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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 2 décembre 2021

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 2 décembre 2021, à 11 h 3, dans la pièce 225-A, Édifice de l’Ouest.

Président : L’honorable Anthony Rota, Président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Mark Holland, Steven MacKinnon et Mme Ruby Sahota; M. Gérard Deltell, M. Blake Richards, Mme Claude DeBellefeuille et M. Peter Julian

Secrétaire du Bureau : Charles Robert, greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Philippe Dufresne, légiste et conseiller parlementaire; Eric Janse, sous-greffier, Procédure; Ian McDonald, greffier adjoint, Direction des comités et des services législatifs; Robert Benoit, greffier principal, Comités; Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information; Michelle Laframboise, dirigeante principale des ressources humaines; Robyn Daigle, directrice, Services en RH aux députés et des partenaires d’affaires; Paul St George, dirigeant principal des finances; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Alexandra Racine, comptable principale, KMPG; Andrew Newman, associé d’audit et associé directeur de bureau, Ottawa, KPMG; Jeffrey LeBlanc, greffier adjoint par intérim, Service de la séance; Patrick McDonell, sergent d’armes; Michel Denault, sergent d’armes adjoint; Sabrina Guay, agente principale, Renseignements de sources ouvertes; Guillaume La Perrière Marcoux, Secrétariat

NOUVEAUX MEMBRES DU BUREAU

Conformément au paragraphe 50(5) de la Loi sur le Parlement du Canada, l’honorable Steven MacKinnon (1er décembre 2021) et Mme Ruby Sahota (1er décembre 2021) ont récemment été assermentés en tant que membres du Bureau.

L’honorable Anthony Rota (12 décembre 2019), l’honorable Dominic LeBlanc (26 février 2020), M. Gérard Deltell (9 septembre 2020), M. Blake Richards (9 septembre 2020), Mme Claude DeBellefeuille (10 décembre 2019) et M. Peter Julian (21 mars 2019), précédemment assermentés, demeurent membres du Bureau.

Conformément au paragraphe 50(2) de la Loi sur le Parlement du Canada, l’honorable Mark Holland (27 septembre 2018) est nommé représentant du Conseil privé de la Reine.


PROCÈS-VERBAL DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau adopte les procès-verbaux des réunions du 28 juin et du 19 octobre 2021 et approuve leur dépôt.


AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau prend note de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion et du document sur la capacité d’assurer le soutien des réunions des comités pour la 44e législature.

L’Administration se renseignera davantage sur la capacité des services d’interprétation du Bureau de la traduction d’appuyer les activités de la Chambre et elle préparera un rapport de type « tableau de bord » sur les langues utilisées par les témoins pendant les réunions des comités.


RATIFICATION DE DEMANDES URGENTES

1. Prolongation des mesures de prévention contre la COVID-19 jusqu’au 15 septembre 2021

Le Bureau ratifie sa décision du 3 août 2021 de prolonger les mesures de prévention contre la COVID-19 jusqu’au 15 septembre 2021.

2. Réaménagement de l’îlot 2 dans le cadre de la vision et du plan à long terme — concours d’architecture — membre du jury parlementaire

Le Bureau ratifie sa décision du 25 août 2021 concernant le réaménagement de l’îlot 2 dans le cadre de la vision et du plan à long terme — concours d’architecture – membre du jury parlementaire.

3. Prolongation des mesures de prévention contre la COVID-19 jusqu’au 19 octobre 2021

Le Bureau ratifie sa décision du 13 septembre 2021 de prolonger les mesures de prévention contre la COVID-19 jusqu’au 19 octobre 2021.

4. Observation de la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation par les employés des députés et de l’Administration de la Chambre des communes

Le Bureau ratifie sa décision du 10 septembre 2021, selon laquelle la Journée nationale de la vérité et de la réconciliation sera observée par les employés des députés et de l’Administration de la Chambre des communes.


SOUTIEN DES ACTIVITÉS DES COMITÉS

Ian McDonald, greffier adjoint, Direction des comités et des services législatifs, et Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information, présentent une demande visant à faire approuver par le Bureau l’octroi de ressources supplémentaires pour composer avec les pressions accrues sur les activités des comités, notamment celles du nouveau Comité permanent de la science et de la recherche et, avec Michel Patrice, sous greffier, Administration, ils répondent aux questions.

Le Bureau approuve un financement permanent de 302 382 $ pour 2022-2023 et les exercices suivants, excluant les régimes d’avantages sociaux des employés, pour l’ajout de trois équivalents temps plein pour soutenir le nouveau Comité permanent de la science et de la recherche. Le Bureau prend également note d’un montant de 19 200 $ qui sera inclus dans l’autorisation législative en 2022 2023 pour les salaires du président et du vice président de ce nouveau comité permanent, conformément à la Loi sur le Parlement du Canada. L’Administration se présentera de nouveau devant le Bureau pour lui communiquer de l’information supplémentaire sur la nécessité d’octroyer des ressources additionnelles pour soutenir les activités des comités.


EXAMEN DE LA POLITIQUE SUR LA PRÉVENTION DU HARCÈLEMENT ET DE LA VIOLENCE ET DES PROCÉDURES CONNEXES

Michelle Laframboise, dirigeante principale des ressources humaines, et Robyn Daigle, directrice, Services en RH aux députés et des partenaires d’affaires, présentent un rapport sur l’examen de la politique sur la prévention du harcèlement et de la violence et des procédures connexes, et répondent aux questions.

Le Bureau approuve les conclusions du rapport sur l’examen de la politique sur la prévention du harcèlement et de la violence.


RAPPORT FINANCIER TRIMESTRIEL POUR LE DEUXIÈME TRIMESTRE DE 2021-2022 ET BUDGET SUPPLÉMENTAIRE DES DÉPENSES (B) RÉVISÉ POUR 2021-2022

Paul St George, dirigeant principal des finances, présente le Rapport financier trimestriel pour le deuxième trimestre de 2021-2022 et le Budget supplémentaire des dépenses (B) révisé pour 2021–2022, et répond aux questions.

Le Bureau reçoit également le Rapport financier trimestriel pour le premier trimestre de 2021 2022 et note que le Budget supplémentaire de dépenses (B) pour 2021 2022 a été révisé à la baisse, soit à 17,7 millions de dollars.


ÉTATS FINANCIERS AUDITÉS DE 2020-2021

Paul St George, dirigeant principal des finances, et José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances, présentent les états financiers audités de 2020–2021. Andrew Newman, associé d’audit et associé directeur de bureau, KPMG, et Alexandra Racine, comptable principale, KMPG, présentent le rapport des constatations de l’audit de la Chambre des communes pour l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2021 et répondent aux questions.

Le Bureau accepte de poursuivre la séance à huis clos, sans la participation des représentants de l’Administration de la Chambre, pour permettre à ses membres de discuter des états financiers audités et de répondre aux questions ou préoccupations de l’auditeur et des membres.


À 12 h 38, la séance est suspendue.

À 12 h 40, la séance reprend à huis clos.


AFFAIRES JURIDIQUES

Le Bureau discute d’une affaire juridique.


La séance est levée à 13 h 5.

Charles Robert
Secrétaire du Bureau de régie interne