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Arrière-scène : l'Administration de la Chambre des communes

Appuyer les députés

Qu'ils travaillent à des questions législatives sur la Colline du Parlement, s'entretiennent avec des électeurs dans leur circonscription ou rencontrent d'autres législateurs à l'étranger, les députés sont appuyés dans leur travail par le personnel de l'Administration de la Chambre des communes.

L'Administration de la Chambre des communes se compose de cinq secteurs administratifs : les Services de la procédure; le Bureau du légiste et conseiller parlementaire; les Services de l'information; les Services de la Cité parlementaire; et les Services corporatifs. Ces secteurs, pour lesquels travaillent l'équivalent de 1 737 employés à temps plein, relèvent de la greffière de la Chambre des communes, laquelle est responsable devant le Président et remplit les fonctions de secrétaire du Bureau de régie interne. La première femme à faire office de greffière de la Chambre des communes, Audrey O'Brien, a été nommée à ce poste en octobre 2005 à la suite d'un examen de sa nomination par un comité permanent et d'un vote de ratification à la Chambre. M^me O'Brien succède à William C. Corbett qui a pris sa retraite après 26 années de dévouement au service de la Chambre.

Le Bureau de régie interne gère l'Administration de la Chambre. Présidé par le Président de la Chambre et composé de députés de tous les partis politiques reconnus, le Bureau de régie interne est responsable de toutes les questions de politique financière et administrative touchant la Chambre des communes.

Objectifs stratégiques

Dans son Aperçu stratégique pour la 38^e législature, l'Administration de la Chambre des communes a présenté quatre principaux objectifs qui traduisent sa vision, ses valeurs et son mandat et qui encadrent ses activités à l'appui des députés. Ces objectifs sont les suivants :

1. Appuyer le rôle changeant des députés
2. Améliorer les services permanents aux députés et soutenir l'institution
3. Favoriser la compréhension et appuyer l'avancement des institutions législatives
4. Appliquer dans un contexte parlementaire les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses

Les sections suivantes décrivent les principales réalisations à l'égard de ces objectifs en 2005-2006 et les engagements de l'Administration de la Chambre pour 2006-2007.

I. Appuyer le rôle changeant des députés

Bien que l'institution ait déjà plus de 100 ans, la Chambre des communes évolue constamment en fonction des exigences d'une société moderne en adoptant de nouvelles façons de faire et en donnant aux citoyens l'accès aux travaux du Parlement. L'Administration de la Chambre des communes appuie ce travail en répondant aux besoins des députés, soit en fournissant de nouveaux outils, en peaufinant la procédure et en tirant le meilleur parti des nouvelles technologies.

Appuyer l'évolution des coutumes et des règles parlementaires

Bon nombre des règles qui régissent le fonctionnement de la Chambre des communes ont été adoptées à l'ère des gouvernements majoritaires. La 38^e législature a été la première en plus de 25 ans à être dotée d'un gouvernement minoritaire, et un grand nombre de ces règles ont été mises à l'épreuve dans cet environnement. L'Administration de la Chambre a mis son appui et ses conseils au service de l'application de règles existantes dans de nouvelles circonstances qui ont permis la rédaction et la mise en œuvre de nouvelles modifications au Règlement existant. Ce soutien se continuera au cours de la 39^e législature, qui est aussi celle d'un gouvernement minoritaire

 

Assurer une infrastructure technologique souple

• L'Administration a continué à assurer un environnement technologique robuste et sûr, adapté aux besoins :
  • en choisissant un outil pour la gestion des supports audio et vidéo des délibérations de la Chambre et des comités;
  • en mettant à niveau les systèmes de câblage, de surveillance et de contrôle dans la salle de contrôle de radio-télédiffusion de la Chambre;
  • en planifiant et en mettant en place des services et une infrastructure de la technologie de l'information dans le cadre du programme de rénovation à long terme pour la Colline du Parlement;
  • en fournissant une connectivité souterraine aux bâtiments situés au nord et au sud de la rue Wellington, lieu où sont situés les principaux édifices du Parlement.

Améliorer l'accès à l'information parlementaire pour les députés

• Les travaux se sont poursuivis à l'égard de la conception d' « Aujourd'hui à la Chambre », un site Web qui constituera pour les députés, leurs employés et le public un point central d'accès à l'information sur les travaux quotidiens de la Chambre des communes. L'Administration de la Chambre lancera la phase initiale de ce site en 2006-2007.
• L'Administration de la Chambre, en partenariat avec le Sénat, la Bibliothèque du Parlement et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, a créé la Vision et stratégie des services d'information parlementaire, une première étape essentielle vers la définition d'une approche coordonnée de la gestion de l'information et d'une collaboration plus étroite entre ces institutions dans l'intérêt des parlementaires, de leurs employés et du public. Au cours de l'année qui vient, une nouvelle structure de gouvernance sera mise en place pour le partage de cette information.

Engager les Canadiens dans le processus parlementaire

• L'Administration de la Chambre a doté le site Web des comités de la Chambre des communes de nouvelles caractéristiques en vue de faciliter aux usagers l'accès aux rapports et de leur donner plus d'information sur les personnes-ressources et les travaux des comités.
• Le Comité permanent des affaires étrangères et du commerce international a aussi mis à l'essai une trousse de consultation électronique qui sera présentée aux comités au début de la 39^e législature. La trousse est une plateforme d'outils de base de consultation électronique qui a été mise au point pour aider les comités qui le souhaitent à utiliser Internet pour consulter les Canadiens.

II. Améliorer les services permanents aux députés et soutenir l'institution

L'un des rôles essentiels de l'Administration de la Chambre consiste à soutenir l'institution en améliorant les services de base et les systèmes de soutien nécessaires pour répondre aux besoins des députés, et à assurer au public un accès sûr et convenable à ces édifices nationaux importants. Au cours de la dernière année, ses activités en ce sens ont inclus la planification de la construction et du déménagement en cas d'urgence, de même que la préparation de documents et d'ateliers pour améliorer la connaissance des questions parlementaires.

Rénover les édifices du Parlement

• L'Administration de la Chambre des communes a contribué à la mise à jour de la vision et du plan à long terme pour la Cité parlementaire et à la stratégie de mise en œuvre s'y rapportant. Le plan définit un programme majeur de nouvelles constructions et rénovations qui a été révisé par suite de nouvelles priorités.
• Les travaux de rénovation de l'édifice de l'Ouest ont commencé, ainsi que les plans de déménagement des occupants afin de permettre que les travaux majeurs de construction soient exécutés. Des locaux temporaires seront aménagés afin de réintstaller, pour quelques années, toutes les fonctions de l'édifice de l'Ouest.
• En partenariat avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, l'Administration a continué à superviser la planification, la conception et la mise en application des installations, infrastructures et technologies de l'information pour appuyer la réinstallation des députés et de leur personnel, ainsi que celle des fonctions parlementaires.

Améliorer les services de technologie de l'information

• La Chambre des communes achève la mise au point d'un nouveau formulaire électronique d'achat des fournitures de bureau dans la circonscription pour assurer un service aux députés dans de meilleurs délais. Celui-ci sera disponible durant l'exercice qui vient.
• L'Administration de la Chambre a continué à perfectionner ses systèmes technologiques pour améliorer la gestion de l'information sur les ressources financières et humaines et assurer un meilleur soutien aux députés et à l'Administration de la Chambre.
• Des approches et des technologies durables destinées à soutenir le sous-titrage en simultané des délibérations ont fait l'objet d'une évaluation, et la technologie appropriée sera choisie durant le prochain exercice.

Améliorer le plan de reprise et de continuité des opérations de la Chambre des communes

• L'Administration de la Chambre a amélioré son plan de reprise et de continuité des opérations pour s'assurer que le Parlement puisse déménager rapidement et reprendre ses activités en cas d'urgence. Des sites alternatifs ont été identifiés et il y a eu évaluation des menaces, des risques et de l'impact pour certains sites. Des plans et des stratégies de déménagement ont aussi été élaborés pour les activités de la Chambre et des circonscriptions.

Soutenir l'institution et améliorer les services

• Dans le cadre du programme des préparatifs électoraux, l'Administration de la Chambre et la Bibliothèque du Parlement ont fourni des services aux députés nouvellement élus, réélus ou sortants durant la période entourant la dissolution de la 38^e législature et l'ouverture de la 39^e législature. Mentionnons un site Web sur les services offerts aux députés, une ligne de dépannage sans frais, un centre d'information et une foire des services, ainsi que des séances d'orientation sur les services administratifs et de procédure. Au cours des deux mois qui ont suivi l'élection, le centre d'information a accueilli plus de 674 visiteurs et a repondu à 1 393 demandes de renseignements téléphoniques.
• L'Administration de la Chambre a produit des documents sur une variété de questions parlementaires. Par exemple, un guide des associations parlementaires a été rédigé pour les présidents d'association; il y a eu publication d'une nouvelle version du Règlement de la Chambre des communes, mettant en relief les articles provisoires pour une consultation plus facile; en outre, il y a eu mise à jour des versions électroniques des publications suivantes : Comités-Guide pratique, Vocabulaire de la procédure parlementaire, et Affaires émanant des députés-Guide pratique.
• Tout au long de l'année qui vient de s'écouler, l'Administration de la Chambre et la Bibliothèque du Parlement ont offert aux députés et à leurs employés des ateliers sur diverses questions de procédure, comme le processus législatif, les mécanismes financiers et les travaux au sein des comités de même qu'à la Chambre. Au cours du prochain exercice, l'Administration et la Bibliothèque continueront à appuyer les députés et leurs employés à l'aide d'ateliers sur des sujets tels que les affaires émanant des députés.

III. Favoriser la compréhension et appuyer l'avancement des institutions législatives

L'Administration de la Chambre des communes aide les députés à mieux faire comprendre les institutions parlementaires du Canada. Les activités en ce sens vont de la rédaction d'ouvrages faisant autorité sur la Chambre des communes aux hommages rendus à la beauté des édifices du Parlement sur le Web. L'Administration fournit également une aide précieuse aux députés dans leurs rapports avec d'autres assemblées législatives partout dans le monde, qu'il s'agisse d'échanger des idées et des expériences avec leurs homologues ou de venir en aide à des institutions législatives existantes ou émergentes.

Mettre à jour les publications de fond sur la procédure parlementaire

• Pour continuer à offrir au public l'accès à des ouvrages de référence incontournables sur la procédure, l'Administration de la Chambre des communes a mis à jour ou rendu accessible en ligne un certain nombre de documents clés qui expliquent la procédure, l'histoire et les traditions de la Chambre des communes.
• • La première édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes - aussi appelée le Marleau-Montpetit, d'après ses auteurs - a été affichée sur le site Web du Parlement du Canada. La planification et les recherches se poursuivront en vue d'une deuxième édition au cours de l'année qui vient.
  • Conçu spécialement pour Internet, le Compendium de la procédure parlementaire (qui a remplacé le Précis de procédure) explique le fonctionnement de la Chambre et de ses comités.
  • La révision de la deuxième édition du Règlement annoté de la Chambre des communes, qui commente chacun des articles du Règlement - les règles de procédure de la Chambre des communes - et en résume l'historique, est terminée. Il y aura lancement en 2006-2007 d'une version électronique de cette publication.

Offrir des occasions d'apprentissage aux parlementaires et aux hauts fonctionnaires du Canada et de l'étranger

• En partenariat avec le Sénat du Canada et la Bibliothèque du Parlement, l'Administration de la Chambre a continué à offrir son Programme d'études des hauts fonctionnaires parlementaires aux hauts fonctionnaires d'autres assemblées législatives. En plus d'organiser des ateliers en français et en anglais, et en réponse à l'accroissement de la demande accrue de coopération dans les Amériques, le Parlement du Canada a invité le Brésil et les pays hispanophones du Forum interparlementaire des Amériques (FIPA) à prendre part à un programme spécial en espagnol à la fin d'octobre 2005.
• Des représentants des législatures du Brésil, de la Colombie, du Costa Rica, du Mexique, du Paraguay, du Pérou et de l'Uruguay ont ainsi pu se familiariser avec le système parlementaire canadien et discuter des défis que doivent relever les hauts fonctionnaires parlementaires. Une session spéciale du Programme d'études des hauts fonctionnaires parlementaires sera offerte en 2006 à des représentants du nouveau Parlement afghan.
• En août 2005, les greffiers du Sénat et de la Chambre des communes ont été les hôtes du séminaire de perfectionnement professionnel de 2005 de l'Association des greffiers parlementaires du Canada, lequel a permis aux membres de l'Association de parfaire leurs connaissances du système et de la procédure parlementaires au Canada et de discuter de pratiques exemplaires.
  
  Soixante-cinq greffiers fédéraux, provinciaux et territoriaux y ont assisté, de même que plusieurs greffiers de l'Australie, des États-Unis, du Royaume-Uni, de l'Irlande du Nord et de l'Écosse.
• Du 11 au 15 septembre 2005, le Sénat et la Chambre des communes ont été les hôtes de la 5^e Conférence annuelle de l'Association canadienne de l'Administration parlementaire (ACAP), un organisme regroupant des hauts fonctionnaires responsables de l'administration parlementaire dans les différentes assemblées législatives canadiennes. Les membre de l'ACAP offrent des services et de l'orientation dans les domaines de l'administration, des finances, des ressources humaines et de la technologie de l'information. La Conférence, tenue sur la Colline du Parlement, s'est révélée pour les participants une occasion exceptionnelle pour échanger de l'information et mettre en commun des connaissances et des pratiques en matière de services parlementaires.

Partager le patrimoine du Parlement avec les Canadiens

• L'Administration de la Chambre a lancé un site Web sur la collection patrimoniale de la Chambre des communes à l'automne 2005 pour donner facilement accès aux Canadiens à de l'information digne de foi sur l'art, l'architecture et les artéfacts du Parlement. Des profils sur les sculptures, la ferronnerie et d'autres caractéristiques viendront s'ajouter régulièrement au site.
• Pour marquer l'Année de l'ancien combattant et mettre en relief un élément moins bien connu des édifices du Parlement, l'Administration de la Chambre a créé un site Web sur la Chapelle du Souvenir. Lancé en décembre 2005, le site offre une visite virtuelle de cette salle paisible, mais saisissante, où hommage est rendu aux Canadiens qui ont sacrifié leur vie pour le Canada tout au long de son histoire.

IV. Appliquer dans un contexte parlementaire les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses

La Chambre des communes adopte des pratiques exemplaires et des processus de gestion efficaces et préconise une gestion responsable de ses ressources dans le cadre de ses efforts constants pour s'acquitter de son obligation de reddition de compte et de transparence envers les Canadiens.

Assurer la sécurité de la Chambre des communes

• L'Administration de la Chambre des communes a amélioré la sécurité en renforçant ses liens avec ses partenaires au Sénat du Canada et à la Gendarmerie royale du Canada et en intégrant ses activités de maintien de la sécurité aux leurs. En collaboration avec le Service de sécurité du Sénat, l'Administration a commencé à utiliser une carte d'identité commune pour la Cité parlementaire. Cette nouvelle carte d'identité favorise la facilité d'accès et une sécurité plus accrue. Figure au nombre des mesures de sécurité annoncées pour 2006-2007 « La sécurité est l'affaire de tout le monde », une stratégie destinée à sensibiliser les employés aux questions de sécurité.

Renforcer les pratiques de gestion de la Chambre des communes

• Durant le dernier exercice, les activités de vérification, d'évaluation et d'examen ont été concentrées les préparatifs électoraux, la politique sur la carte de crédit, la conformité environnementale et la passation des marchés. En outre, les états financiers de l'Administration de la Chambre pour 2004-2005 ont fait l'objet d'une vérification. En 2006-2007, l'accent portera sur la gestion de risques liés aux activités touchant les pratiques contractuelles et financières, maintenant des activités annuelles dans les deux cas. Mentionnons au nombre des autres évaluations à venir celles qui porteront sur la résolution des conflits, les données sur les ressources humaines, la gestion de la continuité des opérations et l'application de diverses politiques.
• Conformément à son cadre stratégique pluriannuel, l'Administration de la Chambre a entrepris l'examen ou l'élaboration de politiques sur des questions telles la gestion des conflits d'intérêts, la classification, et la nécessité de répondre aux besoins des employés pour assurer la pleine participation de tous en milieu de travail. En 2006-2007, elle s'intéressera plus particulièrement aux politiques relatives aux contrats et à l'équité en matière d'emploi.
• Reconnaissant l'importance d'une approche de la gestion de ses actifs et de l'assurance de leur durabilité axée sur le cycle de vie, l'Administration de la Chambre a entrepris d'élaborer une stratégie de gestion des actifs.

Gérer l'information parlementaire et les biens liés à la technologie de l'information

• L'Administration de la Chambre des communes a mis au point de nouvelles méthodes d'utilisation de la technologie pour repérer l'information clé sur les associations parlementaires et leurs membres. Un logiciel servira à produire des rapports qui seront déposés au Sénat et à la Chambre des communes, et publiés sur le Web.
• Dans le cadre d'un projet pilote axé sur le Manuel des allocations et services aux députés, l'Administration de la Chambre a mis à l'essai un logiciel qui permet de mettre à jour de l'information en ligne rapidement et facilement, et de fournir aux utilisateurs des données exactes et fiables.
• L'Administration de la Chambre a mis au point des outils pour gérer et partager de l'information névralgique à l'échelle de la Chambre des communes, avec des partenaires parlementaires et au moyen d'Internet. Grâce à ces outils, l'information recueillie pourra être réutilisée sous de nombreuses formes et dans de nombreuses publications, ce qui permettra d'éviter le double emploi et assurera une plus grande exactitude de l'information publiée. Les mesures prises incluent la création d'un groupe de « pratiques exemplaires » pour les normes de publication; l'amélioration des méthodes d'évaluation de l'utilisation du temps à la Chambre; et l'élaboration d'une terminologie commune pour entreposer, repérer et gérer l'information sur la procédure.
• On a apporté des améliorations aux sites Web de deux grandes conférences internationales dont le Parlement sera l'hôte l'an prochain afin que les participants puissent plus facilement s'inscrire en ligne et obtenir de l'information sur la conférence : la 12^e Assemblée générale de la Conférence des parlementaires de l'Asie Pacifique sur l'environnement et le développement, et la 52^e Session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OTAN.

Maintenir un effectif motivé et efficace

• Comme mesure proactive pour faire face à l'augmentation prévue des taux de départ à la retraite au cours des quelques prochaines années, l'Administration de la Chambre a continué à moderniser les pratiques de gestion des ressources humaines ou en a adopté de nouvelles pour s'assurer du maintien d'un effectif hautement qualifié et motivé. Des profils des compétences continueront à être établis pour tous les postes aux fins de la dotation en personnel et de l'évaluation.
• Conformément à sa stratégie de gestion des ressources humaines, l'Administration a élaboré un plan d'équité en matière d'emploi qui sera mis en œuvre en 2006-2007, et elle a jeté les bases d'un programme de gestion et de résolution des conflits.
• En plus d'élaborer des politiques sur la santé et la sécurité au travail et des programmes de prévention des accidents, qui entreront en vigueur au cours du prochain exercice, l'Administration de la Chambre a pris de nouvelles mesures pour favoriser l'instauration d'un environnement de travail axé sur la santé et la sécurité. Figurent au nombre de ces mesures des ateliers mensuels sur des questions liées à la santé, des séances de vaccination et de dépistage de l'hypertension artérielle, des cours de conditionnement physique et un projet pilote d'évaluation des risques pour la santé.

Améliorer la gestion environnementale sur la Colline

• En juin 2005 avait lieu la première cérémonie de remise de prix de l'environnement pour les quatre participants au programme Partenaires pour une Colline verte (le Sénat, la Chambre des communes, la Bibliothèque du Parlement et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada). Les partenaires ont aussi reçu le prix de la prévention de la pollution 2005 du Conseil canadien des ministres de l'Environnement.
• Un examen des produits chimiques a permis d'identifier 15 produits de nettoyage pouvant être remplacés par un produit plus respectueux de l'environnement, d'où une réduction des risques d'exposition à des produits chimiques et de mélange accidentel de produits incompatibles. L'Administration a en outre élargi le programme de compostage d'essuie-tout en mettant en œuvre les recommandations de la vérification annuelle de la gestion des déchets.
• Il y a aussi eu mise en œuvre d'un programme de laissez-passer qui permet aux employés d'acheter leur carte d'abonnement d'autobus au moyen de retenues salariales, ainsi que d'un programme en ligne de covoiturage.