ETHI Réunion de comité
Les Avis de convocation contiennent des renseignements sur le sujet, la date, l’heure et l’endroit de la réunion, ainsi qu’une liste des témoins qui doivent comparaître devant le comité. Les Témoignages sont le compte rendu transcrit, révisé et corrigé de tout ce qui a été dit pendant la séance. Les Procès-verbaux sont le compte rendu officiel des séances.
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CANADA
Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique
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TÉMOIGNAGES
Le mardi 1er juin 2010
[Enregistrement électronique]
[Traduction]
Nous tenons aujourd'hui la 17e réunion du Comité permanent de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de l'éthique. Conformément au sous-alinéa 108(3)h)(vi) du Règlement, nous examinons les allégations d'ingérence dans les demandes d'accès à l'information.
Nous avons des témoins à entendre, mais auparavant, je tiens à confirmer pour le comité certaines mesures que la présidence a prises, conformément à ce qu'avait autorisé le comité. Jeudi dernier, après la réunion du comité de direction, j'ai convoqué M. Togneri, Mme Jillian Andrews et M. Dimitri Soudas à comparaître à nos trois prochaines réunions, c'est-à-dire la réunion du mardi et les réunions du mardi et du jeudi de la semaine suivante. Notre greffier a demandé à ce que ces personnes confirment leur comparution à ces dates, mais nous n'avons reçu aucune réponse des trois personnes que nous avions convoquées à comparaître.
Vendredi dernier, nous avons convoqué de nouveau les trois mêmes personnes, en demandant une fois de plus à ce qu'elles confirment leur comparution afin que le comité puisse planifier son calendrier. Nous n'avions pas reçu de réponse à la fin de la journée de vendredi. Nous avons attendu jusqu'à hier, mais à midi, nous n'avions toujours pas reçu de réponse de nos trois invités.
Par conséquent, j'ai signé et livré hier après-midi des assignations à comparaître à Mme Andrews et à M. Soudas, puisque comme vous le savez, M. Togneri fait déjà l'objet d'une telle assignation. Je tenais à en informer le comité, parce qu'une fois que ces documents sont délivrés, l'information devient généralement publique.
Nos témoins d'aujourd'hui sont M. Tom Makichuk, directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels au ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux; Mme Jackie Holden, directrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels au ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences; Mme Anne Wesch, directrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels au Bureau du Conseil privé; Mme Monique McCulloch, directrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international; et Mme Denise Brennan, directrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels au Secrétariat du Conseil du Trésor. Bienvenue à tous.
Je vous prie de nous excuser de vous entendre ainsi en groupe, mais puisqu'il nous reste peu de réunions de comité pour terminer notre travail, nous avons estimé que c'était nécessaire pour que nos réunions soient plus efficaces. Par conséquent, nous vous avons dit que nous souhaitons que vous nous fassiez une brève déclaration liminaire, si vous le souhaitez — ce n'est pas nécessaire, mais vous le pouvez —, et nous passerons ensuite aux questions des députés.
Nos témoins ont-ils des questions? Non? Fantastique. Nous allons donc commencer selon l'ordre de la liste.
Monsieur Makichuk, du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, vous avez la parole.
Je vous remercie de l'occasion que vous m'avez offerte de témoigner devant vous.
Je me présente; je suis Tom Makichuk. Je suis fonctionnaire depuis 1987 et j'ai consacré 10 de mes 23 années de service au domaine de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Je me suis joins à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada le 6 juillet 2009, à titre de directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Mon rôle est de diriger le programme d'AIPRP au ministère. Je m'acquitte de cette responsabilité avec un personnel de 27 équivalents temps plein et un budget combiné de 2,6 millions de dollars.
Comme vous le savez, l'accès à l'information gouvernementale est considéré comme l'un des éléments de notre démocratie. Monsieur le président, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada prend cette responsabilité au sérieux. En témoignent nos résultats en ce qui a trait au traitement des demandes faites en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Au cours des trois derniers exercices, le ministère a répondu à plus de 1 900 demandes faites en vertu de la loi, ce qui représente près d'un demi-million de pages d'information divulguée. En outre, depuis 2008-2009, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a répondu à temps à plus de 95 p. 100 des demandes d'accès à l'information reçues. Jusqu'à maintenant, moins de 1 p. 100 des demandes d'accès reçues au cours du dernier exercice ont donné lieu à des plaintes valides qui ont fait l'objet d'une enquête menée par le Commissariat à l'information du Canada.
En outre, le Commissaire à l'information a reconnu le rendement du ministère en lui accordant des notes au-dessus de la moyenne dans sa fiche de rendement de 2008-2009. Des 24 institutions évaluées, TPSGC s'est classé parmi les trois premières, obtenant 4,5 étoiles sur une possibilité de 5, ainsi qu'une note alpha B. Ces résultats témoignent clairement de l'engagement et du dévouement du ministère envers la transparence et la conformité à la loi. En outre, ils correspondent aux valeurs de respect, d'intégrité, d'excellence et de leadership de TPSGC.
Je suis maintenant heureux de répondre à vos questions.
Merci, monsieur Makichuk.
Nous allons maintenant entendre Jackie Holden, directrice au ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences.
Je n'ai pas préparé de déclaration écrite. Je souhaite simplement vous dire que je suis heureuse de comparaître devant le comité aujourd'hui et de répondre à toutes les questions que vous voudrez me poser.
Merci beaucoup, madame Holden.
Passons maintenant à Mme Ann Wesch, directrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels au Bureau du Conseil privé.
Merci, monsieur le président. Bonjour aux membres du comité.
Je vais expliquer au comité mon rôle et les rapports que la division entretient avec le Cabinet du premier ministre et le personnel ministériel, pour répondre aux demandes envoyées au Bureau du Conseil privé en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels relève de la sous-ministre adjointe des services ministériels du BCP et compte 28 employés. La division de l'AIPRP traite toute les demandes liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels du BCP, conformément aux obligations réglementaires et aux lignes directrices du Conseil du Trésor.
Le travail de l'AIPRP peut être divisé en cinq étapes. En règle générale, environ quatre jours avant la date d'échéance, une copie des documents divulgués est transmise aux communications du BCP et au personnel du CPM chargé de la gestion des enjeux. Les documents sont présentés tels qu'ils seront transmis au demandeur. Cette copie des documents à transmettre permet au personnel ministériel d'informer le premier ministre des divulgations à venir et de se préparer aux questions pouvant être posées par les médias ou à la Chambre. Il n'y a pas d'examen ou d'approbation de documents de la part du CPM, et la procédure ne retarde aucunement le traitement d'une demande. Elle est courante et systématique pour toutes les demandes.
Elle ne comporte aucun mécanisme permettant de modifier une décision, de réviser le contenu de documents ou de retarder l'accès à ceux-ci. En outre, l'identité du demandeur est protégée. De l'information est également transmise au CPM par l'entremise de notes de service. Dans le cas de chacune des demandes, la division de l'AIPRP envoie au chef de cabinet du premier ministre une note de service, c'est-à-dire un avis de communication prochaine d'information. En outre, je rencontre chaque semaine des responsables de la gestion des enjeux au CPM pour fournir des renseignements sur les demandes et les consultations relatives à l'AIPRP qui sont présentées au BCP, et sur celles qui sont fermées. Il s'agit purement d'une séance d'information.
La division de l'AIPRP procède ainsi pour tenir le personnel ministériel et les hauts fonctionnaires du BCP au courant de l'information communiquée en vue de répondre à des demandes d'accès. Le Bureau du Conseil privé ne répartit pas les demandes en catégories et il ne réserve pas de traitement spécial à certains dossiers. Il traite toutes les demandes de la même manière. Le personnel ministériel du CPM n'intervient pas dans le processus d'approbation et il ne m'a jamais demandé de modifier une décision, ni de réviser du contenu ou de retarder ou de refuser l'accès, ou de dissimuler de l'information. Toutes les décisions concernant la divulgation de renseignements pour répondre à des demandes sont prises par des fonctionnaires du BCP.
Cette circulation ascendante de l'information est tout à fait compatible avec la responsabilité constitutionnelle d'un ministre dans le cadre du fonctionnement de son ministère, y compris ses fonctions liées à l'AIPRP. Un ministre doit être informé. Cependant, le processus de travail — les décisions en ce qui a trait aux exemptions pouvant s'appliquer et aux renseignements à divulguer — relève de la compétence exclusive des fonctionnaires fédéraux qui exercent ainsi les pouvoirs leur ayant été délégués.
[Français]
J'attirerais également l'attention du comité sur les progrès accomplis par la Division de l'accès à l'information afin d'améliorer son rendement. J'ai été nommée directrice de la division en avril 2007. Au cours des trois dernières années, nous avons donné suite d'une manière plus efficace et efficiente aux demandes. La division a été restructurée en trois axes de responsabilités. Nous avons également modifié certaines procédures pour simplifier nos processus. Nous avons adopté une nouvelle technologie et renforcé le personnel.
Un programme de perfectionnement a été établi afin d'encadrer de nouveaux agents de la division. De plus, nous nous sommes informés des pratiques exemplaires utilisées par d'autres ministères. Tout cela pour dire que nous nous sommes employés à rendre notre travail plus efficace et que nous poursuivons nos efforts de sensibilisation envers le principe d'accès. Dans le cadre de ces efforts, j'ai également obtenu le plein appui de la haute direction à tous les niveaux.
[Traduction]
Par ailleurs, les notes attribuées au BCP par le Commissariat à l'information se sont améliorées. Au cours du précédent exercice, la division a traité 545 demandes d'accès, qui englobaient l'examen de 75 000 pages de documents, et elle a répondu à 350 demandes de consultation provenant de l'ensemble de l'administration fédérale. En ce qui concerne l'exercice qui a pris fin le 31 mars 2010, nous avons fermé 82 p. 100 des demandes à temps, ce qui équivaut à la note « C ». C'est une amélioration considérable. Il y a trois ans, nous avions accumulé un arriéré de plus de 230 demandes, que nous avons réduit de 98 p. 100.
En conclusion, j'ajouterais que l'application de la Loi sur l'accès à l'information en ce qui a trait aux documents de l'administration fédérale représente une très grande responsabilité. L'expert de l'AIPRP doit trouver un juste équilibre entre le droit d'accès à l'information du public et la protection de l'information en vertu de la loi.
Je vous remercie, monsieur le président, ainsi que les membres du comité, de votre attention et de cette occasion de prendre la parole.
Merci, madame Wesch.
Nous allons maintenant passer au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. Nous avons avec nous aujourd'hui Monique McCulloch, directrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Bonjour, mesdames et messieurs.
Comme directrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels au sein du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, j'ai le pouvoir délégué d'administrer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les politiques connexes du Conseil du Trésor. À ce titre, je suis heureuse de comparaître devant vous aujourd'hui.
En premier lieu, je voudrais assurer le comité que, conformément aux principes d'ouverture, d'obligation de rendre des comptes et de transparence, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est déterminé à respecter les droits des demandeurs en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En fait, le MAECI se conforme aux pratiques exemplaires du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui concerne l'administration des lois. Par exemple, le coordonnateur de l'accès à l'information, qui est le poste que j'occupe en tant que directrice, a tous les pouvoirs qui lui sont délégués par le chef de l'institution en ce qui concerne l'administration des lois. Mon poste consiste de deux niveaux hiérarchiques au plus séparé de celui d'administrateur général dans la structure organisationnelle. Mon ministère adopte de bonnes pratiques en ce qui concerne le traitement de toutes les demandes d'accès à l'information. Une approche de collaboration existe entre le bureau d'AIPRP, les bureaux des chefs et des sous-chefs des institutions, des communications, des affaires parlementaires et des représentants de programme.
Un processus est mis en place pour aviser les représentants de la divulgation imminente des dossiers lorsque le traitement d'une demande est au stade final. Le processus « Alerte Comm » du MAECI permet aux hauts fonctionnaires ainsi qu'au personnel des ministres de préparer des produits de communication requis, tels que des infocapsules et des notes pour la période de questions, 72 heures avant la divulgation d'information en vertu de la loi. Ces procédures « Alerte Comm » sont appliquées dans l'ensemble du ministère et dans les bureaux des ministres. Les grands principes du processus « Alerte Comm » d'AIPRP sont les suivants:
Permettre au ministère de préparer les questions découlant de la divulgation de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Il ne s'agit pas d'un processus d'approbation des documents devant être rendus publics par les bureaux des ministres.
L'identité des demandeurs n'est jamais divulguée à l'extérieur du bureau d'AIPRP et ce processus « Alerte Comm » ne retarde pas la publication. En fait, conformément à la politique ministérielle, nous n'accordons pas au bureau des ministres un délai de 72 heures si la date limite proposée par la loi ne le permet pas.
Afin de s'assurer que le processus d'AIPRP est bien compris et que la culture d'AIPRP est respectée dans l'ensemble du ministère, mon bureau a présenté des mesures additionnelles à l'automne 2008. Par exemple, le MAECI a mis en place un nouveau processus simplifié d'attribution des tâches dans l'ensemble du ministère, dont un guichet unique pour chaque secteur et direction et des agents de liaison spécialisés d'AIPRP. Un programme de sensibilisation d'AIPRP dans l'ensemble du ministère a été mis en oeuvre pour s'assurer que tous les représentants comprennent leurs rôles et leurs responsabilités en matière d'AIPRP.
Des rapports de rendement mensuels d'AIPRP ont été présentés à la haute direction, lesquels ont déjà donné des résultats positifs en matière de temps de traitement dans les zones de programme.
Le ministère a également présenté un programme de perfectionnement professionnel d'AIPRP pour tenir compte des questions relatives au recrutement, à la rétention et à la planification de la relève. Ce programme donne déjà des résultats tangibles.
Toutefois, il n'en reste pas moins que le MAECI traîne depuis des années un arriéré croissant en ce qui concerne les demandes d'AIPRP qui excèdent les délais accordés par les lois et cela préoccupe non seulement le Commissaire à l'information, mais également le ministère ainsi que le ministre. À la suite de la demande du ministre, les hauts fonctionnaires ministériels examinent l'attribution des ressources dans le but de réduire cet arriéré et d'accroître la capacité de réponse aux demandes des Canadiens.
En conclusion, j'aimerais répéter que le MAECI s'est engagé à répondre aux demandes d'accès à l'information et à aider tous les demandeurs à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Je vous remercie.
Merci, madame McCulloch.
Enfin, du Secrétariat du Conseil du Trésor, nous recevons Denise Brennan, directrice de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Bonjour et merci de me donner l'occasion de m'adresser à vous aujourd'hui.
Je m'appelle Denise Brennan.
[Français]
Depuis les six dernières années, je suis directrice responsable de l'unité de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels au Secrétariat du Conseil du Trésor.
[Traduction]
J'exerce le pouvoir délégué de traiter et d'approuver les demandes pour diffusion finale au secrétariat.
Aujourd'hui, je vais vous présenter un bref aperçu des procédures mises en place par le secrétariat pour traiter les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels.
L'unité de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor est fière du travail qu'elle accomplit. Nous croyons fermement en l'esprit de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Nous nous efforçons de donner l'exemple.
Nos résultats parlent d'eux-mêmes. Au cours des deux dernières années, le Secrétariat du Conseil du Trésor a respecté les délais de réponse à 97 p. 100 et à 98 p. 100 pour les demandes d'accès à l'information, et à 100 p. 100 pour les demandes relatives à la protection des renseignements personnels. Comme tout autre ministère et organisme, cette information est publiée dans nos rapports annuels au Parlement, lesquels sont également affichés sur notre site Web.
Conformément aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information, de nombreuses demandes exigent que nous menions des consultations. Cela nous permet d'être en mesure de fournir l'information la plus complète et la plus précise possible au demandeur. Nous sommes convaincus que notre processus nous permet de répondre aux demandes dans les délais prévus par la loi.
Sur réception d'une demande, mon bureau la classe comme étant routinière ou ayant une « haute visibilité ». Au cours des 10 premiers jours, nous devons obtenir des précisions, si nécessaire. Nous fournissons une estimation de ce que représentera la recherche ou nous repérons les dossiers et nous obtenons les recommandations du secteur relativement aux exemptions.
Dans les 15 jours suivants, mon personnel examine les dossiers et les recommandations. Puis, il prépare les dossiers aux fins de diffusion. Trois jours avant la diffusion du dossier, si mon bureau classe une demande dans la catégorie « haute visibilité », nous avisons la secrétaire du Conseil du Trésor et le cabinet du président du Conseil du Trésor à titre informatif seulement.
En même temps, nous informons notre direction générale des communications afin que des produits de communication soient préparés si nécessaire. Notre but consiste à conclure toutes les étapes du processus dans les 30 jours suivant la réception de la demande initiale. En fait, en 2009-2010, nous avons atteint cet objectif pour 74 p. 100 de nos dossiers.
[Français]
J'aimerais maintenant vous dire quelques mots au sujet de nos pratiques exemplaires. Les cadres supérieurs du secrétariat sont informés et sont bien au courant de notre processus, de notre progrès et de notre rendement. Chaque semaine, nous fournissons des mises à jour sur les progrès accomplis par chaque secteur quant au respect des échéances. Ce rapport, nous le fournissons au cabinet du président et aux cadres supérieurs pour nous assurer de maintenir des normes de rendement élevées. À l'arrivée d'un nouveau président, mon unité tient une séance d'information au sujet de notre processus d'accès à l'information pour les membres du cabinet du ministre. Nous donnons également des séances de formation aux gestionnaires du secrétariat et aux employés sur notre processus et sur nos échéances.
[Traduction]
Pour terminer, j'aimerais aborder une question d'intérêt pour le comité, à savoir l'ingérence politique dans les demandes d'accès à l'information. Depuis que j'occupe ce poste, aucun président du Conseil du Trésor, ni aucun membre de son personnel, n'ont jamais empêché la publication d'un document préparé à la suite d'une demande d'accès à l'information ou n'ont demandé que des textes soient modifiés.
[Français]
Pour conclure, mon équipe et moi maintenons notre engagement à l'égard des principes établis dans la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels en donnant un accès rapide aux documents du gouvernement. Nous sommes fiers de notre rendement et du travail que nous avons accompli. Je serai heureuse de répondre à toute question du comité. Merci.
[Traduction]
Merci, madame Brennan.
Je veux passer directement aux questions. J'espère que nous pourrons faire deux tours de table complets, alors allons-y.
Madame Foote, vous avez la parole.
Merci, monsieur le président.
Je remercie chacun de nos témoins d'être parmi nous ce matin. Je me rends bien compte que vous occupez tous des postes importants dans vos ministères respectifs.
Monsieur Makichuk, vous avez mentionné disposer d'un budget de 2,6 millions de dollars et de 27 employés. Si je me reporte à toutes les statistiques que vous nous avez fournies ici, j'en conclus qu'on vous tient très occupé.
Vous n'êtes probablement pas sans savoir, ainsi que l'a précisé Mme Brennan, que l'une des questions sur lesquelles notre comité s'est penché porte sur l'ingérence politique. Bien entendu, c'est l'une des raisons qui nous pousse à vouloir nous renseigner sur les demandes présentées en vertu de l'AIPRP ainsi que sur les réponses qu'on leur donne et sur la manière dont on les traite.
Selon un article paru dans le Globe and Mail, M. Tognieri aurait demandé à l'un des fonctionnaires de votre ministère « d'annuler la communication » d'un rapport. Après vous avoir entendu parler de votre travail, je suis curieux de savoir ce qu'on attend de vous et ce que vous faites. Toujours selon l'article, un fonctionnaire a été obligé de se précipiter jusque dans la salle du courrier du ministère en juillet dernier car le rapport était en route vers la Presse canadienne, qui en avait fait la demande. Cela s'est fait en dépit de l'autorisation de communiquer le rapport en entier, donnée par la Direction des immeubles du ministère. Le Bureau de l'accès à l'information de Travaux publics — dont je suppose que vous étiez alors le directeur — avait conclu après de vastes consultations qu'aucun motif juridique ne justifiait le refus de communiquer le rapport en entier. Selon le directeur général de Travaux publics, le rapport intégral devait être communiqué et les avocats du ministère de la Justice étaient du même avis.
Dans certains des courriels rédigés par M. Tognieri, on trouve, et je cite: « Pourquoi vous donnez-vous la peine de me demander mon avis si vous allez de toute manière le communiquer? » Qui donc a demandé à M. Tognieri s'il fallait communiquer ce rapport?
Je ne crois pas que quiconque ait demandé l'avis de M. Tognieri.
M. Tognieri a peut-être mal compris ses fonctions par rapport au processus que nous mettons en oeuvre à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. À l'instar de bon nombre d'autres organismes gouvernementaux, nous nous sommes dotés d'une méthode d'examen des demandes de leur contenu écrit afin d'établir si certains d'entre eux sont de nature délicate et doivent faire l'objet de certaines précisions ou séances d'information pour ce qui est de leur communication.
M. Tognieri a participé à ce processus en revoyant les textes des demandes que nous recevions toutes les semaines. Dans le cas de cette demande-ci, il a été estimé qu'elle devait s'accompagner de produits de communication destinés aux médias et qu'on en aviserait le sous-ministre adjoint responsable, le sous-ministre délégué et le ministre ainsi que l'ensemble du ministère.
Pendant que les documents transitent par cette filière, une fiche d'acheminement indique simplement que le dossier circule pour aviser les autorités et faire l'objet d'un examen. C'est pendant ces processus que M. Tognieri a sans doute pris connaissance des documents à divulguer.
Par conséquent, pour répondre de manière précise à la question, j'estime que M. Tognieri a mal interprété le rôle qu'il doit jouer par rapport aux documents à communiquer et qu'il a sans doute estimé qu'on lui demandait son avis. En fait, on ne le lui demandait pas.
Pourquoi M. Tognieri était-il autorisé à exiger d'un fonctionnaire qu'il se précipite et qu'il empêche la communication des documents — et ce, malgré le fait que tous les fonctionnaires autorisés à se prononcer sur la question étaient d'accord pour les communiquer?
Les choses se sont déroulées très rapidement. Des préoccupations ont été soulevées au sujet du dossier et on m'en a avisé. Le bureau du sous-ministre délégué a communiqué avec moi. La nature des préoccupations n'était pas très claire, mais ce qui ne faisait aucun doute, c'est que les documents avaient été mis dans une enveloppe pour que le personnel de la salle du courrier la ramasse.
Je le répète, nous ignorions la nature exacte des préoccupations exprimées et aussi si l'enveloppe avait déjà quitté la salle du courrier du ministère. Par conséquent, nous n'avons eu que quelques brèves minutes pour évaluer la situation et décider des mesures à prendre.
Il a été décidé de tenter de récupérer l'enveloppe dans la salle du courrier, si possible, puis d'évaluer la nature des préoccupations exprimées. La journée tirait à sa fin car je crois me souvenir qu'il était presque 17 heures. Nous nous sommes donc demandé si l'enveloppe avait déjà été placée sur la voie de sortie et avait quitté le ministère.
Heureusement, l'enveloppe n'avait pas encore été estampillée, elle n'avait donc pas quitté le ministère et elle a pu être récupérée dans la salle du courrier. Compte tenu de cela, nous pouvions donc prendre des décisions ultérieurement après avoir été mis au courant de la nature des préoccupations relatives au dossier.
À partir du moment où les documents relatifs à la demande ont été récupérés dans la salle du courrier et le moment où ils ont été divulgués, oui, il y a eu un délai. Vous avez raison.
Je vous remercie.
Si les gens étaient à ce point d'accord pour que les documents soient communiqués, j'entends par là ceux qui sont habilités à se prononcer à cet égard, pourquoi a-t-il fallu attendre aussi longtemps pour que les documents soient fournis?
Divers facteurs ont contribué au retard. Pour ma part, je travaillais à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada depuis seulement trois semaines. Puis, le jour suivant, on m'a nommé directeur général à titre intérimaire et j'ai dû exercer ces fonctions supplémentaires pendant deux semaines et demie tout en m'acquittant de mon travail habituel.
Cela dit, à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, nous nous soucions toujours de répondre aux demandes qui nous sont soumises le plus rapidement possible et dans les délais convenus.
Oui, je me rends bien compte de cela. J'estime simplement qu'un délai de trois mois semble vraiment excessif, étant donné que tous ceux qui devaient se familiariser avec le dossier l'avaient fait et qu'ils avaient donné leur accord, ce qui aurait permis aux documents de sortir le jour même.
Bien, j'ai l'impression que cette question va revenir.
Si vous permettez, pour éclairer ma lanterne, les documents ont été fournis de façon normale, et à mon avis, l'avant-dernière question posée par Mme Foote était...
Un instant. Le président est en train de poser une question. Attendez quelques instants et je reviendrai à vous.
Celui du président car je demande un éclaircissement. Ça va? Je vous remercie.
Si j'ai bien compris la question, on demandait en vertu de quelle autorité M. Togneri pouvait-il exiger qu'on intercepte un document destiné à être divulgué? Si j'en juge d'après votre déclaration liminaire et d'après vos autres propos, le personnel politique n'a pas ce pouvoir. Par conséquent, comment répondez-vous à cette question?
Monsieur le président, à l'époque, je n'étais pas au courant des pouvoirs de M. Togneri car je venais d'arriver au ministère. Je sais toutefois aujourd'hui que M. Togneri ne disposait d'aucun pouvoir délégué en vertu de la Loi sur l'accès à l'information au ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.
[Français]
Merci beaucoup, monsieur le président.
Je vais continuer avec vous, monsieur Makichuk.
Vous avez parlé, tout à l'heure, de celui qui a remis en cause votre décision. Finalement, c'est vous qui aviez pris la décision d'accepter la requête et de faire parvenir aux médias les 137 pages. C'est vous qui aviez pris cette décision?
[Traduction]
C'est un membre de mon personnel, M. Christian Lefebvre, qui a pris la décision de communiquer les documents. Conformément à une délégation de pouvoir, il était autorisé à communiquer des renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
[Français]
Parfait.
Vous avez dit qu'il y avait un sous-ministre... Vous avez eu une réunion. Comme nous disait Mme Brennan tout à l'heure, dans le cas d'un document de nature délicate, vous avez probablement soumis cela au cabinet. C'est ce que vous avez fait?
[Traduction]
Oui, c'est exact. À Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, comme d'ailleurs dans d'autres organismes gouvernementaux, certains documents à communiquer sont acheminés à d'autres services afin d'aviser le ministère de leur divulgation prochaine. En l'occurrence...
[Français]
[Traduction]
Il y avait un sous-ministre délégué, mais le dossier ne lui est pas acheminé en personne, mais à quelqu'un dans son bureau. En l'occurrence, il s'agissait de Katia Dalpé-Charron.
[Français]
Cette personne se posait des questions et vous a demandé de récupérer le document. C'est ce que vous avez fait. Vous avez couru à la poste pour reprendre le document, c'est cela?
[Traduction]
Katia m'a joint de toute urgence et m'a demandé de l'aider à régler la situation. J'ai donc décidé de me rendre à la salle du courrier avec un membre de mon personnel, l'agent de sécurité du ministère et le directeur de la salle.
[Français]
[Traduction]
[Français]
Par la suite, pendant 82 jours, vous avez retenu le document, et travaillé. Il y avait 137 pages au début, mais 30 pages ont été rendues publiques. Une version censurée que vous avez remise a été rendue publique.
Qui a pris la décision de censurer le document?
[Traduction]
La décision de nature juridique a été prise par le fonctionnaire délégué chargé du dossier, et je répète qu'il s'agissait d'un des membres de mon personnel, M. Christian Lefebvre.
[Français]
C'est lui qui avait autorisé la première version non censurée. Vous me dites que c'est la même personne qui a décidé de censurer le document? Il y a certainement quelqu'un qui lui a dit de le censurer ou d'enlever des pages.
[Traduction]
Oui. Cette demande n'avait pas suivi la filière normale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. On a d'abord cherché à en aviser mon directeur général puis mon sous-ministre adjoint et, à ma connaissance, les décisions ont été prises à ce dernier niveau.
[Français]
[Traduction]
Je n'ai pas assisté à la réunion où la décision a été prise, mais on m'a avisé que la directive a été donnée par Mme Caroline Weber. Elle est sous-ministre adjointe à la Direction générale des services ministériels, des politiques et des communications.
[Français]
Avez-vous participé aux étapes de cette prise de décision? Y avez-vous participé ou avez-vous laissé le personnel s'en occuper?
[Traduction]
J'ai participé au traitement du dossier en ce sens que j'avais commencé à rédiger une note d'information expliquant la situation antérieure et les choix qui s'offraient à nous.
[Français]
La première note, vous l'aviez rédigée... Il y a sûrement eu une commande. Qui est votre supérieur? À qui vous rapportez-vous?
[Traduction]
Au moment où j'ai rédigé la note d'information, je relevais de Mme Sylvie Séguin-Brant, directrice générale au Secrétariat exécutif.
[Français]
[Traduction]
[Français]
Je veux m'assurer de bien comprendre. Vous avez dit tout à l'heure que vous étiez tout nouveau. Qui occupait le poste avant vous?
[Traduction]
C'est Mme Rachelle Delage qui avait précédemment occupé, à titre intérimaire, le poste de directrice de l'Accès à l'information et de protection des renseignements personnels à TPSGC.
[Français]
[Traduction]
Je n'avais des contacts avec le personnel politique qu'à la réunion hebdomadaire. C'est à cette occasion que l'on examine les nouvelles demandes d'accès à l'information afin de voir si leur texte indique qu'il s'agit d'une question sensible. Et lors de ces réunions, le seul membre du personnel politique que j'ai jamais rencontré a été Sébastien Togneri.
[Français]
Combien de fois les avez-vous rencontrés? Il n'y a peut-être pas une tonne de documents de nature délicate, mais il y en a sûrement un certain nombre. À combien de reprises avez-vous eu des rencontres avec ces gens?
[Traduction]
Monsieur le président, je rencontrais M. Togneri au maximum une fois par semaine; toutefois, dans les faits, je l'ai rencontré encore moins souvent que cela.
Je vous remercie, monsieur le président.
Je tiens à remercier tous les témoins de leur présence ce matin. Les circonstances actuelles sont probablement inhabituelles pour vous, et vous ne vous attendez certainement pas à vivre cela dans l'exécution normale de vos fonctions.
Monsieur Makichuk, j'aimerais revenir à ce que M. Laframboise vient d'aborder. Vous avez mentionné cette réunion hebdomadaire, où vous examinez les textes des nouvelles demandes d'accès à l'information. Ai-je raison de penser qu'ici, il y a vraiment un processus en deux étapes, où vous examinez d'abord toutes les nouvelles demandes, après quoi le ministère prépare les renseignements qu'il estime pouvoir communiquer et on avise le bureau du ministre lorsqu'on s'apprête à communiquer les renseignements en question?
Il existe un processus en deux étapes, en ce sens que certaines demandes portent sur des questions jugées sensibles tandis que d'autres non. Les demandes portant sur des textes jugés non sensibles sont traitées au ministère et les réponses sont ensuite fournies régulièrement. Cela correspond d'ailleurs à la grande majorité des demandes de renseignements reçues par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
Une proportion plus faible de ces demandes portent sur des questions jugées sensibles lors de cette réunion hebdomadaire, et c'est pour les besoins de ces demandes là que l'on prépare des produits de communication et qu'on avise divers intervenants du ministère avant la divulgation.
À l'époque où cela s'est passé, un représentant du bureau du ministre participait à la réunion hebdomadaire, et il s'agissait alors de M. Togneri. Le bureau du sous-ministre délégué était également représenté en la personne de Katia Dalpé-Charron, et il y avait aussi quelqu'un de mon bureau. Enfin, des représentants du secteur des communications étaient aussi présents.
Quels sont les critères établis lorsqu'il s'agit de décider quels documents sont sensibles ou ne le sont pas...?
Ce n'est ni mon bureau ni mon personnel qui établissent ces critères mais bien les participants à la réunion, et ce, d'un commun accord. Ils s'entendent sur la nature de la demande et si cette dernière a suscité l'intérêt des médias ou du Parlement, cela indique qu'elle est de nature sensible.
Si je me reporte aux documents examinés récemment, je crois savoir qu'on leur a appliqué d'autres critères, y compris si la demande provenait des médias ou d'un parlementaire.
Par conséquent, il existe un processus selon lequel on établit si certaines demandes sont plus importantes ou portent sur des questions plus sensibles que d'autres?
Mais vous avez affirmé que vous vous prononcez d'un commun accord, ce qui signifie que ces personnes peuvent manifestement empêcher qu'il y ait consensus si on est en désaccord au sujet du caractère sensible des documents.
Il est arrivé qu'un membre du comité disposait de renseignements différents ou nourrissait un autre point de vue. Étant donné que les autres participants à cette réunion hebdomadaire étaient des fonctionnaires, ils leur manquaient forcément ces données ou ils n'avaient pas la perspective qui leur aurait permis de mieux comprendre les réalités délicates de la politique. C'est pour cette raison que M. Togneri nous présentait cette perspective lors de nos débats.
Dans le cas où des documents étaient jugés de nature non sensible, est-ce qu'on avisait quand même le bureau du ministre lorsqu'on s'apprêtait à communiquer les renseignements?
Si les documents sont jugés non sensibles, on les communique selon la méthode habituelle, ce qui signifie qu'une fois les documents prêts à être divulgués, on les expédie en dehors du ministère.
Merci.
Madame Wesch, j'aimerais vous parler de votre exposé. Vous avez mentionné le fait que vous rencontrez les gestionnaires chargés des questions liées au CPM une fois par semaine afin de les renseigner au sujet des demandes présentées en vertu de l'AIPRP, sur les consultations qui se rendent jusqu'au Bureau du Conseil privé et sur les questions réglées. Est-ce que ce processus est semblable à celui dont nous venons de discuter avec M. Makichuk?
Non. Notre processus est tout à fait différent. Nous ne classons aucunement les demandes qui nous parviennent. Nous ne les traitons pas d'une manière spéciale. Ainsi que je l'ai dit dans ma déclaration liminaire, nous envoyons l'ensemble des documents à communiquer aux gestionnaires chargés des questions liées au CPM quelques jours avant leur communication. Nous faisons parvenir une note de service au chef de cabinet du premier ministre et, lors de la réunion hebdomadaire, nous fournissons la liste des demandes reçues pendant la semaine ainsi que celle des questions réglées. Nous traitons toutes les demandes de la même manière et nous ne les classons ni ne les étiquetons afin de les mettre dans des dossiers à part ou pour les traiter d'une manière spéciale.
Vous ne recevez aucune rétroaction du personnel politique quant aux listes de demandes que vous présentez à cette réunion hebdomadaire, n'est-ce pas?
Il n'y a aucune discussion de ce qui est plus sensible ou de ce qui ne l'est pas du tout. Il ne s'agit que d'information sur les listes prises en considération.
Je donne de l'information seulement sur les demandes reçues, les consultations et les demandes que nous avons terminé de traiter.
Je vous remercie.
Madame Brennan, je voulais vous interroger sur le même processus. À la page 4 de votre déclaration, vous dites que lorsqu'une demande est reçue à votre ministère, vous classez la demande comme étant routinière ou ayant une haute visibilité. Pouvez-vous me dire qui participe à la prise de cette décision? Y a-t-il des représentants du cabinet du ministre ou du personnel politique à ces réunions?
Lorsque nous recevons une demande d'accès à l'information, normalement je fais la détermination selon ce qui fait les manchettes, ce qui aurait une incidence considérable, ou les questions qui pourraient être posées au président en Chambre. Je me charge de cette tâche.
Les critères sont-ils rédigés quelque part? Y a-t-il eu des discussions avec d'autres personnes? D'où viennent ces critères dont vous vous servez pour prendre ces décisions?
Les critères sont simplement fondés sur l'objet de la demande. Encore une fois, le demandeur n'intervient pas dans notre détermination à savoir s'il s'agit d'une demande de routine ou à haute visibilité.
Oui, il y a des critères clairement définis au Secrétariat du Conseil du Trésor, et tout le monde est au courant de ces critères.
Merci.
Madame Holden, y a-t-il un processus similaire en place au ministère des Ressources humaines, des discussions sur les demandes reçues avec le personnel politique avant que l'information soit recueillie relativement à ces demandes d'accès à l'information?
À RHDCC, nous avons un processus par lequel nous préparons un rapport hebdomadaire des nouvelles demandes reçues au ministère, et nous préparons aussi deux semaines à l'avance une liste des demandes qui vont être publiées ou quand la publication est prévue. Ces deux rapports font l'objet d'une réunion hebdomadaire que nous tenons entre nous, le personnel des communications, le personnel des affaires parlementaires et un représentant du cabinet du ministre, à titre d'information seulement. Nous communiquons ces listes afin que des infocapsules convenables soient rédigées, au besoin, par le service des communications.
Mes questions s'adressent à M. Makichuk, directeur de l'accès à l'information à TPSGC.
Pouvez-vous nous expliquer en détail comment une demande d'accès à l'information est traitée, de la réception à l'envoi de la réponse?
Le processus d'accès à l'information est lancé lorsqu'une demande écrite est présentée par le requérant qui évoque la Loi sur l'accès à l'information. Le requérant doit également payer des frais de demande de 5 $.
Puis, le texte de la demande est envoyé à diverses divisions du ministère afin de déterminer qui détient les dossiers pertinents.
De façon parallèle, la réunion hebdomadaire que j'ai mentionnée tout à l'heure a lieu et le texte de la demande est passé en revue afin de déterminer s'il s'agit de questions de nature sensible qui nécessitent des produits de communication.
Puis, le ministère fera parvenir à mon bureau les documents, qui seront passés en revue par mon personnel. Il s'agit d'un examen détaillé. On étudie chaque mot. Nous recevons souvent des demandes de production de documents qui pourraient compter des milliers de pages, alors vous pouvez vous imaginer le temps qu'il faut prendre pour étudier chaque mot en fonction des 12 exemptions, ou des deux exclusions de la Loi sur l'accès à l'information. Il s'agit d'une tâche qui prend énormément de temps.
Lorsque les renseignements ont été examinés et qu'on a tenu compte des exemptions et des exclusions, on évalue alors les frais à payer. Par exemple, le requérant pourrait payer des frais si le document compte plus de 125 pages, s'il a fallu faire beaucoup de recherches et de préparation; de plus, il pourrait être appelé à payer selon le format des documents — par exemple, s'ils étaient sur bande audio. Les frais sont alors payés par le requérant et les documents sont communiqués.
Je devrais également ajouter que d'autres choses se font en parallèle de la préparation des documents. Si la demande fait partie des quelques demandes que l'on juge de nature délicate, les documents à divulguer sont distribués tout d'abord au sous-ministre adjoint responsable puis au sous-ministre délégué et enfin, ils sont envoyés au bureau du ministre. Encore une fois, cela vise à donner un avis au ministère pour indiquer que ces renseignements sont sur le point d'être divulgués afin d'assurer que tous les produits de communication pertinents seront préparés.
Bien sûr. Le requérant voulait obtenir toutes les analyses préparées depuis le 1er janvier 2008 sur la différence relative entre les frais d'exploitation de TPSGC... indexés par la Canadian Building Owners and Managers Association (BOMA-Canada).
Très bien. Quelle était la préoccupation énoncée par M. Togneri quant à la divulgation de ces renseignements?
M. Togneri a passé en revue le contenu du rapport sur les biens immobiliers, soit un document de 137 pages, et il a conclu que seul un chapitre, le chapitre 11 — qui n'a, je crois, que 30 pages — correspondait aux renseignements demandés.
Ainsi, à la lumière de ses commentaires, vous avez passé en revue à nouveau la demande et vous avez conclu quelle était la meilleure façon d'y répondre.
Les commentaires de M. Togneri ont été présentés à la fin du processus, une fois que les documents avaient été placés dans une enveloppe déposée...
Vous n'avez pas besoin de tout passer en revue à nouveau. Vous avez tenu compte de ses préoccupations... Est-ce exact?
Vous avez à nouveau passé en revue la demande afin de déterminer si la réponse était appropriée? C'est tout ce que je dois savoir.
Je n'ai pas passé en revue tout le document pour déterminer en fait si le rapport en entier répondait à la demande présentée par le requérant. Le ministère a tenu compte des préoccupations de M. Togneri et on a par la suite pris une décision.
Merci, monsieur le président.
Monsieur Makichuk, vous avait-on prévenu des questions que pourrait poser le secrétaire parlementaire lors de la réunion aujourd'hui?
Très bien. Merci beaucoup. J'ai noté que les réponses données au secrétaire parlementaire semblaient, tout au moins à mon avis, avoir été lues, et cela m'inquiète.
De toute façon, pourriez-vous nous faire parvenir une copie des questions que les députés ministériels auraient pu poser, la liste des questions qu'on vous a donnée?
Très bien. Revenons à l'affaire Togneri. Je veux m'assurer que j'ai bien compris la façon dont les choses se sont passées.
Voici d'après la réponse que vous avez donnée aux questions précédentes ce qui se serait passé. Les documents à divulguer ont été déposés à la salle du courrier, prêts à y être ramassés. Une demande a été formulée par le personnel exempté. Puis on a décidé de récupérer ce document, ce qui était possible. On a récupéré l'enveloppe, puis il y a eu un retard de deux mois et demi. Est-ce essentiellement ce qui s'est passé?
On nous a dit dans le cadre d'autres témoignages que les renseignements qu'on a alors divulgués étaient passés de 139 à 30 pages. Est-ce exact?
Qui a modifié les renseignements à divulguer ou qui a présenté la demande de modification des renseignements à divulguer?
Très bien. Nous savons... Lorsqu'il a témoigné devant le comité, il a dit que sa note de service indiquant que ces documents ne devraient pas être divulgués... Je pense qu'il a dit que j'étais stupide, mais il a clairement enfreint la loi.
De toute façon, le fait est que le ministère était disposé à communiquer 139 pages de ce qu'il jugeait être des renseignements pertinents — des renseignements en fait qui auraient été communiqués si le courrier avait été expédié — et M. Togneri a décidé d'intervenir comme personnel exempté, pour une raison ou une autre... Nous savons que le gouvernement actuel veut que tout soit secret et il semble constamment tout retarder ou dissimuler. Tout le monde le sait maintenant.
Mais pour ce qui est de l'information qu'on a réduit de 139 à 30 pages, j'aimerais savoir qui a pris cette décision. Y avait-il un employé exempté, quelqu'un du CPM, ou même le ministre, qui a décidé de réduire de façon dramatique le nombre de pages divulguées? Le savez-vous?
À ma connaissance, aucun représentant du cabinet du premier ministre ou autre personnel politique exempté, à l'exception de M. Togneri, ne sont intervenus dans l'affaire.
C'est ce qu'on nous a dit et évidemment, nous essayons de... M. Togneri, lorsqu'il a comparu devant le comité, a dit qu'il avait communiqué les renseignements. Nous lui avons demandé qu'est-ce qu'il était advenu de ces documents — pourquoi avait-on réduit le nombre de pages? Il aurait communiqué ces renseignements à Mme Jillian Andrews, que nous avons invitée à comparaître devant le comité. Le greffier l'a sommée à comparaître. Vous n'avez pas encore mentionné son nom.
Qui a décidé de faire passer le nombre de pages de 139 à 30? D'où venait cette décision? Le savez-vous? Si ça venait de votre ministère, quelqu'un a dû prendre la décision en quelque part, la décision d'enlever 109 pages d'information à divulguer.
Comme je l'ai déjà mentionné en réponse à une question précédente, il s'agissait de circonstances extraordinaires, et le dossier a été soumis à mon niveau, puis à mon directeur et au directeur général et, par la suite, le sous-ministre adjoint en a été saisi ou, à ma connaissance, une décision a été prise.
Mais il manque 109 pages ici. Savez-vous qui a pris la décision, et où sont-elles passées? Si vous ne le savez pas, c'est très bien, mais n'empêche que quelqu'un a dû prendre cette satanée décision.
Très bien, désolé, monsieur Easter. Vous avez dépassé votre temps.
Une réponse rapide, si vous le voulez bien, monsieur Makichuk.
Monsieur le président, comme je l'ai dit, à ce que je sache, la décision a été prise au niveau du sous-ministre adjoint. La décision juridique concernant la divulgation a été prise par un des membres de mon personnel. Je devrai également mentionner que nous avons reçu plus tard une demande précise complète désignant nommément le rapport et que ce dernier a été divulgué au complet et dans les délais en réponse à cette demande.
Juste avant que je ne commence officiellement, avez-vous des questions de suivi pour votre collègue...?
Très bien. Bon.
Merci aux témoins de comparaître aujourd'hui.
Je vais adresser mes questions à vous, madame Wesch, et je veux dire d'emblée que je suis reconnaissant aux témoins d'être venus ici aujourd'hui répondre à nos questions.
Nous entendons les témoignages d'un nombre croissant de personnes, y compris du groupe d'aujourd'hui, et je veux vous féliciter pour le travail qui est fait dans les ministères en ce qui a trait au respect des règlements et des politiques en matière d'accès à l'information et de protection de la vie privée. Les allégations faites par les membres de l'opposition — essentiellement les libéraux — semblent de moins en moins fondées au fur et à mesure que le temps passe, et il s'agit probablement d'une autre initiative ratée pour gaspiller 39 millions de dollars de l'argent des contribuables dans le scandale des commandites des libéraux.
Cela étant dit, il en résulte deux conséquences importantes. D'abord, selon mon évaluation, ils entachent la réputation des ministères concernés ainsi que la transparence du gouvernement. Deuxièmement, et c'est de plus en plus évident, on essaie de nuire au travail substantiel et important que ce comité a décidé d'entreprendre sur des questions de confidentialité.
Madame Wesch, vous avez signalé au début de votre témoignage qu'on ne vous a jamais demandé de retarder, de modifier ou de refuser une demande. Est-ce bien ce que vous avez dit?
Je veux revenir sur certaines bonnes questions formulées par mon collègue M. Siksay. Vous avez mentionné que vous aviez des réunions hebdomadaires avec le Bureau du premier ministre. J'aimerais en savoir davantage à ce sujet. Vous avez dit qu'il s'agissait de réunions non officielles.
Elles durent de 10 à 15 minutes. Je me rends au bureau de gestion des enjeux. On discute habituellement des demandes. Nous les imprimons à partir de notre base de données, c'est-à-dire les demandes et les consultations qui ont été transmises au BCP au cours de la semaine précédente. J'ai également une liste des demandes qui ont été réglées et auxquelles on a répondu. Le groupe de gestion des enjeux reçoit ces demandes avant la divulgation, de sorte qu'ils ont déjà vu les dossiers.
Vous avez mentionné dans votre réponse à M. Siksay que vous n'établissez pas de catégories, que vous n'apposez pas d'étiquettes et que vous n'obtenez pas de rétroaction du CPM sur ces questions. Il s'agit tout simplement d'une séance d'information.
C'est exact. Nous ne classons pas les demandes dans des catégories et nous ne leur accordons aucun traitement spécial. Nous fournissons l'information pour toutes les demandes. Avant que les documents ne soient communiqués au demandeur, nous transmettons toujours une trousse de divulgation.
Jouez-vous un rôle consultatif de quelque nature que ce soit, outre le fait de fournir de l'information?
Avant que la réponse à la demande ne soit transmise au demandeur, nous acheminons ce qui sera envoyé au demandeur. Nous incluons un exemplaire de la note de service qui a été adressée au chef de cabinet décrivant la demande. Les dossiers sont tels que ceux qui seront reçus par le demandeur.
Étant donné que je suis nouvelle au comité, j'aimerais connaître les processus. Une observation a été faite sur les pratiques exemplaires suivies dans les divers ministères. Vous êtes tous des directeurs généraux, vos fonctions dans vos différents ministères sont donc les mêmes. Existe-t-il de nombreuses possibilités de collaboration et d'occasions d'apprentissage entre vous?
Oui, le Secrétariat du Conseil du Trésor offre aux responsables de l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels la possibilité de se réunir pour parler des pratiques exemplaires et de différentes questions. Nous collaborons les uns avec les autres. Si nous voulons savoir comment les choses fonctionnent dans des ministères semblables, nous téléphonons pour savoir ce qu'il en est. Il y a différentes façons de collaborer.
Pouvez-vous parler du processus d'approbation des demandes d'accès à l'information au Conseil du Trésor? Y a-t-il autre chose à part ce qui a été dit?
Nous détenons la délégation complète des pouvoirs. En tant que directrice responsable des demandes d'accès à l'information je détiens les pouvoirs complets. Une fois qu'une demande est prête à être expédiée, nous avons trois jours...
Veuillez continuer. Je veux tout simplement dire qu'après votre réponse, quelqu'un d'autre posera des questions.
Selon qu'il s'agit d'une demande de routine ou d'une demande qui risque de retenir l'attention, c'est moi ou mon directeur principal qui signe le dossier. Toutefois, la décision finale concernant l'approbation de la divulgation est de mon ressort. S'il s'agit d'un dossier qui suscite l'attention, un exemplaire complet de la trousse de divulgation est transmis au bureau du secrétaire ainsi qu'au bureau du président. Cela se fait uniquement à titre d'information — nous n'attendons pas de recevoir d'observation de leur part. Une fois que les trois jours sont écoulés, nous transmettons l'information au demandeur.
[Français]
Merci, monsieur le président.
Monsieur Makichuk, lorsque vous avez été désigné à votre poste, je présume qu'avant d'accepter, vous aviez une bonne idée de ce qui vous attendait.
Est-ce que vous avez parlé à vos prédécesseurs pour savoir si, par exemple, sous la gouverne de l'ancien gouvernement, ça se passait de la même manière qu'aujourd'hui?
[Traduction]
Après avoir accepté le poste à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, j'ai rencontré mon prédécesseur et nous avons discuté de la façon dont fonctionne le bureau. Mais je n'ai pas entamé de discussion sur le déroulement du processus d'accès à l'information sous le gouvernement actuel.
[Français]
Vous parlez de « demandes sensibles ». Si je me mets dans la peau du citoyen qui vous a écouté témoigner aujourd'hui, je me dis que cela veut dire des demandes au sujet d'information que le gouvernement n'aimerait pas trop faire connaître. Sans vous donner directement des ordres, il vous indique le chemin à suivre, à savoir ce que vous devez accepter ou ce que vous devez garder secret. C'est ce à quoi ça ressemble, lorsque je vous entends parler.
Il semble que ce soit ce qui est arrivé dans le cas de M. Togneri. On vous a dit de courir chercher l'enveloppe. Pendant 82 jours, on vous a demandé d'en couper 109 pages et d'en garder 30, que vous pourriez remettre au demandeur. Au fond, vous et votre équipe avez subi une pression politique de la part du gouvernement en vue d'agir ainsi. Vous avez accepté, pour acheter la paix ou pour vous montrer accommodant. L'accommodement entre vous et le gouvernement est toujours en fonction de servir le gouvernement, et pas nécessairement de servir la vérité, n'est-ce pas?
[Traduction]
J'aimerais stipuler que le pouvoir que je détiens en vertu de la Loi sur l'accès à l'information m'est délégué par le ministre. Personne ne surveille la façon dont j'exerce cette autorité. Personne ne me demande ni ne m'incite à apporter des changements. Je détiens des pouvoirs délégués. Je possède ces pouvoirs et je les utilise selon mon expérience, mon jugement et les diverses situations qui se présentent.
Je ne me souviens pas qu'il y ait eu une occasion où je sentais qu'on me demandait, pour des raisons politiques, de protéger, de cacher ou de couvrir des renseignements — en aucun cas.
Pour ce qui est du dossier particulier qui a été soulevé, la situation était claire. Une préoccupation avait été soulevée relativement au dossier. La nature exacte de cette préoccupation demeure inconnue. Il fallait agir très rapidement, en l'espace d'une trentaine de minutes, et il fallait prendre une décision dans les limites de temps imposées, de sorte qu'il a été décidé d'essayer de récupérer l'enveloppe.
[Français]
Plus tôt, vous avez mentionné plus tôt que la sous-ministre adjointe, Mme Weber, avait pris la décision. Vous dites que vous avez eu 30 minutes et que vous avez été le seul à prendre la décision, mais la sous-ministre adjointe a quand même fait des pressions.
[Traduction]
Un membre du personnel du sous-ministre délégué m'a contacté pour me signaler l'urgence de la préoccupation — pour me dire qu'une préoccupation avait été soulevée, que c'était urgent et qu'il fallait s'en occuper. Mais je n'ai reçu aucune autre directive de la part du bureau du sous-ministre délégué.
Merci beaucoup, monsieur le président.
Et merci beaucoup à chacun d'entre vous d'être venus. Je pense que nous comprenons maintenant beaucoup mieux comment les choses fonctionnent.
M'entendez-vous?
Je voudrais poser ma première question à Jackie Holden, si vous le voulez bien.
Nous avons certainement beaucoup entendu parler de votre ministère et nous avons reçu votre ministre ici à quelques reprises pour discuter de diverses questions. Je pense qu'on nous a également mentionné le bon travail de votre ministère en ce qui concerne le nombre de demandes d'accès à l'information et votre façon de les traiter. Je vous en félicite. Je sais que c'est certainement une tâche immense.
Est-ce vous qui avez le pouvoir délégué dans votre ministère?
Oui. À titre de directrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, j'ai les pleins pouvoirs délégués.
Très bien. Que feriez-vous dans votre ministère s'il y avait un problème avec une demande? Je ne sais même pas ce qui pourrait être un problème, alors vous pourriez peut-être me dire cela aussi. Est-ce que vous signalez un problème — quel qu'il soit — et en faites-vous rapport à quelqu'un d'autre? Comment est-ce que cela fonctionne?
En ce qui concerne le traitement des demandes d'accès à l'information, nous avons un processus et des procédures bien définis au sein du ministère. Comme je le disais tout à l'heure, nous produisons deux rapports chaque semaine pour nous assurer que tout le personnel de l'organisme est bien informé et qu'il n'aura pas de surprises. Ensuite, nous communiquons rapidement les activités et les prochaines divulgations à toutes les directions générales, les régions, la haute direction et le cabinet du ministre.
Nous trouvons que cela nous sert très bien. Nous ne faisons aucune différence entre les types de demandes, nous n'avons pas de catégories. Nous traitons toutes les demandes de la même manière et nous respectons la loi et les délais en vigueur. Pour ce qui est de l'information que nous fournissons aux échelons supérieurs, les rapports nous sont utiles pour indiquer les délais pour la divulgation de l'information visée par chaque demande et nous travaillons avec le secteur des communications, comme je l'ai déjà mentionné, durant nos réunions hebdomadaires pour déterminer s'il serait intéressant ou nécessaire de préparer des infocapsules pour les médias. Mais ce n'est pas nous qui prenons cette décision dans le domaine de l'accès à l'information. Nous préparons simplement les rapports.
Vous dites que vous ne triez pas les demandes selon des catégories ou... J'oublie le terme exact que vous avez utilisé. Vous ne déterminez donc pas si certaines de ces demandes visent de l'information sensible, comme un autre ministère nous l'a dit?
C'est exact. Nous ne prenons pas ce genre de décision à la Division de l'accès à l'information de RHDCC. Nous avons des réunions hebdomadaires auxquelles assistent des responsables des communications, des affaires parlementaires et un représentant du cabinet du ministre, et si quelqu'un indique qu'il serait bon de préparer des infocapsules, il revient à la Direction des communications de les préparer en collaboration avec le secteur des programmes ou la région concernée.
C'est exact. Nous le faisons au début du processus, afin de pouvoir respecter les délais imposés par la loi.
Nous avons 30 jours pour répondre à une demande. Et au sein du ministère, nous avons des délais pour établir la portée de la demande et obtenir les dossiers du secteur compétent, que ce soit une direction ou une région, où l'on croit que ces documents sont détenus. Puis il y a le traitement et l'examen des documents par notre division et par nos experts de la Division de l'AIPRP pour voir si des exemptions ou des exclusions s'appliquent.
Puis le dossier est fourni au sous-ministre adjoint compétent ou au chef de région pour qu'il l'examine et signe pour indiquer qu'il a vu et en a pris note — pas pour l'approuver mais simplement pour indiquer qu'il l'a vu — afin qu'il sache quels documents vont être diffusés. Puis c'est à nous de prendre une décision et nous divulguons les documents en vertu de mes pleins pouvoirs délégués.
Qu'arrive-t-il si vous recevez une demande qui ne concerne pas votre ministère? Est-ce que vous l'envoyez automatiquement au ministère compétent ou est-ce que vous la retournez?
Nous vérifions toujours pour voir s'il semble probable qu'un autre ministère ait l'information demandée, et nous communiquons avec ce ministère — cela arrive assez souvent — pour nous assurer que le demandeur recevra le service.
Merci, monsieur le président.
Monsieur Makichuk, je voudrais revenir à la question soulevée par M. Easter au sujet du préavis que vous avez reçu au sujet de certaines questions de M. Poilievre. Vous avez confirmé que vous aviez été averti d'avance de certaines de ces questions ou de toutes ces questions?
Est-ce que ce document comprend également des suggestions de réponses à ces questions, monsieur Makichuk?
C'est juste une liste de questions qui pourraient possiblement être posées par les députés ministériels ce matin.
Très bien. Est-ce qu'on vous a indiqué qu'il s'agissait de questions possibles du parti ministériel ou simplement de questions générales qui pourraient être posées pendant la réunion de ce matin?
Est-ce que les questions de ce document ont été posées par d'autres membres ce matin ou seulement par M. Poilievre?
Les seules questions que je me rappelle avoir reçues de cette liste m'ont été posées par M. Poilievre.
Très bien. Merci beaucoup.
Madame Wesch, je reviens à vous. Y a-t-il parmi les demandes que vous recevez et que vous traitez, en tant que coordonnatrice de l'AIPRP dans votre bureau, des demandes renvoyées par d'autres ministères qui concerneraient les relations intergouvernementales ou des relations avec d'autres gouvernements, des demandes reçues par un autre ministère et qui ont abouti au BCP ou au cabinet du premier ministre?
Pouvez-vous préciser: vous parlez de demandes reçues ailleurs et qui nous sont renvoyées?
M. Bill Siksay: Oui.
Mme Ann Wesch: Cela arrive à l'occasion lorsqu'un autre ministère juge que nous sommes mieux placés pour répondre à la demande.
Peu souvent.
À ce que je comprends, il est possible que le BCP dise que la divulgation de l'information pourrait nuire aux relations avec un autre gouvernement ou un autre pays. Est-ce que cette raison est souvent invoquée pour refuser l'accès à l'information, d'après votre expérience?
Eh bien, oui, cela arrive. Nous utilisons cette exception lorsqu'elle s'applique aux documents demandés.
Je ne sais vraiment pas à quelle fréquence nous utilisons les diverses exemptions. Je ne le sais vraiment pas. Je pourrais faire la recherche.
Très bien. Mais en tant que personne qui vous occupez de ces questions, vous n'avez pas l'impression que celle-là est utilisée plus souvent que les autres, par exemple.
Oh c'est probablement celle que nous utilisons le plus souvent. Mais je ne pourrais pas vous dire exactement...
Merci.
Monsieur Makichuk, j'aimerais vous demander, lorsque vous communiquez avec le personnel politique ou que le personnel politique vous contacte, est-ce que cela se fait par téléphone ou par courriel? De quelle manière se fait ce contact?
Depuis que la question de M. Togneri a été soulevée, est-ce que cela a changé? Est-ce que c'est fait en personne maintenant plus souvent que par courriel? Avez-vous remarqué un changement depuis que cet incident est devenu public?
Je voulais vous demander à tous — et c'est peut-être une question injuste, alors vous pouvez dire que c'est une question injuste. Il a été dit dans les reportages sur cette affaire qu'être coordonnateur de l'AIPRP au gouvernement n'est pas nécessairement la meilleure chose pour l'avancement professionnel. Je vais vous lire une citation. C'est un journaliste qui a dit: « La capacité à faire avancer le processus des demandes d'information dans le système n'aide pas à monter en grade dans la hiérarchie ».
Je me demande si cela reflète bien votre expérience à titre de professionnel de l'AIPRP à la fonction publique. Est-ce que vous considérez que c'est un obstacle à votre avancement dans la fonction publique? Croyez-vous que c'est une carrière qui pose plus de problèmes à l'avancement dans la fonction publique?
Je vais vous demander de répondre dans l'ordre. Madame Brennan.
Je pense que c'est le meilleur choix de carrière que j'ai jamais fait. Cela m'a ouvert de nombreuses portes, et tout dépend de la façon dont nous traitons le travail personnellement.
En fait, je m'occupe de l'AIPRP au niveau fédéral... C'est ma 28e année, donc depuis l'adoption de la loi. Et je dois donc dire que ça a été une carrière très enrichissante et je ne pense pas que cela m'empêche d'explorer d'autres possibilités.
Pour ma part, je peux dire que cela fait 10 ans et que j'ai apprécié chacune d'entre elles. Notamment, je crois qu'à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada nous sommes reconnus pour le fait que nous fournissons l'information demandée dans les délais.
Je pense que le fait d'être une professionnelle de l'AIPRP est vraiment une grande responsabilité. C'est un poste très sérieux et je ne pense pas que cela ait nuit à ma carrière.
Je suis directrice de l'AIPRP depuis un an et demi environ. Je trouve le travail stimulant, satisfaisant et fascinant. Je crois que cela va aider ma carrière à la fonction publique.
M. Bill Siksay: Eh bien, merci pour le travail que vous faites.
Merci.
Madame Foote, je vous en prie.
Vous aurez une autre occasion. Chers collègues, j'ai déjà des demandes pour une troisième série de questions, alors nous allons poursuivre. Cela va très bien.
Mme Foote, puis M. Hoback.
J'espère que vous aurez tous de longues et fructueuses carrières à titre de fonctionnaires à l'AIPRP.
J'aimerais revenir à la question des réunions hebdomadaires du personnel chargé de gérer les enjeux auxquels, madame Wesch, vous dites participer. Qui est membre de ce comité de gestion des enjeux au CPM?
Je ne suis pas sûre que ce soit un comité. Je sais qu'il y a un directeur de la gestion des enjeux, il y a un chercheur et un conseiller en matière de gestion des enjeux.
À l'heure actuelle, le directeur de la gestion des enjeux est William Stairs. Jason Plotz est responsable de la recherche de gestion des enjeux et le conseiller en enjeux est Adam Taylor.
Il y a peut-être d'autres personnes dans ce groupe, je ne sais pas. Mais ce sont les personnes avec qui je traite.
Il s'agit simplement de nous assurer que le cabinet du premier ministre et le personnel ministériel sont au courant des documents qui vont être divulgués et qu'ils sachent ce que le Bureau du Conseil privé a reçu afin de préparer le premier ministre à répondre aux questions des médias ou des parlementaires.
Comme je l'ai mentionné, nous avons une réunion hebdomadaire avec le personnel de notre Division de l'AIPRP...
Donc vous dites que vous n'avez pas de réunions hebdomadaires avec ce groupe de personnes, comme c'est le cas pour Mme Wesch?
Non, nous n'avons pas de discussions ni de réunions hebdomadaires avec le bureau de gestion des enjeux du BCP.
Monsieur Makichuk, je voudrais revenir à vous. Qui est Jillian Andrews? M. Togneri l'a mentionnée lors d'une discussion précédente. Qui est-elle?
Monsieur le président, je n'ai jamais rencontré Jillian Andrews, donc je ne la connais pas. Mais je crois savoir qu'elle travaille au cabinet du ministre Paradis.
J'aimerais revenir à ma première question. Il est clair que M. Togneri a violé la Loi sur l'accès à l'information. Je pense que nous le reconnaissons tous. Il l'a reconnu, il a dit que c'était une erreur stupide.
Sachant qu'il a violé la loi — et vous auriez su cela, vous tous qui vous étiez entendus pour dire que cette information devait être divulguée — pourquoi est-ce que quelqu'un aurait écouté M. Togneri lorsqu'il a demandé que l'information ne soit pas divulguée, sachant qu'en agissant ainsi il violait la loi?
Je ne me rappelle pas que nous nous soyons demandés si c'était ou non une infraction à la loi à ce moment-là.
Est-ce que cela entre en ligne de compte lorsque vous traitez les demandes d'accès à l'information ou d'autres demandes des médias? Vous demandez-vous s'il s'agit de la bonne conduite à suivre, peu importe ce qu'on vous a demandé de faire?
Je ne sais pas si d'autres personnes vous ont posé des questions concernant d'autres membres du personnel exonérés qui vous ont demandé de procéder de telle ou telle façon. De toute évidence, M. Togneri l'a fait. Cela n'entre-t-il pas en considération dans votre décision — ou dans celle des fonctionnaires responsables —, peu importe s'il s'agissait d'une violation de la loi que vous êtes censés faire respecter?
Monsieur le président, comme je l'ai mentionné, j'exerce des pouvoirs délégués en vertu de la loi, tout comme mon personnel. N'importe quel employé du ministère peut nous poser des questions sur les décisions que nous avons prises. L'accès à l'information est un processus administré par des êtres humains. Il n'est pas exécuté par des machines ou des ordinateurs. C'est une question de jugement et d'interprétation de la loi. Souvent, des avocats nous aident à appliquer la loi. Lorsque quelqu'un pose une question sur un dossier, nous écoutons et nous en prenons bonne note.
Nous sommes des spécialistes de la loi. Nous ne sommes pas des spécialistes du domaine sur lesquels portent les documents.
Merci, monsieur le président, et merci encore aux témoins de leur présence.
Madame Wesch, vous avez parlé de notes. Vous êtes notés — vous avez dit que vous aviez une note de C. Pouvez-vous nous dire en quoi consiste le système de notation, et qui l'a mis en place?
Le système de notation auquel j'ai fait allusion est celui établi par le Commissariat à l'information du Canada. Le commissariat effectue des examens annuels, lesquels ne donnent pas seulement lieu à une note. Dans le dernier rapport, il donnait une note sous forme de lettre et d'étoile, et aussi une évaluation globale. Pour l'exercice qui vient de se terminer, nous avons traité 82 p. 100 des demandes dans les délais, ce qui équivaut — si le commissariat utilise les mêmes critères — à une note de C.
La commissaire utiliserait-elle les mêmes critères pour d'autres secteurs, pour d'autres ministères?
Elle examinerait le processus que vous utilisez pour respecter les délais ou les échéanciers fixés à l'interne ainsi que la façon dont vous livrez les documents. Est-ce bien le cas?
C'est bien le cas. Une bonne partie du travail se fait en fonction des dossiers en retard. Nous nous occupons d'abord des dossiers en retard.
Je suis tout a fait à l'opposé du Conseil du Trésor. Depuis une dizaine d'années, le MAECI a le plaisir d'être noté par le Commissariat à l'information. Je dois admettre que notre ministère a eu du mal à respecter les délais fixés par l'AIPRP en raison de divers facteurs, y compris un manque de capacité. Dans la dernière fiche de rendement, la Commissaire à l'information s'est dite très préoccupée par l'incapacité de notre ministère à respecter les délais fixés par la Loi sur l'accès à l'information. En fait, nous n'avons pas obtenu de note — pas même un F.
Je suppose que vous avez mis en place des processus pour déterminer ce qui ne va pas et comment régler les problèmes.
Oui. Je suis au MAECI depuis un peu plus de six ans, et nous travaillons sans relâche pour nous donner une capacité suffisante et les processus qui nous permettront de respecter nos obligations légales.
Je suppose que vous procédez à des examens. S'agit-il donc d'un manque de capacités et de personnel financier?
C'est une combinaison de facteurs; tous les ingrédients sont réunis pour que le problème s'aggrave. En raison du contexte international, les dossiers traités par le MAECI suscitent un plus grand intérêt. De 2004-2005 à 2008-2009, le nombre de demandes d'accès à l'information a augmenté de 78 p. 100. Compte tenu des contraintes budgétaires, nous n'avons pas pu nous adapter à cette demande. Notre ministère fait l'objet de contraintes budgétaires et d'un examen stratégique, comme les autres institutions, mais mon service, ainsi que les hauts fonctionnaires et même le cabinet du ministre conviennent qu'il faut respecter les obligations découlant de l'AIPRP, et nous travaillons à combler les lacunes observées afin d'obtenir un meilleur résultat dans les années à venir.
Je suis très heureux de vous dire que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a reçu une note de B, c'est-à-dire quatre étoiles et demie sur cinq, pour l'exercice 2008-2009. Si nous étions évalués pour l'exercice 2009-2010, nous recevrions un A, soit cinq étoiles sur cinq. Quant au présent exercice, selon notre rendement jusqu'ici, nous obtiendrions encore une fois un A et cinq étoiles sur cinq.
Dans le rapport en question, RHDCC a reçu un C, soit trois étoiles sur cinq. Comme je l'ai dit, c'était pour l'exercice précédent. Notre note devrait être meilleure pour l'exercice à venir.
D'accord. Lorsqu'on examine les chiffres réels sur les délais de traitement des demandes d'accès à l'information, voyez-vous une amélioration? Pensez-vous avoir les ressources nécessaires? Avez-vous besoin de plus de ressources? J'imagine qu'on a toujours besoin de plus de ressources, mais dans le contexte actuel, croyez-vous en avoir suffisamment pour faire votre travail?
Notre équipe de traitement des demandes d'accès à l'information compte sur une grande expérience et sur une structure solide. Je crois que nous disposons des ressources nécessaires.
Merci, monsieur le président.
Je m'intéresse toujours à ces quelque 100 pages. Pour moi, c'est un peu comme la partie manquante des enregistrements du Watergate. De toute façon, monsieur Makichuk, vous avez dit que vous exerciez des pouvoirs délégués en vertu de la loi. Qui d'autre jouirait de pouvoirs délégués en vertu de la loi? M. Togneri aurait-il de tels pouvoirs?
À Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, la délégation commence au niveau du ministre et passe ensuite au niveau suivant: sous-ministre, sous-ministre délégué, directeur général du secrétariat exécutif, mon poste, celui de directeur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, puis les gestionnaires, les chefs, les employés principaux et les autres employés de mon service.
Vous étiez déjà au ministère quand on vous a nommé, cela se voit. Comme je l'ai dit plus tôt, l'une des préoccupations exprimées par l'opposition, et je crois par de plus en plus de Canadiens — et cela nous amène, dans une certaine mesure, aux questions posées par le secrétaire parlementaire —, c'est qu'il s'agit toujours du message envoyé par le gouvernement, du traficotage du message pour donner une teinte différente à la réalité. C'est pourquoi nous creusons cette question de l'accès à l'information en mettant l'accent sur M. Togneri.
Dans votre témoignage, vous avez dit qu'il y a des réunions hebdomadaires avec des représentants du cabinet du ministre, et que M. Togneri a participé à ces réunions. Combien de personnes prennent part à ces réunions?
On trouve à ces réunions un représentant du cabinet du ministre, un représentant du bureau du sous-ministre délégué, des représentants de mon bureau, des représentants des communications et, parfois, des représentants des directions générales concernées par les dossiers examinés, de même que mon directeur général.
D'accord.
Ce qui pose problème, dans ces discussions... Est-ce que les discussions qui se tiennent lors de ces réunions hebdomadaires portent sur les demandes reçues, sur les renseignements à communiquer?
Nous savons aussi que le gouvernement actuel a souvent recours à l'intimidation. Le fait qu'un représentant du cabinet du ministre soit là... M. Togneri, en ce qui a trait à la décision de ne pas diffuser... Nous savons maintenant que plus d'une centaine de pages n'ont pas été diffusées. Comme ma collègue l'a indiqué plus tôt, M. Togneri a clairement enfreint la loi. Mais le ministère se sent-il intimidé par l'équipe du ministre? Constatez-vous de l'intimidation? Vous sentez-vous intimidé lors des réunions hebdomadaires? Après tout, vous faites l'objet de pressions; votre emploi est en jeu. Vous êtes directement responsable de la chaîne de travail.
Monsieur le président, toute une série de questions viennent d'être posées. Je ferai de mon mieux pour y répondre.
Je dirai d'abord que, en effet, lors de la première divulgation, 30 pages du rapport seulement ont été transmises. Par la suite, lorsqu'on a reçu une demande portant précisément sur le rapport lui-même, on a communiqué le rapport en entier.
C'est cela. Mais la demande en question a elle aussi été reçue deux mois et demi plus tard. Je tiens à le préciser.
Monsieur Makichuk, monsieur Easter, plusieurs questions ont été posées et il reste moins d'une minute. Nous n'aurons pas le temps.
Il nous reste environ 30 secondes. Il y aura une autre série de questions. Je pense qu'il faudrait se limiter à une question par député. Donc, si vous souhaitez utiliser les 30 dernières secondes pour ajouter quelque chose, allez-y.
Parfait. Nous pourrons y revenir plus tard.
Madame Davidson.
Merci, monsieur le président.
J'aimerais poser deux questions à Mme McCulloch. Nous avons un peu entendu parler des défis que le MAECI doit relever, notamment en ce qui concerne le traitement de l'arriéré de demandes, les rapports du Commissariat à l'information, et j'en passe. J'espère que vous saurez relever le défi. C'est tout un travail qui vous attend.
Vous avez parlé de pratiques exemplaires et du processus « Alerte Comm » du MAECI. Pouvez-vous nous en dire un peu plus à ce sujet? Cela fait-il partie de votre stratégie visant à traiter l'arriéré de demandes?
Non. En fait, le processus « Alerte Comm » permet au personnel des communications et aux hauts fonctionnaires du ministère, jusqu'au cabinet du ministre, d'élaborer des produits de communications, qu'il s'agisse de notes à utiliser pendant la période de questions ou d'infocapsules accompagnant un communiqué de presse relatif à la Loi sur l'accès à l'information.
Si je me rappelle bien ce que vous avez dit dans votre exposé, vous avez alors un délai de 72 heures à respecter.
Exact. Si le délai fixé par la loi donne au ministère, y compris au cabinet du ministre, 72 heures pour élaborer des produits de communications, nous les avertirons 72 heures à l'avance qu'une réponse à une demande d'accès à l'information est sur le point d'être communiquée et nous transmettrons une copie des documents diffusés.
Les renseignements en question sont-ils identifiés comme étant sensibles? Votre ministère classe-t-il les renseignements comme étant sensibles ou non sensibles?
En fait, nous demandons à nos hauts fonctionnaires de repérer les dossiers justifiant une alerte à la communication. Je peux vous expliquer très brièvement ce qu'on entend par là. Chaque semaine, nous fournissons strictement la liste des sujets faisant l'objet d'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, sans toutefois fournir leurs textes au complet. Il s'agit des demandes dont on prévoit communiquer la réponse la semaine suivante. Nous fournissons cette liste aux directeurs généraux ainsi qu'aux sous-ministres délégués du ministère. Ce sont eux qui, les premiers, peuvent examiner tout sujet à propos duquel ils estiment devoir préparer un produit de communication à l'intention du sous-ministre ou du bureau du ministre, selon le sujet. On consulte également nos directions des communications pendant le processus. Une fois qu'on a cerné les dossiers de la liste qui semblent justifier un produit de communication, on achemine aussi cette liste jusqu'aux bureaux du sous-ministre et du ministre. On peut alors y relever tout autre sujet devant être communiqué la semaine suivante et nécessitant aussi un produit de communication, en dépit du fait que les chargés du programme ne l'avaient peut-être pas signalé.
Une fois que le dossier est mis dans la catégorie de l'alerte à la communication, pourvu que le dossier soit prêt à être communiqué et que la date butoir législative nous le permette, nous allons réserver une période de 72 heures afin de permettre à nos chargés du programme de collaborer avec nos directions des communications et de préparer soit des notes destinées à la période de questions soit des infocapsules destinées aux médias. Tous les autres dossiers communiqués en vertu de la Loi sur l'accès à l'information sont traités selon le processus normal.
Par conséquent, ces réunions ne servent qu'à établir quels dossiers doivent faire l'objet d'une alerte à la communication?
En fait, au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, on ne tient aucune réunion hebdomadaire consacrée à cela ou d'autres réunions de ce genre. Nous faisons circuler une liste électroniquement, c'est-à-dire par l'entremise de notre courrier électronique. Nous fournissons une liste des dossiers dont nous prévoyons la divulgation la semaine suivante. Nos agents de liaison de l'AIPRP, répartis dans l'ensemble du ministère, nous répondent par courriel et nous précisent si leurs directeurs généraux ou sous-ministres adjoints ont indiqué que certains dossiers doivent faire l'objet d'une alerte à la communication. La liste est alors mise à jour pour inclure les dossiers dûment étiquetés comme tels. La deuxième liste est circulée le mardi. Le jeudi a lieu le remaniement définitif, où l'on indique clairement quels dossiers nécessitent une alerte à la communication. On fournit cette liste définitive au bureau du ministre, aux bureaux des sous-ministres, aux directions des communications ainsi qu'à tous les sous-ministres adjoints et directeurs généraux. Au fond, il s'agit d'un système d'alerte soulignant lesquels des dossiers nécessitent l'ajout d'un produit de communication. Il n'y a pas de processus d'approbation de la communication.
[Français]
Merci, monsieur le président.
Selon vos témoignages, je comprends que, systématiquement, le gouvernement est informé des demandes d'accès à l'information. Or je m'interroge. La Loi sur l'accès à l'information prévoit-elle de telles réunions et que systématiquement vous informiez le gouvernement des demandes?
Madame Wesch.
[Traduction]
Je vous prie de m'excuser, je ne me rendais pas compte que vous vous adressiez à moi.
Oui, telle est bien la politique du Conseil du Trésor.
[Français]
Excusez-moi, j'ai omis de mentionner votre nom au début. C'est moi qui suis dans l'erreur.
Pouvez-vous répondre?
[Traduction]
Oui, je suis en mesure de répondre.
Oui, au Conseil du Trésor, on s'est doté d'une politique selon laquelle il est souhaitable et tout à fait acceptable d'aviser le bureau du ministre et les autres hauts fonctionnaires du ministère.
[Français]
[Traduction]
[Français]
Des pratiques exemplaires ont été distribuées à tous les bureaux d'accès à l'information, il y a quelques mois, je crois. L'une d'elles établissait que les bureaux d'accès à l'information peuvent informer les bureaux de ministres.
Je ne me souviens pas si ça existait dans les politiques ou dans les lignes directrices.
[Traduction]
Monsieur le président, si vous n'y voyez pas d'objection, M. Donald Lemieux est ici. Or, il travaille sur les politiques dans la section de l'information et de la protection des renseignements personnels et est en mesure de répondre à cette partie de la question. Pour ma part, je travaille surtout sur l'aspect opérationnel.
[Français]
Par exemple, si les partis de l'opposition vous demandaient un briefing par semaine, le feriez-vous?
S'ils faisaient une demande pour que vous fassiez, avec les trois partis de l'opposition, la même réunion que vous faites avec le parti au pouvoir. Selon vous, est-ce dans la Loi sur l'accès à l'information?
Si je peux me permettre de répondre.
La Loi sur l'accès à l'information permet aux demandeurs de faire une demande pour des renseignements qui existent déjà et qui sont gardés par le gouvernement du Canada. Il ne s'agit pas d'un processus pour demander des rencontres toutes les semaines pour discuter de dossiers qui pourraient peut-être... Il faut que ce soit des documents qui existent et dont est responsable le ministère.
Merci.
Dans votre déclaration, madame Brennan, vous avez fait allusion aux questions posées à la Chambre. Cela veut dire que si recevez une demande d'information et que vous jugiez que ça pourrait embarrasser le gouvernement à la Chambre, vous avez le devoir de sensibiliser le gouvernement à ça?
Ce ne serait pas en raison de l'embarras, mais c'est plutôt dans l'éventualité que le président se fasse questionner à la Chambre. Je désignerais alors cette demande comme « haute visibilité » afin que des produits de communications soient prêts à la fin, quand on est prêts à divulguer.
C'est pour la période de questions, mais aussi pour qu'il puisse répondre aux questions des médias, si ceux-ci téléphonent à la suite de la divulgation.
Quand vous me répondez comme ça, j'ai l'impression que vous êtes l'assistante du ministre, et que vous n'êtes plus une personne objective.
Mais en renseignant le gouvernement en fonction de ses relations avec la presse et avec la Chambre des communes, vous devenez partisane.
Je ne fais qu'identifier les demandes qui sont de « haute visibilité », qui peuvent être intéressantes. Cela dit, c'est la direction des communications qui décide si on prépare des produits de communications. À ce point, ce n'est plus de mon recours.
Je comprends, mais
[Traduction]
Peut-être pourrions-nous demander ces renseignements supplémentaires par écrit, est-ce que ça vous va? Votre temps de parole est écoulé.
Je vous remercie, monsieur le président.
Madame Brennan, vous avez mentionné le document comportant les pratiques exemplaires et dont vous nous avez dit qu'il a été distribué récemment. Pourriez-vous nous en fournir un exemplaire ou tout au moins en fournir un au président? À mon avis, il serait certainement très utile de le parcourir.
Très bien. Je vous remercie beaucoup.
Madame McCulloch, dans votre déclaration préliminaire, vous avez mentionné certaines des mesures prises par votre ministère pour améliorer le traitement des demandes d'accès à l'information, et l'une d'entre elles est le programme de développement professionnel de l'AIPRP. Vous avez précisé que vous vous efforcez de vous occuper de recrutement, de maintien de l'effectif et de planification de la succession au ministère grâce à ce programme. Pouvez-vous nous dire quels problèmes précis se sont posés en matière de recrutement et de maintien de l'effectif dans votre ministère, plus précisément dans votre section de l'AIPRP?
Et bien, les questions sur lesquelles nous travaillons ne concernent pas seulement le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international. L'AIPRP fédéral dans son ensemble est dans une situation extrêmement difficile en ce moment en raison d'un manque d'effectifs ayant une longue expérience dans ce domaine. Certains facteurs expliquent cette situation, y compris le fait que la mise en oeuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité en décembre 2006 a entraîné un élargissement de la portée de la loi relative à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels à quelque 250 établissements. On a alors assisté à un véritable exode... Excusez l'expression, mais cela a vraiment drainé les gens compétents.
Il y a aussi une énorme vague de ceux que nous appelons les « apprentis ». Pour les recruter, pour rendre le secteur de l'AIPRP attirant, pour les retenir et pour les préparer à avancer dans leur carrière, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international mais aussi divers organismes et d'autres ministères fédéraux ont estimé que ce serait une très bonne chose de concevoir un programme de développement professionnel de l'AIPRP à leur intention puisque, de toute manière, nous avons besoin de sang neuf.
L'occasion est quand même excellente d'amener des gens compétents et qui s'intéressent à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels et à en faire des analystes. Oui.
De divers autres domaines de programmes, d'autres groupes et niveaux. Ce sont des gens qui sont déjà dans la fonction publique fédérale et qui n'ont tout simplement pas eu l'occasion de travailler dans le secteur de l'AIPRP et souhaiteraient y devenir des analystes. Nous recrutons également au sein même du ministère des Affaires étrangères ainsi qu'à l'externe.
Est-ce que bon nombre de vos candidats ont suivi des programmes scolaires précis qui forment les gens pour qu'ils deviennent des agents d'accès à l'information?
L'Université de l'Alberta offre un programme sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Nous y avons recruté des gens. Je songe en particulier à quelqu'un qui travaille dans notre bureau maintenant.
En fait, nous comptons plusieurs personnes qui ont terminé ce programme avec accréditation de l'Université de l'Alberta. C'est certainement une de nos sources.
En tant que fonctionnaire du MAECI, je dois reconnaître que nous devons profiter davantage des programmes coopératifs et du Programme fédéral d'expérience de travail étudiant, grâce auquel nous pourrions attirer plus d'étudiants de 3e ou 4e année qui se spécialisent en affaires internationales et s'intéressent de très près aux questions relevant du MAECI. Si je dis cela, c'est parce que travailler dans le secteur de l'accès à l'information au MAECI peut être sensiblement différent de ce que c'est au ministère de l'Agriculture ou encore au Bureau du Conseil privé, et les choix peuvent varier selon les intérêts professionnels de chacun.
Les gens de chez vous ont beaucoup d'expérience en ce qui a trait à l'accès à l'information dans l'appareil gouvernemental. À votre connaissance, a-t-on jamais essayé de concevoir un seul processus uniforme dans l'ensemble des ministères et de le coordonner? Nous avons entendu dire qu'il y a des différences entre la manière dont les divers ministères traitent ces questions. Je le répète donc, à votre connaissance, a-t-on essayé de rendre le processus uniforme dans l'ensemble de l'appareil gouvernemental? Quiconque a réponse à cela peut prendre la parole.
Avant de laisser intervenir mes collègues, si vous me permettez, nous avons effectivement discuté avec nos collègues du milieu de l'AIPRP de la possibilité d'adopter des démarches plus collectives en matière de dotation et de recrutement. Pour ma part, je participe aux discussions d'un groupe de consultation thématique où nous envisageons d'élaborer des feuilles de route d'apprentissage, des programmes avec...
Mais de façon plus précise, au sujet du processus de l'AIPRP dont nous avons entendu parler ce matin, y a-t-il jamais eu une discussion en vue de le rendre plus uniforme dans l'ensemble de l'appareil gouvernemental?
Eh bien, il est certain que nous partageons couramment les leçons que nous avons apprises et que nous tenons des discussions... Vous savez, les politiques du Conseil du Trésor sont très utiles. Bien entendu, nous les adaptons au besoin de nos propres services ministériels.
M. Bill Siksay: C'est bien.
Je vous remercie, monsieur le président.
J'aimerais revenir à la question de ma collègue parce que M. Makichuk n'a pas eu l'occasion de répondre. Je crois me rappeler que plusieurs d'entre vous ont dit qu'un représentant du bureau du ministre participe aux travaux de vos comités ministériels. La question est assez simple. Vous sentez-vous intimidé par la présence d'un représentant du ministre dans un comité où l'on discute de demandes d'accès à l'information?
Je ne me sens pas intimidé par la présence dans une réunion d'un représentant du bureau du ministre.
Madame Holden, je crois savoir que vous aussi avez rapporté que quelqu'un du bureau du ministre assistait à vos réunions.
Avez-vous déjà observé des cas où la communication des renseignements demandés a été retardée à la demande du bureau du ministre?
Nous n'avons jamais commis de retards ni fait l'objet d'une demande de retarder les choses. Dans le cadre du processus dont j'ai discuté plus tôt, nous renseignons pleinement les gens, sans leur causer de surprises et toujours en nous conformant aux échéances que nous impose la loi.
Madame Wesch, je vous prie de m'excuser si je vous attribue à tort ces propos, mais, plus tôt, vous avez dit que des demandes sensibles étaient acheminées par les médias et des parlementaires. Dans ce cas...
Non, au Conseil privé, nous traitons toutes les demandes sur un pied d'égalité. Nous ne créons pas de distinction entre elles. Aucune ne fait l'objet d'un traitement spécial. Ce n'était donc pas moi.
Bien.
Monsieur Makichuk, avez-vous affirmé que l'on accole aux demandes provenant de parlementaires et des médias la mention de sensible?
Eh bien, en tant que directeur du programme de mon ministère, je ne conserve pas de statistiques sur le nombre de demandes envoyées par les partis politiques, ni sur celles provenant d'un parti en particulier, ni encore sur celles considérées comme sensibles ou non.
Dans ce cas, qui vous aurait mis au courant ou qui aurait pris la décision de considérer les demandes provenant de parlementaires et des médias comme sensibles?
Madame Holden, est-ce le cas dans tous les ministères? Est-ce bien le cas...?
Mme Jackie Holden: Est-ce que vous voulez que je réponde?
Pourquoi ne pas procéder de la façon inverse? Tenons pour acquis que tel est bien le cas à moins que vous le disiez autrement.
À l'un ou l'autre des témoins, est-ce qu'on procède autrement dans d'autres ministères?
Très bien, chers collègues, je suis désolé mais je dois arrêter ici.
M. Plamondon a demandé si les façons de faire ont changé. Et puisque Mme Brennan n'occupe pas son poste depuis très longtemps, elle a préféré s'en remettre à son collègue, M. Donald Lemieux, Division de la Politique de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité.
Pourriez-vous répondre très brièvement à la question de M. Plamondon, s'il vous plaît?
[Français]
Je veux juste m'assurer que la question portait sur les réunions avec les bureaux du ministre, à savoir si ça avait changé récemment.
Ça concerne l'affirmation de Mme Brennan, qui a dit qu'ils avaient eu de nouvelles directives depuis trois ou quatre mois quant au fonctionnement. J'ai demandé si ce fonctionnement était le même auparavant. Elle m'a répondu que M. Lemieux serait plus en mesure de répondre qu'elle.
Je serai précis, car j'ai très peu de temps.
Il n'y a rien de nouveau: ce sont des pratiques exemplaires. Ces choses existaient déjà.
Pour ce qui est des réunions avec les bureaux du ministre, c'est quelque chose qui n'est pas spécifiquement dans la loi — je crois que vous vous y étiez référé. Il n'y a rien dans la loi qui ne permet pas ça. Tout est conforme aux questions typiques qui peuvent être délicates.
[Traduction]
Je vous remercie.
Chers collègues, notre temps est écoulé et nous n'avons pas réussi à avancer suffisamment pour aborder les rapports du comité. Je ferai donc rapport au sous-comité à la première occasion.
J'aimerais demander à chacun des membres du comité de tenir compte du dilemme auquel doit faire face la présidence. J'ai par trois fois écrit en votre nom au ministre de la Justice, celui qui est chargé à la fois de la Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels afin de lui demander de témoigner devant nous au sujet des rapports que nous avons déposés lors de la dernière session. Je n'ai pas eu d'instructions depuis lors. À part cela, j'ai aussi parlé trois fois au ministre à la Chambre. Ma dernière lettre a été envoyée le 13 mai et je n'ai pas encore reçu d'accusé de réception de la part du ministre. J'aimerais donc que les membres me recommandent des mesures à prendre en prévision de la prochaine réunion, s'ils n'y voient pas d'objection.
Est-ce que cela vous convient? Bien, je vais en rester là.
Un grand merci à tous nos témoins. J'espère que vous vous êtes senti à l'aise devant les membres de notre comité et certainement que vous avez été traités comme il convient. Merci de vos réponses franches.
La séance est levée.
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