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Appui aux objectifs stratégiques

L'Administration de la Chambre a défini quatre objectifs stratégiques qui traduisent son mandat, sa vision et ses valeurs et servent à orienter ses efforts et à la guider dans les activités de la 40e législature :

Photo de l'Aperçu stratégique pour la 40e législature

1. Appuyer le rôle changeant des députés et de l'institution

Appuyer l'évolution des pratiques et règles parlementaires

L'Administration de la Chambre tient à faciliter l'évolution des pratiques et des règles parlementaires au profit de la démocratie parlementaire canadienne. Conformément aux instructions qui lui sont données, elle peut être appelée à prendre part à la rédaction de modifications au Règlement de la Chambre. Elle met aussi à jour les ouvrages de référence sur la procédure qui guident les députés dans leur travail à la Chambre et en comité et actualise régulièrement le Compendium de la procédure de la Chambre des communes pour suivre l'évolution des pratiques et usages en cours. La greffière et les équipes de greffiers au Bureau et de greffiers à la procédure se tiennent constamment à la disposition des députés, de leur personnel et de la population pour répondre à des questions sur la procédure.

 

Une des grandes réalisations de 2009 a été la publication de la deuxième édition de La procédure et les usages de la Chambre des communes. Les députés, leur personnel et les employés de l'Administration se servent quotidiennement de cet ouvrage détaillé dans le travail qu'ils accomplissent au nom des Canadiens.

C'est avec plaisir que l'Administration de la Chambre a instauré en 2009 le sous-titrage des délibérations en direct et en différé de la période des questions et a entrepris la planification d'un projet visant à étendre ces services aux réunions de comité télévisées. Ces réalisations contribuent à rapprocher le Parlement de la population canadienne.

En 2010-2011, l'Administration mettra en place un moyen amélioré de faire le suivi des demandes d'information sur la procédure et des décisions rendues par le Président. Cet instrument sera utile pour la recherche.

Améliorer l'accès des députés à l'information parlementaire

En 2009-2010, pour répondre aux nouveaux besoins de la Chambre en publication de documents papier et Web, l'Administration a mis au point et déployé avec succès le logiciel SmartBook II. Pleinement opérationnel depuis janvier 2010, il a été utilisé pour l'édition en ligne de La procédure et les usages de la Chambre des communes, 2009, et simplifiera la mise à jour de cette publication.

Les administrations du Sénat, de la Chambre des communes et de la Bibliothèque du Parlement continueront d'être guidées par une stratégie commune à long terme qui vise à améliorer les services d'information parlementaire dans tout le Parlement. Au cours de l'exercice à venir, le Comité de gestion de l'information parlementaire continuera de soutenir les mesures de collaboration en vue d'offrir à la clientèle une information plus coordonnée et accessible. Plus particulièrement, le groupe interinstitutionnel chargé de l'Initiative conjointe sur l'information législative s'emploiera à présenter l'information d'une manière plus intégrée et uniforme. En outre, le projet consistant à produire avec efficience une plus grande quantité d'informations pour les députés et les sénateurs se poursuivra activement.

Intéresser et sensibiliser les Canadiens à leur Parlement et au processus parlementaire

Pour intéresser davantage les Canadiens aux travaux de la Chambre, l'Administration a implanté en 2009 le sous-titrage des délibérations en direct et en différé de la période des questions. Elle a entrepris avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada l'étape de planification d'un projet visant à étendre ces services aux réunions de comité télévisées. De plus, elle a terminé la mise au point de l'infrastructure et des fonctionnalités requises pour faire des liens à partir des images vidéo en direct vers les transcriptions des délibérations parlementaires sur le site Web du Parlement. Ce nouveau service sera offert sur le portail ParlVU, où les Canadiens pourront voir et entendre les délibérations du Parlement en direct et sur demande en 2010-2011.

L'Administration, qui a travaillé à un plan de mise en œuvre pour la diffusion des délibérations sur ParlVU, a terminé en 2009-2010 la production d'outils qui afficheront les activités en cours et donneront aux Canadiens un accès direct aux émissions Web à partir de leur ordinateur de bureau. Elle a aussi lancé l'étape de planification de services qui faciliteront l'accessibilité des délibérations parlementaires à partir d'appareils mobiles. Ces nouveaux services seront offerts sur le portail ParlVU en 2010-2011.

2. Améliorer les services permanents aux députés et soutenir l'institution

Faire progresser la vision et le plan à long terme qui prévoient la remise en état des édifices patrimoniaux et de leurs terrains et la construction d'autres installations parlementaires

L'Administration de la Chambre s'occupe de l'orientation stratégique et de la progression des travaux à toutes les étapes de la vision et du plan à long terme, qui vont de la planification à l'exécution. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, à titre de gardien des édifices et des terrains parlementaires, gère tous les projets d'entretien, de réparation et de construction des installations et veille à obtenir les fonds nécessaires.

Les trois grandes composantes des travaux prévus dans la vision et le plan à long terme sont :

  • Programme des grands projets d'immobilisation
  • Programme de réfection
  • Programme de planification

Programme des grands projets d'immobilisation

Pour les grands travaux de réhabilitation des édifices patrimoniaux de la Cité parlementaire, l'Administration doit définir les éléments fonctionnels, symboliques et techniques associés à la réinstallation des fonctions parlementaires et des services de soutien. Ce processus complexe exige des connaissances en planification, en conception et en construction ainsi qu'une vaste expertise de la coordination et de la logistique.

Avant que les édifices de l'Ouest et de l'Est puissent être libérés, il a fallu vider les édifices La Promenade (151, rue Sparks) et Wellington (180, rue Wellington) en vue d'y aménager des locaux provisoires qui serviront de bureaux parlementaires et de salles de comité. En 2009-2010, l'Administration a contribué, par des efforts concertés, à terminer les installations de remplacement, y compris l'infrastructure et la connectivité.

L'Administration participe activement aux grands projets suivants :

  • Édifice La Promenade - Les travaux sont en cours pour l'aménagement des bureaux de 62 députés et de trois salles de comité. L'Administration a examiné tous les aspects de la conception et de la construction pour assurer la conformité aux normes de la Chambre.
  • Édifice Wellington - Il a été vidé pour les travaux de réhabilitation. Au cours du dernier exercice, l'Administration a désigné des locaux de remplacement pour les centaines d'occupants et coordonné leur déménagement vers ces locaux.
  • 1, rue Wellington (ancien Musée canadien de la photographie contemporaine) - Les travaux sont en cours pour l'aménagement de quatre salles de comité. L'Administration veille à ce que tous les aspects de la conception et de la construction répondent aux exigences.
  • Ancien édifice de la Banque de Montréal - Il accueillera en permanence les fonctions cérémonielles exécutées actuellement dans l'édifice de l'Ouest. L'Administration a participé à l'examen des paramètres conceptuels pour veiller à ce que l'édifice réponde aux besoins fonctionnels et opérationnels.
  • Édifice de l'Ouest - Le travail conceptuel a aussi progressé pour cette future initiative. L'édifice de l'Ouest abritera temporairement les fonctions législatives de l'édifice du Centre. L'Administration a déjà terminé les premières étapes de la planification; les programmes fonctionnels sont achevés et le travail de conception préliminaire est en cours.
  • Technologies de l'information - En 2009-2010, l'Administration a défini les éléments fonctionnels nécessaires aux technologies de l'information pour les installations qui ne sont pas sur la Colline et a veillé à leur mise en œuvre. Elle a planifié, conçu et instauré les services, l'infrastructure et la connectivité pour un certain nombre d'endroits. Elle a aussi établi la connectivité par fibre optique avec tous les bureaux parlementaires éloignés.

Programme de réfection

L'Administration évalue actuellement l'impact de chaque projet sur la clientèle pour les édifices qui ne sont pas près de subir des travaux majeurs de réhabilitation, mais qui ont besoin d'être réparés et améliorés afin d'empêcher que la détérioration se poursuive. Au cours du dernier exercice, elle a lancé un projet pilote qui vise à établir une approche globale des travaux de réparation et d'amélioration de l'édifice de la Confédération et à coordonner les projets prioritaires de façon à en atténuer le plus possible l'impact sur les activités parlementaires. Ce modèle pourra être appliqué aux projets de réhabilitation d'autres édifices, comme l'édifice du Centre.

La restauration des édifices patrimoniaux et des terrains de la Cité parlementaire n'est pas une tâche facile. C'est un processus intensif et complexe qui nécessite énormément de planification et une vision à long terme et qui oblige des employés spécialisés dans différents domaines - architecture, conservation du patrimoine, gestion de projet, technologie de l'information, procédure parlementaire, infrastructure, ressources humaines et finances, par exemple - à travailler main dans la main. Les réalisations associées à la restauration de la Cité parlementaire constituent une source de fierté pour l'Administration.

Pour en savoir plus sur la modernisation de ces édifices canadiens d'importance historique, visitez le site http://www.collineduparlement.gc.ca.

Programme de planification

Dans le dernier exercice, les partenaires parlementaires - Sénat, Chambre des communes et Bibliothèque du Parlement - ont fourni à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada les données nécessaires pour faire approuver le financement de la suite des travaux liés à la vision et au plan à long terme. L'Administration a examiné et actualisé les besoins à long terme, les a regroupés dans un rapport et a établi une stratégie de communication pour tenir les députés et les employés au courant des différents programmes et projets, notamment de réinstallation.

L'Administration a déterminé les besoins et produit des énoncés pour un certain nombre de projets à l'étape de la planification. Elle a participé à l'élaboration des exigences générales pour les plans principaux visant le secteur ouest de la Cité parlementaire, notamment le Pavillon de la terrasse de l'Ouest, l'infrastructure souterraine, les installations de manutention du matériel, le transport et l'aménagement paysager.

Assurer une infrastructure technologique souple pour répondre aux besoins des députés et de l'institution

Dans leurs travaux en comité, les députés se fient à des outils qui permettent la communication avec des participants de partout au pays et dans le monde. Au cours du dernier exercice, l'Administration a terminé l'examen des mécanismes existants et des besoins en services de vidéoconférence. En 2010-2011, elle recommandera des améliorations aux services pour faciliter le travail des députés et les réunions des comités.

Désireux de gérer les horaires des services de sécurité avec plus d'efficience, le personnel a confirmé qu'il avait besoin de remplacer le système actuel de planification des horaires et a lancé une demande de propositions à cet effet. La stratégie de financement est prête à être mise en œuvre.

Protéger l'institution

Au cours du dernier exercice, l'Administration a poursuivi ses efforts pour renforcer le niveau de sécurité de la Chambre des communes grâce à sa représentation au Bureau principal de planification de sécurité. Elle a mené plusieurs activités stratégiques clés avec le Service de sécurité du Sénat et la Gendarmerie royale du Canada. Le Bureau principal de planification de sécurité a aussi effectué un examen des normes et des pratiques existantes en matière de sécurité pour déterminer la meilleure façon d'harmoniser les politiques et les procédures en vue d'une interopérabilité maximale.

Par ailleurs, l'Administration a mis en avant un modèle standardisé de gestion des incidents. Ce modèle est en usage depuis 2007 pour les incidents de sécurité majeurs, mais des plans préliminaires ont été établis en vue de l'utiliser pour tout un éventail de situations à la Chambre. Les communications efficaces étant cruciales en cas d'incident majeur, une stratégie de communication existe pour veiller à ce que des renseignements cohérents et à jour soient transmis aux députés, à leur personnel et à l'Administration de la Chambre si des perturbations ou une situation d'urgence se produisaient dans la Cité parlementaire. Cette stratégie a récemment été mise à jour d'après le modèle de gestion des incidents. L'Administration continue de protéger de façon proactive la santé et la sécurité de toutes les personnes qui se trouvent dans la Cité parlementaire. En 2009-2010, dans le cadre des efforts généraux de gestion de la continuité des opérations, elle a élaboré un plan de lutte contre la pandémie fondé sur les pratiques exemplaires de l'Organisation mondiale de la santé et sur le Plan canadien de lutte contre la pandémie d'influenza et faisant état des mesures à prendre à différents stades de la pandémie; ces mesures ont bel et bien été prises. Parallèlement, elle a continué de travailler aux plans de gestion de la continuité des opérations pour les bureaux des députés, la salle de séance, les comités et les caucus ainsi que pour ses services administratifs.

Par suite de l'éclosion de la grippe H1N1 au Canada, l'Administration a établi un plan de lutte contre la pandémie et pris des mesures immédiates pour protéger les visiteurs, les députés et les employés, notamment en intensifiant le nettoyage dans les secteurs très passants, en installant des distributrices de désinfectant pour les mains et en assurant la liaison avec les députés et les employés.

3. Favoriser la compréhension des institutions législatives et appuyer leur avancement

Assurer l'accessibilité de renseignements à jour sur la procédure parlementaire

Le 18 novembre 2009, le Président de la Chambre a déposé la deuxième édition (2009) de La procédure et les usages de la Chambre des communes, rédigée par l'Administration sousla direction de la greffière, Audrey O'Brien, et du sous-greffier, Marc Bosc. Publié initialement en 2000, cet ouvrage présente une étude approfondie de la jurisprudence de la Chambre des communes, qui passe en revue les usages, les coutumes et les règles de procédure établis depuis la Confédération. La nouvelle édition, qui compte plus de 1 500 pages et 6 900 notes de bas de page dans chacune des deux versions, française et anglaise, fait état des changements apportés au Règlement et aux usages de la Chambre depuis la parution de la première édition. Elle contient aussi des chapitres révisés et remaniés, plusieurs nouveaux graphiques, un index amélioré et une bibliographie plus complète. Pour rendre l'ouvrage accessible aux lecteurs de tout le Canada et du monde entier, l'Administration a lancé la version imprimée et l'édition en ligne le même jour.

Fournir des occasions d'apprentissage aux parlementaires et aux hauts fonctionnaires des assemblées législatives au Canada et dans d'autres pays

En 2009-2010, 32 séances d'information et de formation sur la procédure ont été données à des députés, à leur personnel, à des employés de l'Administration, au personnel des services de recherche des caucus, à des fonctionnaires et à des étudiants d'université. En outre, l'Administration a offert un programme de formation intensive aux nouveaux greffiers à la procédure engagés au cours de cette période. Pendant le dernier exercice, elle a accordé une importance renouvelée à ces séances de formation et à la façon de les donner.

Comme l'explique la section sur la représentation du Canada, l'Administration a organisé les visites de délégations canadiennes dirigées par le Président et de délégations parlementaires de l'étranger, ainsi que des réunions, des séminaires et des conférences en lien avec les diverses associations parlementaires. Il convient de souligner la tenue de réunions interparlementaires à La Malbaie (Québec), à Saint John (Nouveau-Brunswick) et à Ottawa (Ontario).

En 2009-2010, le greffier du Sénat, la greffière de la Chambre et le bibliothécaire parlementaire ont tenu deux sessions du Programme d'étude des hauts fonctionnaires parlementaires, l'une en français et l'autre en anglais. Ce programme s'adresse aux hauts fonctionnaires d'autres assemblées législatives désireux d'en savoir plus sur les pratiques procédurales et administratives en vigueur au Canada.

L'Administration de la Chambre et la Bibliothèque du Parlement travaillent au Programme d'orientation des députés et des préparatifs électoraux pour être en mesure d'accueillir les députés réélus et nouvellement élus. Ce programme coordonne divers services offerts aux députés au cours des semaines entourant des élections générales, depuis la dissolution du Parlement jusqu'à l'ouverture d'une nouvelle législature. Bien qu'il n'y ait pas eu d'élections en 2009-2010, l'Administration a continué de perfectionner le programme en passant en revue les enseignements tirés de l'expérience et en recueillant les commentaires des nouveaux députés.

Faire mieux connaître au public la Chambre des communes et préserver son indépendance et ses traditions

L'Administration produit des publications et des outils d'information en ligne pour faire mieux connaître la Chambre aux citoyens et aux visiteurs. Soucieuse de rationaliser leur contenu et de réduire les dédoublements, elle a entrepris l'examen de plusieurs de ces publications et outils pour repérer les dédoublements, trouver le meilleur moyen de répondre aux besoins des utilisateurs de chaque produit, déterminer les produits qui auraient besoin d'être modifiés et faire des recommandations sur ceux que la Chambre devrait continuer de produire

4. Appliquer les normes de gouvernance du secteur public les plus rigoureuses dans un contexte parlementaire

Favoriser une solide gouvernance et une gestion efficace des ressources publiques

Vu l'importance accordée à la solide gouvernance des ressources publiques, un plan de transition a été établi pour harmoniser complètement les services d'impression et les services postaux, de l'étape de la commande à celle de la livraison finale. Cette harmonisation donnera lieu à des services rationalisés et plus efficients. En 2009-2010, l'Administration s'est assurée d'un nouvel emplacement pour regrouper les services et a effectué les travaux d'aménagement nécessaires. Elle a aussi terminé les préparatifs de la réinstallation temporaire des services d'impression électronique. Actuellement, elle travaille au remplacement de son outil de gestion de l'information en vue de lancer un portail Web qui permettra de donner en ligne les instructions sur les envois postaux.

En 2010-2011, les services à la clientèle et les mécanismes de planification et de production pour les communications imprimées des députés seront regroupés et rationalisés, ce qui accélérera le temps de traitement et accroîtra l'efficience des services.

Au cours du dernier exercice, l'Administration a renforcé le Cadre de planification et de mesure de rendement. Elle a effectué une analyse approfondie de l'environnement en vue de définir les priorités stratégiques et a établi le Plan d'affaires pluriannuel de l'organisation, qui fait état des projets concrets visant l'atteinte des objectifs stratégiques, présente les mesures quantitatives du rendement qui servent à évaluer le succès et vient compléter les plans d'affaires des secteurs administratifs. Pendant la même période, l'Administration a mis au point un modèle de rapport qui présente des données semi-annuelles sur la mise en œuvre du Plan d'affaires pluriannuel. La première version du rapport sera produite en 2010-2011. En 2009-2010, elle a aussi commencé à élaborer un cadre commun de planification, de mesure et de production de rapports au niveau des secteurs administratifs, qui sera terminé en 2010-2011.

L'Administration continue de s'assurer qu'elle remplit ses responsabilités fiduciaires. Chaque année, la Chambre retient les services d'un cabinet comptable indépendant qui vérifie ses états financiers. Le public a accès à ces documents sur le site Web du Parlement, www.parl.gc.ca.

L'Administration a entrepris récemment une évaluation de la conformité par rapport au modèle de dirigeant principal des finances, qui valorise une approche stratégique de la gestion des finances et des ressources. Cette évaluation doit servir à confirmer les progrès réalisés et à prioriser les prochaines étapes de la mise en œuvre. Des travaux de planification sont également en cours en vue d'implanter deux modules d'acquisition qui favoriseront l'établissement de prix plus concurrentiels et permettront de surveiller le rendement des fournisseurs.

Attirer, intéresser et fidéliser des personnes de talent

Comme beaucoup d'employeurs au Canada, la Chambre des communes se prépare à affronter les nouveaux défis que présentent la fidélisation des employés et le vieillissement de la main-d'œuvre. Au cours du dernier exercice, l'Administration a jeté les bases d'un programme de planification de la relève en établissant des profils de compétences dans la plupart des secteurs administratifs et en lançant un projet pilote de planification de la relève.

Une des tâches importantes de l'Administration consiste à renforcer les capacités de leadership. Les dirigeants doivent avoir les compétences voulues pour relever des défis organisationnels comme le changement et la transformation du milieu de travail. Dans les prochaines années, confrontés aux départs à la retraite de travailleurs d'expérience et au risque de voir disparaître un savoir essentiel, ils devront être en mesure de recruter des personnes de talent et de les fidéliser dans un environnement diversifié et multigénérationnel. Grâce au programme de perfectionnement en leadership harmonisé avec le programme de planification de la relève, l'Administration sera bien placée pour montrer la voie en cette ère de changements démographiques et technologiques. En 2009-2010, elle a défini les exigences du programme de perfectionnement en leadership; en 2010-2011, elle désignera un fournisseur externe pour le programme.

Le programme innovateur Ensemble, trouvons des solutions combine divers services qui offrent aux employés les compétences et les outils nécessaires pour résoudre les conflits de leur propre chef ou avec de l'aide. Il repose sur les principes de la communication, de la collaboration et du respect. Au cours de l'exercice 2009-2010, l'Administration a donné des séances de formation sur les fonctions de gestion et de supervision dans le cadre de ce programme.

Renforcer les pratiques environnementales

Toujours consciente de l'importance que les Canadiens attachent à l'environnement, l'Administration continue d'exercer ses activités en gardant à l'esprit les questions écologiques. Par exemple, dans la planification et la réalisation de tous les projets relevant de la vision et du plan à long terme, elle collabore avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour veiller à l'utilisation des meilleures pratiques environnementales.

En 2009-2010, l'Administration a établi un plan de mise en œuvre en vue de l'utilisation de papier recyclé postconsommation à 100 %, certifié Écologo, et elle a mené à terme cette transition.

L'Administration se réjouit de faire partie du comité environnemental Partenaires pour une Colline verte. Au cours du dernier exercice, le comité a produit un document qui énonce des principes directeurs pour les institutions partenaires et prévoit une approche coordonnée de la gérance de l'environnement sur la Colline.

Favoriser une approche intégrée de la gestion de l'information

Pour promouvoir la gestion responsable des ressources en information, l'Administration continue de consolider les bases de l'amélioration des pratiques de gestion de l'information, de la collaboration et de l'échange d'informations.

Au cours du dernier exercice, elle a publié des normes de métadonnées et des lignes directrices pour la gestion des documents électroniques à l'aide de Symphonie, programme Web servant à créer, extraire, communiquer et gérer de l'information.

 

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