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Mesdames et messieurs, bonjour et bienvenue à cette réunion du Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique.
Nous sommes heureux de recevoir aujourd'hui Mme Stefanie Beck, sous-ministre adjointe, Services ministériels du ministère de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté, ainsi que M. Michael Olsen, directeur général, lui aussi du secteur des Services ministériels du ministère de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté,.
Nous recevons également deux témoins du ministère de la Défense nationale, soit M. Larry Surtees, secrétaire général, et Mme Kimberly Empey, directrice, Accès à l'information et protection des renseignements personnels.
Je vous remercie beaucoup de vous être déplacés et d'être parmi nous aujourd'hui pour nous parler de la Loi sur l'accès à l'information et pour répondre à nos questions.
Sans plus tarder, nous allons commencer avec les représentants du ministère de l'Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté qui disposent de 10 minutes. Par la suite, nous entendrons les représentants du ministère de la Défense nationale pendant 10 minutes également. Il s'ensuivra une période de questions posées par les membres du comité.
Je vous cède la parole, madame Beck.
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Je vous remercie beaucoup, monsieur le président. Nous sommes également très heureux d'être parmi vous ce matin.
[Traduction]
Je m’appelle Stefanie Beck. Comme le président l’a mentionné, je suis sous-ministre adjointe des Services ministériels, je suis donc chargée, entre autres, des questions entourant l’AIPRP. Le directeur général responsable des Affaires corporatives à IRCC est à mes côtés.
[Français]
Je vous remercie de me donner l'occasion de m'adresser au comité aujourd'hui concernant la Loi sur l'accès à l'information et son application, plus particulièrement à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, ou IRCC. Je tiens à souligner que certains aspects du modèle d'accès à l'information d'IRCC ne se trouvent que dans notre ministère et ne s'appliqueraient pas nécessairement à d'autres ministères du gouvernement.
[Traduction]
Je tiens à souligner que, étant donné que l’étude porte sur la Loi sur l’accès à l’information seulement, je ne ferai aucun commentaire aujourd'hui concernant les efforts du Ministère en ce qui a trait à la Loi sur la protection des renseignements personnels, bien qu’ils soient aussi très importants.
Je souhaite commencer par discuter de l'effet de la loi actuelle sur IRCC, puis du rendement de notre ministère et des coûts associés aux demandes d'accès à l'information. Ensuite, je traiterai des effets opérationnels des recommandations formulées par la commissaire à l'information dans son plus récent rapport.
La Division d'AIPRP, qui applique la Loi sur l'accès à l'information à IRCC, est dirigée par un directeur, qui agit à titre de coordonnateur de l'AIPRP pour l’ensemble du Ministère. La division est composée de trois unités, chacune gérée par un gestionnaire. Ces unités sont l'Unité des opérations, l'Unité des cas et des questions complexes, et l'Unité de la protection des renseignements personnels, de la politique et de la gouvernance.
[Français]
En plus des quelque 70 employés qui travaillent au sein de la direction, IRCC maintient un réseau d'agents de liaison pour ce qui est de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, ou AIPRP, dans l'ensemble des directions générales et des régions du ministère. Ces agents participent au traitement des demandes en recherchant et en recueillant des documents, ainsi qu'en répondant aux demandes de l'AIPRP au nom des directions générales et des régions.
De plus, les agents de programmes dans I'ensemble du ministère extraient les documents pertinents et formulent des recommandations concernant la divulgation de ces documents aux agents de liaison de l'AIPRP.
En 2014-2015, le dernier exercice à avoir fait l'objet d'un rapport, IRCC a reçu plus de demandes d'accès à l'information que toutes les autres institutions du gouvernement fédéral. En effet, près de la moitié de toutes les demandes d'accès à l'information reçues par le gouvernement fédéral étaient adressées à IRCC. Je crois d'ailleurs que c'est pour cette raison que nous sommes devant vous aujourd'hui.
[Traduction]
Pendant 2014-2015, nous avons reçu un nombre record de 34 066 demandes, ce qui représente une hausse de 16 % par rapport à l'exercice précédent. Nous sommes aussi en voie d'en recevoir un nombre encore plus élevé en 2015-2016. Jusqu’à présent, on observe une augmentation de 22 % d’une année à l’autre.
Malgré cette augmentation du nombre de demandes, nous avons maintenu un taux de conformité de 87,81 %. Moins de 1 % des réponses préparées pendant la période de référence a entraîné des plaintes devant le Commissariat à l'information du Canada.
Près de 95 % des demandes d'accès à l'information sont traitées par l'Unité des opérations de la Division d'AIPRP et portent sur des dossiers de cas en ce qui touche l’immigration, la citoyenneté et les passeports. Nous sommes en mesure de maintenir un taux de conformité élevé dans ce secteur, parce que les analystes de l'accès à l'information au sein de l'Unité des opérations ont accès à la base de données qui renferme les dossiers de cas.
[Français]
Cette configuration, pour la grande majorité de nos demandes, est unique en son genre au sein du gouvernement et elle n'est pas facilement transférable à d'autres institutions. Dans le but de faciliter l'examen des documents et l'application de la loi, nous avons donné un accès direct aux analystes pour qu'ils puissent répondre aux demandes sans devoir passer par leurs collègues responsables des programmes du ministère. Cette mesure réduit considérablement le temps nécessaire pour que les analystes traitent les demandes.
[Traduction]
De plus, étant donné que les documents sont conservés de façon électronique, les analystes peuvent travailler à l'aide d'un réseau sécurisé, ce qui leur offre la souplesse voulue pour faire leur travail tout en protégeant les renseignements des clients. Ils n’ont pas à s’en remettre aux copies papier.
Au Ministère, on constate également une hausse du nombre de demandes à la suite de la modification ou du lancement de programmes, comme nous l'avons remarqué récemment dans le cas de l'initiative pour les réfugiés syriens.
Nous avons également réussi à atteindre un taux de conformité élevé malgré la hausse constante du nombre de demandes en entreprenant un certain nombre d'initiatives pour améliorer les processus internes et le service à la clientèle.
Nos cadres supérieurs croient fermement en la Loi et ils encouragent également une culture qui met l'accent sur l'accès à l'information et bien sûr, la protection des renseignements personnels, au sein du Ministère. Par exemple, nous offrons un certain nombre d'activités de formation proactive, y compris en personne et en ligne, des ateliers, des cours obligatoires et volontaires, et des séances de sensibilisation. Ceux-ci sont offerts à la grandeur du Canada, tant en ligne qu’en classe.
Nous cherchons constamment des façons d'améliorer la prestation des services à la clientèle et des moyens efficaces de réaliser cette tâche importante. Je crois que vous connaissez le processus d’accès en ligne à l’AIPRP que nous avons au Ministère. Nous gérons plus d’une trentaine de clients qui l’utilisent.
IRCC prend l'obligation de prêter assistance très au sérieux; en effet, la Division d'AIPRP avise les auteurs de demandes dans le cas de retards possibles dans le service. Nous espérons qu'en agissant de façon proactive, nous pourrons réduire au minimum le nombre de plaintes.
En ce qui concerne les coûts associés à l'application des lois, en 2015-2016, l'exécution du programme d'AIPRP à IRCC se chiffrait à 4,231 millions de dollars. Je peux vous donner des chiffres exacts si vous voulez, mais de cette somme, un montant de 3,856 millions de dollars a été consacré aux dépenses salariales et un autre de 375 000 $, aux dépenses de fonctionnement. Ce chiffre tient compte uniquement du financement de la Division d'AIPRP nécessaire à la réalisation de son travail chaque année; il ne tient pas compte des coûts associés aux agents de liaison de l'AIPRP du Ministère, aux agents ministériels qui effectuent les recherches et qui produisent les documents, ou aux consultations menées à l'interne et à l’externe.
[Français]
En ce qui concerne les recommandations formulées par la commissaire à l'information, je souhaite en souligner quelques-unes qui, nous le croyons, auraient un effet opérationnel sur notre travail.
Tout d'abord, la recommandation 2.4 propose de conférer aux institutions la capacité de refuser de traiter les demandes qui sont frivoles ou vexatoires ou qui constituent un abus du droit d'accès.
[Traduction]
Cette mesure aurait l'effet opérationnel d'accroître la capacité des ressources de concentrer leurs efforts sur le respect des délais prévus par la loi pour le traitement des demandes sérieuses, plutôt que de passer du temps à traiter des demandes frivoles ou vexatoires.
La recommandation 4.15 exige que les institutions soient tenues de divulguer les renseignements personnels lorsque la personne à laquelle ces renseignements se rapportent a consenti à leur divulgation, lorsqu'il est raisonnable de le faire. IRCC détient les renseignements personnels de millions de personnes littéralement, tant des Canadiens que des ressortissants étrangers, de partout dans le monde. Nous l’avons en raison des données sur les passeports que nous conservons, de l’information sur la citoyenneté que nous avons et, bien sûr, les dossiers d’immigration, que ce soit ceux des résidents temporaires ou des résidents permanents au Canada.
Quand IRCC traite une demande d'accès à l'information, les documents recueillis en réponse à celle-ci contiennent souvent des renseignements personnels appartenant à d'autres individus autres que le demandeur. Ces renseignements personnels sont régulièrement protégés contre la divulgation. En fait, monsieur le président, l'an dernier IRCC a protégé les renseignements personnels d'individus dans 14 579 demandes d'accès à l'information. Cela reflète 43 % des demandes complétées. Par conséquent, la recommandation visant à obtenir le consentement aurait un effet opérationnel sur la capacité d'IRCC à respecter la grande majorité des délais prévus par la loi.
[Français]
La recommandation 2.3 propose d'étendre le droit d'accès à toutes les personnes. À l'heure actuelle, 70 % des auteurs de demande ont recours à un représentant ou à une tierce partie pour présenter une demande, car ils ne sont pas présents au Canada.
Pour IRCC, si tous pouvaient présenter une demande sans l'intermédiaire d'un représentant canadien, cela pourrait avoir des répercussions sur ses ressources, car la mesure pourrait entraîner la réception d'un nombre important de demandes. Une augmentation de cette envergure et de cette nature pourrait nuire à notre capacité de respecter les délais de conformité prévus par la loi.
Encore une fois, je tiens à vous remercier de nous avoir invités aujourd'hui et de nous avoir permis de contribuer à votre étude.
Nous sommes prêts à répondre à vos questions.
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Bonjour. Monsieur le président, et mesdames et messieurs, membres du Comité, je vous remercie infiniment de m’avoir invité à présenter le cadre d’administration de la Loi sur l’accès à l’information du ministère de la Défense nationale. C’est toujours un honneur de rencontrer des membres et des collègues distingués devant le Comité et de répondre à vos questions. Ce matin, je suis accompagné de la directrice de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, Mme Kimberly Empey.
Monsieur le président, avant de présenter le cadre d’administration sur l’accès à l’information à la Défense, il me semble utile d’en préciser le contexte. Le ministère de la Défense nationale et les Forces armées canadiennes forment la plus grande organisation du gouvernement fédéral. Ensemble, ils forment l’équipe de la Défense, qui comprend plus de 100 000 employés, notamment 66 000 membres de la Force régulière, 23 000 membres de la Force de réserve et 22 000 employés civils. La Défense a des bases et des stations partout au Canada; elle possède le plus grand portefeuille de biens immobiliers de toutes les organisations du gouvernement du Canada. Les Forces armées canadiennes mènent leurs opérations partout dans le monde. Chaque année, le Ministère prend part à des projets d’acquisition de plusieurs milliards de dollars, y compris des grands projets d’immobilisations pluriannuels. En résumé, la Défense est une organisation d’envergure et complexe.
Monsieur le président, j’aimerais maintenant présenter quelques statistiques extraites du Rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l’accès à l’information du ministère de la Défense nationale pour l’exercice financier 2014-2015. Pendant cet exercice, la Défense a reçu 2 635 demandes d’accès à l’information, soit un volume légèrement inférieur à celui de l’exercice 2013-2014, et cela a marqué le premier recul depuis quatre ans. Parmi ces demandes, la Défense en a traité 2 029 au cours de la même année, dont 49 % en moins de 30 jours et un autre 17 % en moins de 60 jours.
Pour la période visée par le rapport, 38 employés à temps plein, trois employés à temps partiel et deux consultants étaient affectés au traitement des demandes d’accès à l’information, et nous avons dépensé un peu plus de 3 millions de dollars à cet égard.
Monsieur le président, pour traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, la Défense a instauré un cadre d’administration en quatre étapes fondé sur les politiques internes, les directives et la formation. Le cadre définit les procédures et les directives de traitement des demandes d’accès à l’information présentées en vertu de la Loi.
Dans un premier temps, un groupe de travail est responsable de la réception et de l’évaluation des demandes d’accès à l’information. La plupart du temps, il communique avec le demandeur pour cerner précisément la nature de sa demande et il détermine ensuite quelle organisation interne est responsable de l’information visée par la demande.
Dans un deuxième temps, l’organisation en question fournit l’information demandée au personnel spécialement formé de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Ce dernier procède à un examen détaillé de la demande et il détermine si des mesures administratives doivent être prises, par exemple tenir une consultation additionnelle, prolonger le délai, vérifier le bien-fondé des exclusions proposées et obtenir un avis juridique au besoin.
En troisième lieu, on accorde au Ministère un délai de deux jours pour évaluer les exigences relatives au plan de communication à adopter en ce qui a trait à la divulgation de l’information.
Enfin, l’information demandée est transmise au demandeur et un sommaire de la demande d’accès à l’information complétée est publié en ligne de sorte que le public puisse demander la même information.
Les demandes simples sont traitées en 30 jours. Comme vous pouvez le constater, nous respectons scrupuleusement le droit d’accès à l’information du public, tout en prenant nos responsabilités au sérieux et les mesures nécessaires pour fournir l’information dans les meilleurs délais. Cependant, en raison de son envergure, de la complexité de sa structure et de son mandat, la Défense doit parfois faire face à des obstacles que n’ont pas à surmonter d’autres organisations. En fait, étant donné la nature de notre organisation, je suis d’avis que notre rendement est remarquable.
Monsieur le président, ceci met fin à mon introduction. Je serais heureux de répondre aux questions des membres du Comité.
Merci.
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Si vous me le permettez, je vais répondre à la question.
Nos travaux sont fondés sur des charges de travail passées et la complexité des dossiers que nous avons. À la Défense nationale, il faut d'abord mentionner que la plupart de nos données sont en format papier, alors nous devons faire de la recherche à l'extérieur et ramener les données au ministère avant de les scanner pour pouvoir faire notre travail. À la Défense, les données sont surtout en format papier, ce qui pose problème.
Pour ce qui est de la complexité, nous étudions aussi nos accords internationaux et nos accords avec des tiers. Nous devons examiner toutes les exemptions prévues dans la loi pour assurer notre conformité à celle-ci.
En fonction de la complexité des dossiers, de la charge de travail et de la répartition de la charge, nous estimerons le nombre de personnes dont nous avons besoin. En gros, on se sert d'une estimation pour déterminer les coûts futurs; ils dépendent de ce qui s'est passé et de nos tentatives de prévisions. C'est un peu un art.
Nous utilisons comme mesure le nombre de dossiers qu'une personne dotée d'un certain niveau de compétences peut traiter. Nous disposons de ces mesures et nous les gardons à l'esprit. Ensuite, si nous avons des dossiers vraiment complexes ou qui requièrent des recherches poussées, ou si nous avons besoin de l'apport de tiers ou d'autres pays, nous en donnerons souvent une partie à des consultants qui pourront les guider. Nous serons alors en mesure de donner les dossiers moins complexes à nos employés, si bien qu'ils pourront les faire en moins de temps. Nous nous fondons sur notre mesure et notre rendement.
Vous aurez remarqué dans les statistiques et notre rapport annuel que si nous nous rendons compte que notre arriéré augmente, nous intensifierons nos efforts pendant une année donnée afin de le réduire à un nombre plus raisonnable de dossiers. Nous venons de terminer une année dans laquelle nous avons multiplié les efforts depuis décembre pour réduire notre arriéré de façon à pouvoir commencer l'année avec un taux plus raisonnable.
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Globalement, nous acceptons beaucoup plus de demandes que nous en refusons. Tout de suite, donc, vous n'avez connaissance que d'un petit pourcentage de ces demandeurs, candidats à l'immigration permanente ou à l'immigration temporaire. Quand c'est là tout ce que vous voyez, cela déforme la réalité, et il semble que nous disions toujours non, alors que, en réalité, c'est le contraire.
Parmi les autres processus que nous essayons de mettre sur pied, il y a celui de mieux peupler nos centres d'appel, pour répondre directement, en personne, aux clients plutôt que de leur faire remplir une demande en ligne, sans parler à personne. Nous avons aussi, et je pense que vous le savez, une ligne téléphonique pour les députés, pour les aider par un lien direct, par téléphone ou courriel, à partir des bureaux de circonscription.
Ces derniers mois, nous avons consacré beaucoup de temps à l'examen d'une façon d'acheminer tous les appels ou tous les courriels, toutes les demande d'AIPRP, toute la démarche du service à la clientèle, vers un service du ministère, pour en assurer le traitement cohérent et uniforme, pour que les demandeurs obtiennent les mêmes réponses, parce que nous constatons aussi le phénomène du demandeur qui se reprend tant qu'il n'obtient pas la réponse désirée. Si, par le téléphone, j'essaie d'obtenir des renseignements, puis que je consulte un avocat, je risque d'obtenir une réponse différente. Idéalement, on revient à la publication, tout de suite, du maximum de renseignements, ce qui permet une économie maximale de temps, ultérieurement.
Mais ça ne fera pas l'affaire de tout le monde, n'est-ce pas? Leur demande de visa a été refusée.