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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 23 novembre 2023

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 23 novembre 2023, à 11 h 6, dans la pièce 225-A, Édifice de l’Ouest.

Président : L’honorable Greg Fergus, Président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Karina Gould, Steven MacKinnon, Andrew Scheer et Kerry Lynne Findlay; Mme Ruby Sahota, M. Mark Gerretsen, Mme Claude DeBellefeuille et M. Peter Julian

Secrétaire du Bureau par intérim : Eric Janse, greffier intérimaire de la Chambre des communes

Aussi présents : Chris d’Entremont, président du Groupe de travail sur la VPLT et la réhabilitation de l’édifice du Centre; Pat McDonell, sergent d’armes; Paul Mellon, sergent d’armes adjoint; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Stéphan Aubé, sous-greffier intérimaire, Administration; Benoit Dicaire, dirigeant principal de l’information par intérim; Jean-Philippe Brochu, greffier adjoint, Service de la séance; Rob Wright, sous-ministre adjoint, Services publics et Approvisionnement Canada; Susan Kulba, directrice générale, Biens immobiliers; Jean-Philippe Brochu, greffier adjoint, Service de la séance; Jeffrey LeBlanc, sous-greffier intérimaire, Procédure; Michel Bédard, légiste et conseiller parlementaire intérimaire; Michelle Tittley, Secrétariat

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau approuve le dépôt du procès-verbal de la réunion du 9 novembre 2023.


AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau prend note de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion.


À 11 h 8, la séance est suspendue.

À 11 h 10, la séance se poursuit à huis clos.


NOMINATION DE VÉRIFICATEURS EXTERNES

À l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel, le Bureau approuve l’engagement de KPMG LLP à titre de vérificateur externe des registres financiers de la Chambre des communes pour les exercices 2023-2024 à 2025-2026, avec une option de prolongation jusqu’à l’exercice 2027-2028. Cette nomination est assujettie à la finalisation d’un contrat entre l’Administration et le fournisseur de services. Le Bureau a décidé qu’à la fin de cet engagement, une autre firme sera nommée à titre de vérificateur externe des registres financiers de la Chambre des communes.


GESTION DU CYCLE DE VIE ET ENTRETIEN DES TECHNOLOGIES DE REPRISE APRÈS SINISTRE ET DES SERVICES AUX INSTALLATIONS

Stéphan Aubé, sous-greffier intérimaire, Administration, Benoit Dicaire, dirigeant principal de l’information par intérim, et José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances, présentent la stratégie qu’ils proposent pour les installations du centre de données de l’Administration de la Chambre des communes et son financement permanent permettant d’entretenir, d’appuyer et de faire fonctionner les biens liés aux technologies de reprise après sinistre et aux services aux installations, et ils répondent aux questions.

Le Bureau approuve la stratégie accompagnée du financement connexe ci-dessous qui sera intégré au Budget principal des dépenses :

a) Soutien des biens de connectivité des centres de données

• Exercice financier 2024-2025 : 3 260 663 $

• Exercice financier 2025-2026 : 4 298 191 $

• Exercice financier 2026-2027 : 5 393 766 $

• Exercice financier 2027-2028 : 5 309 904 $

• Exercices financiers 2028-2029 et suivants : 5 945 900 $


b) Soutien des biens de composants des centres de données

• Exercice financier 2024-2025 : 375 919 $

• Exercice financier 2025-2026 : 1 167 919 $

• Exercice financier 2026-2027 : 849 919 $

• Exercice financier 2027-2028 : 981 919 $

• Exercices financiers 2028-2029 et suivants : 1 138 919 $


Si des écarts de financement importants se produisent sur l’horizon de planification actuel, l’Administration de la Chambre demandera des approbations modifiées au Bureau, s’il y a lieu.


PROGRAMME DE STAGE PARLEMENTAIRE — PARTENARIAT AVEC UN NOUVEL ORGANISME HÔTE

Jean-Philippe Brochu, greffier adjoint, Service de la séance, fait le point sur la décision de l’Association canadienne de science politique (ACSP) de mettre fin à son entente de prestation du Programme de stage parlementaire (PSP). Il demande au Bureau d’approuver un modèle de prestation de services et la négociation d’une entente avec un nouvel organisme hôte.

Le Bureau approuve les éléments suivants :

1. Que l’Administration dresse une liste d’établissements d’enseignement supérieur ou, comme alternative, d’organismes de bienfaisance indépendants éventuels qui pourraient chapeauter le PSP.

2. Que l’Administration choisisse un nouvel organisme dans cette liste et qu’elle négocie avec lui un nouveau partenariat et une nouvelle entente de prestation de services, qu’elle en informe le Bureau et qu’elle fasse approuver le nouvel organisme hôte à l’hiver 2024.

3. Que le Bureau autorise le transfert au nouvel organisme hôte de la contribution annuelle approuvée le 3 novembre 2022 et que, pour 2024-2025, si l’ACSP n’exerce pas ses fonctions après le 31 décembre 2024, cette contribution soit calculée au prorata du nombre de mois pendant lesquels l’ACSP et le nouvel organisme se sont occupés du programme.


À 11 h 45, la séance est suspendue.

À 12 h 10, la séance se poursuit à huis clos.


QUESTIONS DE SÉCURITÉ

Le Bureau discute de questions de sécurité et demande au sergent d’armes de soumettre à une réunion ultérieure une proposition sur la façon de remédier aux craintes à court et à long terme en lien avec les services de sécurité.

À 13 h 19, la séance reprend en public.


MISE À JOUR DU GROUPE DE TRAVAIL SUR LA VPLT

M. Chris d’Entremont, président du Groupe de travail sur la VPLT et la réhabilitation de l’édifice du Centre, fait le point sur les activités récentes du Groupe de travail sur la VPLT de la Chambre des communes et répond aux questions avec Rob Wright, sous-ministre adjoint, Services publics et Approvisionnement Canada, et Susan Kulba, directrice générale, Biens immobiliers.


Le Bureau approuve les recommandations suivantes du Groupe de travail :

• Qu’un espace au concept et aux systèmes adaptés soit aménagé pour accueillir des événements où on fait usage de fumée au 4e étage de l’ouvrage intercalaire de la cour centrale.

• Que les 4e et 5e niveaux de l’ouvrage intercalaire de la cour centrale soient conçus pour offrir un espace de travail flexible à tous les parlementaires, et que d’autres options de conception détaillées soient validées par le Groupe de travail.

• Que les sièges des galeries nord et sud soient conçus en maximisant la capacité à l’aide de banquettes, et que la conception et les maquettes soient soumises à des commentaires et à une approbation. Que les galeries de l’est et de l’ouest soient conçues pour permettre une conversion future en banquettes, et que le bâtiment soit aménagé pour permettre une augmentation future de la capacité d’accueil, sur la base de l’approbation de la conception des banquettes.

• Que le nombre, l’emplacement et la superficie des suites de direction et des bureaux parlementaires (BP) standard proposés soient approuvés, afin que la conception puisse avancer, sachant que le tout reste sujet à révision.

• Que les trois processus proposés pour les œuvres d’art et artefacts tels qu’ils ont été présentés au Bureau le 26 octobre 2023 soient acceptés.

Le Bureau convient qu’une discussion devra avoir lieu à une réunion ultérieure pour déterminer l’utilisation et le nom de cet espace consacré à l’usage de fumée.


La séance est levée à 13 h 31.

Eric Janse
Secrétaire intérimaire du Bureau de régie interne