ce rôle, nous respecterons bien sûr votre décision et ferons tout ce qu'elle demande. Ce n'est toutefois pas le cas à l'heure actuelle, ce qui nous laisse un peu plus de marge de manoeuvre dans des domaines préoccupants, j'imagine. Je pense que ce qui nous inquiète le plus, ce sont les questions de sûreté et de sécurité, de même que la santé et la sécurité. Nous veillerions donc à ce que la commissaire à l'information ait été très bien informée avant qu'elle ne prenne des décisions pouvant avoir une incidence sur ces questions très graves. D'ailleurs, j'ajouterais la cybersécurité et la sécurité de l'information aux questions de santé et de sécurité, car c'est de cela qu'il s'agit au bout du compte. Le Secrétariat du Conseil du Trésor est en train d'examiner l'incidence que cette recommandation pourrait avoir sur notre ministère, au cas où vous décidiez de procéder au changement.

    Merci.

    Je n'ai vraiment rien d'autre à ajouter. C'était une excellente réponse. Merci beaucoup.

    Monsieur Dusseault.

    J'ai une autre question qui est liée aux pouvoirs de la commissaire.

    Lorsque vous justifiez un refus de donner certaines informations conformément aux exclusions ou aux exemptions prévues par la loi, trouveriez-vous acceptable que la commissaire puisse voir les documents en cause pour juger si les raisons que vous invoquez sont bel et bien fondées?

    C'est ce qui se passe actuellement. Nous remettons tous les renseignements à la commissaire, y compris les passages que nous avons caviardés et la raison pour laquelle nous l'avons fait. Des gens se plaignent souvent que nous avons retiré des informations et estiment que nous n'aurions pas dû le faire, ce dont nous discutons déjà ouvertement avec la commissaire. Nous le faisons donc déjà dans la procédure actuelle.

    Cela vaut pour les exemptions, mais est-ce différent en ce qui concerne les exclusions?

    Non, c'est la même chose. En cas de plainte, nous divulguons tout à la commissaire pour donner suite à la plainte, et nous lui expliquons pourquoi nous avons décidé de procéder ainsi.

    Merci.

    Monsieur Simms.

    Merci, monsieur le président.

    Au cours des six ou sept dernières années probablement, la question du caviardage, de sa nécessité et de la conformité a été à l'avant-scène pour bien des gens, surtout dans le monde du journalisme, à des fins commerciales, et ainsi de suite.

    Les deux ministères pourraient répondre, mais je vais m'adresser à vous, monsieur Surtees, puisque les renseignements que vous traitez sont évidemment de nature bien plus délicate, étant donné que la vie des gens est en jeu ici, comme Mme Empey l'a souligné. Qu'arrive-t-il lorsque vous n'êtes pas d'accord avec le caviardage réalisé par votre ministère? Si les fonctionnaires caviardent une chose, avez-vous le droit de leur dire que ce n'est pas conforme à la loi, selon vous? Avez-vous ce genre de discussion avec les responsables? Avez-vous ce pouvoir et cette capacité en cas d'un tel désaccord, peut-être pas avec un client ou un demandeur, mais au sein du ministère? Ou encore, si le ministère de la Défense nationale affirme qu'un renseignement ne peut pas apparaître dans les documents, le dites-vous au client?

    Nous faisons partie du ministère de la Défense nationale, et c'est l'organisme responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui prend la décision ultime. En cas de désaccord, nous portons la question aux instances supérieures au sein du ministère pour trouver une solution. Nous pouvons remettre en question des recommandations qui émanent du ministère, et c'est notre rôle. Notre équipe est bien mieux formée que le personnel qui soutient chaque volet de l'organisation. En fait, nous formons ces gens. Nous les tenons au courant de divers enjeux.

    Mais la décision définitive ne peut être prise que par une personne à laquelle la ministre a délégué le pouvoir de décider au nom du ministère, à savoir le sous-ministre, Mme Empey, un certain nombre d'employés et moi-même. Tout ce que nous faisons repose sur cette délégation de pouvoirs. À vrai dire, un haut fonctionnaire du ministère ne pourrait pas infirmer notre décision puisqu'il n'en a pas l'autorité.

    C'est fort intéressant.

    Madame Beck, voulez-vous répondre aussi?

    C'est exactement la même chose au sein de notre ministère.

    Très peu de gens sont autorisés à divulguer de l'information ou à caviarder des documents. Bien sûr, nos analystes de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels ont ce pouvoir, de même que Michel, le sous-ministre et moi; je crois que c'est tout. Personne d'autre ne peut donner une telle autorisation. D'autres peuvent dire que les caviardages doivent respecter une exemption ou une exclusion donnée. Nous en discutons alors avec eux: y a-t-il des contextes que nous ignorons? Devons-nous être au courant de la participation d'une tierce partie? L'information a-t-elle été obtenue en toute confidentialité, de sorte que nous ne devrions pas la divulguer puisqu'elle pourrait avoir une incidence sur la santé et la sécurité?

    Par contre, la décision incombe ultimement aux gens du ministère qui ont ce pouvoir.

    Je vois.

    Par conséquent, tous les documents caviardés qui sont remis à un client... Vous maintenez que ce caviardage est dans l'intérêt public, ce pour quoi vous ne divulguez pas l'information. Dans votre cas, les renseignements sont évidemment de nature bien plus délicate.

    C'est exact.

    Sur le plan commercial, le processus d'acquisition est évidemment un sujet d'envergure. Je prends l'exemple du projet des aéronefs de recherche et de sauvetage à voilure fixe, qui est en cours depuis un moment.

    Si je souhaite obtenir de l'information sur un soumissionnaire dans le cadre d'un processus d'acquisition donné, la demande passera-t-elle par vous ou par Travaux publics?

    Elle passerait par Travaux publics, comme vous l'avez dit. Elle serait soumise à des spécialistes en approvisionnement qui nous consultent. Ce sont les responsables à ce chapitre.

    Les spécialistes font-ils partie de votre ministère?

    Oui.

    Les responsables consulteront les spécialistes de notre ministère s'ils en ressentent le besoin.

    Monsieur Jeneroux.

    J'aimerais rapidement vous demander deux ou trois précisions faisant suite à mes questions. Lorsque vous calculez le salaire du personnel, je présume que vous ne tenez pas compte des régimes de retraite.

    Une voix: Non.

    M. Matt Jeneroux: Non? Bien.

    Je tenais simplement à...

    Un employé touche des prestations de retraite s'il est nommé pour une période indéterminée. C'est différent dans le cas des employés occasionnels ou contractuels.

    Bien.

    Il y aura une sorte d'indemnité si ce ne sont pas des employés permanents.

    Ce serait difficile à calculer.

    Si vous essayez de déterminer le coût global, ces employés pourraient quitter leur poste avant le début de leurs prestations de retraite. Il serait donc plus simple de s'attarder aux coûts de fonctionnement au cours de l'année.

    Bien, c'est de bonne guerre.

    J'aimerais si possible demander une dernière clarification. Vous avez tous les deux affaire à des renseignements de nature très délicate, comme nous l'avons appris plus particulièrement aujourd'hui.

    À la recommandation 2.6, la commissaire à l'information énumère cinq cas « où le fait de confirmer ou de nier l’existence d’un document risquerait vraisemblablement d’entraîner » certaines éventualités. Voici les cinq cas en question:

    Voilà donc les cinq éventualités que la commissaire à l'information mentionne à la recommandation 2.6.

    Cela suffit-il? Aimeriez-vous y ajouter quoi que ce soit? Ces éléments font-ils obstacle à l'un ou l'autre de vos ministères, en quelque sorte?

    Je vais répondre. La Loi actuelle ne prévoit aucun domaine sous cette disposition. De notre côté, reconnaître l'existence d'un document peut poser problème, mais la question ne se limite pas aux cas énumérés par la commissaire. Disons qu'une personne cherche de l'information sur une affaire de la cour martiale et souhaite obtenir tous les renseignements à ce sujet, mais que c'est une question de sécurité nationale. Dans un tel cas, le seul fait de reconnaître l'existence de l'information d'une manière ou d'une autre et d'admettre que nous avons des documents pourrait en fait sous-entendre qu'il y a un problème. Je suis d'avis que la Loi, sous sa forme actuelle, nous permet bel et bien de garantir au besoin une protection adéquate des renseignements dont le simple fait de reconnaître l'existence peut poser problème.

    Aussi, nous conservons les renseignements à un certain niveau, comme c'est le cas pour d'autres volets de la Loi. Je suis donc témoin de toutes ces situations.

    De façon similaire, je pourrais imaginer qu'une personne à la recherche d'information sur un demandeur d'asile dépose une demande d'accès à l'information. Ici aussi, le simple fait de dire que nous avons un dossier pourrait mettre la vie du demandeur en danger.

    Monsieur Saini.

    Monsieur Surtees, vous avez soulevé un point très fascinant. J'aimerais simplement obtenir quelques précisions. Vous avez dit que les échanges de vues sur le caviardage sont portés aux instances supérieures jusqu'à ce qu'une solution soit trouvée. Cette procédure elle-même pourrait-elle faire l'objet d'une demande d'accès à l'information?

    Nous recevons bel et bien des demandes d'accès à l'information qui exigent que nous décrivions la procédure et répertorions l'ensemble des courriels et des documents sur une décision donnée. C'est ce que nous faisons, et cette procédure peut bel et bien faire l'objet d'une demande.

    On pourrait donc caviarder un document caviardé?

    Ces renseignements peuvent être caviardés au besoin. Si nous avons demandé à des avocats de nous donner un avis juridique, le secret professionnel prévaudra, de sorte que l'information serait caviardée.

    Lorsque vous caviardiez des documents, arrive-t-il que le demandeur n'en soit pas satisfait et porte plainte, puis que la commissaire à l'information s'en mêle? Ce genre de situation a-t-il déjà été porté devant les tribunaux?

    Un certain nombre de dossiers ont abouti devant les tribunaux. Dans le cas particulier de notre engagement en Afghanistan, plusieurs dossiers portent sur l'affaire des détenus. Il y avait un demandeur qui cherchait à obtenir des renseignements précis sur l'identité des détenus. Nous avons convenu que ces renseignements ne pouvaient pas être divulgués puisqu'ils portaient atteinte à la vie privée des individus et pourraient même les exposer à un risque. Si ma mémoire est bonne, nous avons remporté cette contestation judiciaire, et notre décision a été maintenue. La réponse à votre question est donc oui, et il y a même des exemples à ce chapitre dans la jurisprudence.

    Comme mon collègue M. Lightbound l'a mentionné d'emblée, il y a une différence entre le modèle exécutoire et celui de l’ombudsman. Un des problèmes soulignés par la commissaire à l'information, c'est que les affaires qui aboutissent devant la Cour fédérale doivent être recommencées de novo, de sorte qu'il faut les reprendre du début. C'est toutefois loin d'être efficace puisque les mêmes éléments sont alors soumis de nouveau. Croyez-vous que cette procédure devrait être modifiée? Je vous pose la question parce que la présentation des mêmes éléments entraîne un délai, après quoi le demandeur doit attendre de recevoir l'information. Je pense que mon collègue a voulu dire tout à l'heure qu'il s'agit d'un des gains d'efficacité ou des avantages du modèle exécutoire par rapport à celui de l'ombudsman.

    Tout ce que je peux dire, c'est que la commissaire à l'information a fait valoir son point de vue, et que le ministère appliquera la décision qui sera prise, en collaboration avec le Conseil du Trésor.

    Avez-vous une opinion personnelle sur la question?

    Je ne suis pas vraiment en mesure de vous donner mon point de vue personnel en réponse à la question puisque je comparais au nom du ministère.

    Merci.

    Je tiens à remercier nos témoins d'aujourd'hui. Madame Beck, monsieur Olsen, monsieur Surtees et madame Empey, merci d'être venus répondre à nos questions.

    Nous allons suspendre nos travaux, puis nous poursuivrons la séance à huis clos lorsque les témoins auront quitté la salle.

    [La séance se poursuit à huis clos.]

    [La séance publique reprend.]

    À l'ordre, s'il vous plaît. Nous reprenons la séance publique.

    Est-ce que tous les membres du comité ont reçu la motion en question?

    Monsieur Dusseault, vous avez la parole.?

    Merci, monsieur le président.

    J'aimerais maintenant déposer la motion suivante. Elle se lit comme suit:

    Je vais justifier la présentation de cette motion.

    Grâce à une réponse que j'ai reçue dans le cadre d'une question au Feuilleton, le public a appris que l'Agence du revenu du Canada avait demandé au commissaire à la protection de la vie privée un avis concernant le transfert d'informations qui était prévu en vertu de la loi américaine, soit la Foreign Account Tax Compliance Act.

    L'Agence a demandé un avis au commissaire à la protection de la vie privée le 27 août 2015. Elle a reçu la réponse du commissaire le 4 janvier 2016. Entretemps, le 30 septembre 2015, donc avant d'avoir reçu les recommandations du commissaire, l'Agence du revenu du Canada a quand même transféré, le 30 septembre 2015, 155 000 dossiers à l'Internal Revenue Service américain.

    Je propose au comité de tenir une réunion à ce sujet pour avoir plus de détails sur les processus touchant la vie privée à l'Agence du revenu du Canada.

    À ma connaissance, le transfert s'est fait à cette date parce que c'était la date limite en vertu de l'entente avec les Américains pour transférer les dossiers. Toutefois, ce sont des questions que nous pourrons poser à la ministre quand elle comparaîtra devant le comité.

    Les membres du comité donnent-ils leur consentement pour le dépôt et l'adoption de la motion de M. Blaikie présentée aujourd'hui par M. Dusseault?

     (La motion est adoptée)

    Il y a consentement unanime.

    Je vous remercie.

    Je propose maintenant de retourner à huis clos pour discuter des travaux du comité.

    Je n'ai pas d'objection majeure à retourner à huis clos pour ce qui est des discussions concernant le nombre de réunions et les témoins. Je n'y vois pas de problème.

    [La séance se poursuit à huis clos.]