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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 28 février 2019

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 28 février 2019, à 11 h 21, dans la pièce 225-A, Édifice de l’Ouest.

Président : L'honorable Geoff Regan, président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Bardish Chagger, Dominic LeBlanc, Mark Holland et Candice Bergen; M. Mark Strahl; Mme Ruth Ellen Brosseau

Secrétaire du Bureau : Charles Robert, greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Philippe Dufresne, légiste et conseiller parlementaire; Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information; Pierre Parent, dirigeant principal des ressources humaines; Robyn Daigle, directrice, Services en RH aux députés; Benoit Giroux, dirigeant principal des opérations, Opérations de la Cité parlementaire; Daniel Paquette, dirigeant principal des finances; Christian Bourgeois, directeur adjoint, Sécurité institutionnelle; Guillaume La Perrière Marcoux, Secrétariat

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau adopte le procès-verbal de la réunion du 6 décembre 2018 et approuve son dépôt.


AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau prend connaissance de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion.


LE POINT SUR L’ÉDIFICE DE L’OUEST

Michel Patrice fait le point sur l’édifice de l’Ouest et, avec Stéphan Aubé, répond aux questions. Le Bureau discute également de la gouvernance du projet de réhabilitation de l’édifice du Centre et convient d’établir un groupe de travail se rapportant au Bureau; et que ce groupe soit composé d’un député de chaque parti reconnu qui sera désigné par ces derniers.


RESSOURCES ADDITIONNELLES POUR FOURNIR DES SERVICES CONSULTATIFS EN RESSOURCES HUMAINES AUX DÉPUTÉS EN TANT QU’EMPLOYEURS

Pierre Parent et Robyn Daigle font une présentation et répondent aux questions concernant une demande de ressources additionnelles afin de fournir des services consultatifs et des programmes aux députés pour les appuyer dans leur rôle d’employeurs..


Le Bureau approuve des ressources humaines et financières additionnelles pour les Services en ressources humaines pour qu’ils puissent répondre aux besoins des députés en matière de ressources humaines. Le financement sera demandé par la voie du budget des dépenses.


MODERNISATION DES POLITIQUES EN LIEN AVEC LES COMMUNICATIONS AVEC LES ÉLECTEURS

Benoit Giroux et Daniel Paquette proposent des modifications en vue de moderniser les politiques en lien avec les communications avec les électeurs et, avec Philippe Dufresne, répondent aux questions.


Le Bureau approuve ce qui suit, en vigueur à compter du 1er avril 2019, sauf indication contraire :

1. Poursuivre la pratique administrative actuelle pour les documents imprimés fournis par l’Administration de la Chambre selon laquelle les députés sont autorisés à inclure les coordonnées de tiers, et élargir la portée de cette pratique afin d’inclure les adresses des sites Web pour les ressources de tiers dans les collectivités locales, du gouvernement ou d’organismes sans but lucratif, sous réserve des conditions approuvées par le Bureau.

3. Modifier la politique concernant les services d’impression de fournisseurs externes de la façon suivante :2. Modify the policy regarding external printing services by:

• en augmentant la limite à 5 000 exemplaires lors du recours aux services d’impression de fournisseurs externes;

• en exigeant que le nom du député et son rôle en tant que député (c.-à-d. nom, député) apparaissent clairement et distinctement sur toute correspondance imprimée;

• en maintenant la politique actuelle selon laquelle les dépenses liées aux documents imprimés utilisés dans le cadre d’activités ou d’événements de tiers sont imputées au compte de frais de publicité, conformément à la politique sur la publicité;

• en maintenant la politique actuelle qui permet aux députés de distribuer du courrier imprimé par un fournisseur externe, de la correspondance et d’autres documents imprimés aux intervenants à l’extérieur de leur circonscription dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires;

• en réitérant que les conditions et restrictions actuelles approuvées par le Bureau pour les documents imprimés par l’intermédiaire des services d’impression et de photocopie de la Chambre s’appliquent à tout document imprimé par un fournisseur externe.

4. Supprimer la limite de 250 $ par publicité pour les affiches et les bannières, et maintenir une seule limite de 500 $ que les députés ne peuvent pas excéder pour faire de la publicité dans le cadre d’activités ou d’événements de tiers.

5. Modifier le Manuel des allocations et des services aux députés en conséquence.

Le Bureau convient de poursuivre, lors d’une réunion future, la discussion sur le remplacement du dix-pour-cent actuel par des courriers de circonscription, sur les modifications connexes à apporter aux politiques et au Règlement administratif, et sur le processus suivi par l’Administration de la Chambre relativement à l’examen de ces publications.


UTILISATION DES LOCAUX DE LA CHAMBRE POUR LES SOLLICITATIONS DE CONTRIBUTIONS

Philippe Dufresne et Daniel Paquette fournissent des renseignements et des options concernant l’utilisation des locaux de la Chambre des communes par les députés pour les activités électorales ou les sollicitations de contributions.


Le Bureau convient de fixer un montant à payer à titre de réparation appropriée liée au manquement au Règlement administratif dans le cas de l’utilisation du bureau parlementaire du premier ministre lors du tournage d’une vidéo de collecte de fonds. Le Bureau accepte le remboursement au montant de 500 $ qui a été offert pour non-respect du Règlement administratif.


Le Bureau demande aussi à l’Administration de la Chambre de fournir des rappels réguliers aux députés concernant l’interdiction, aux termes du Règlement administratif, d’utiliser les ressources de la Chambre de communes pour servir l’intérêt d’un tiers, pour les activités électorales ou pour les sollicitations de contributions politiques.


À 12 h 42, la séance est suspendue.
À 12 h 45, la séance reprend à huis clos.

SOUTIEN D’EMPLOYÉS POUR LES DÉPUTÉS

Le Bureau examine les propositions visant la modernisation de certaines dispositions liées au soutien d’employés pour les députés et certains agents supérieurs de la Chambre en période de dissolution et après les élections, et convient de ce qui suit :

1. Approuver un mécanisme optionnel permettant à des employés d’un député (généralement un employé par bureau de circonscription et par bureau parlementaire) de demeurer en poste conformément à leurs conditions d’emploi existantes à des fins de cessation des opérations pendant un maximum de 14 jours civils à compter du lendemain des élections, et approuver que les coûts salariaux soient portés au budget de bureau de l’ancien député;

2. Approuver, pour les employés de chefs, de leaders à la Chambre et de whips en chef des partis reconnus, une politique qui concorde avec celle des employés de députés et qui permettrait à ces employés de travailler (fonctions parlementaires seulement) tout au long de la période de dissolution; la politique prévoirait une indemnité de fin d’emploi de 60 jours civils débutant le lendemain des élections, qui serait portée au budget central de l’Administration de la Chambre; .

3. Approuver un mécanisme optionnel permettant à des employés de chefs, de leaders à la Chambre et de whips en chef des partis reconnus de demeurer en poste conformément à leurs conditions d’emploi existantes à des fins de cessation des opérations et pour faciliter la transition au nouvel agent supérieur pendant un maximum de 14 jours civils à compter du lendemain des élections, et approuver que les coûts salariaux soient portés au budget de bureau de l’ancien agent supérieur de la Chambre;

4. Approuver pour les employés de chefs, de leaders à la Chambre et de whips en chef de partis reconnus qui perdent leur emploi en raison de compressions budgétaires attribuables aux résultats des élections générales une politique qui concorde avec la politique pour les employés de chefs, de leaders à la Chambre et de whips en chef de partis reconnus qui perdent leur emploi en raison de compressions budgétaires résultant d’un changement de position du parti, ce qui permettrait à de tels employés qui perdent leur emploi en raison de compressions budgétaires de recevoir une indemnité de fin d’emploi de 60 jours civils à compter du jour suivant les élections, et approuver que ces coûts salariaux soient portés au budget central de l’Administration de la Chambre.

5. Modifier le Règlement administratif relatif aux députés en conséquence.

6. Modifier les Conditions d’emploi connexes et le Manuel des allocations et des services aux députés en conséquence, et approuver un contrat type obligatoire à utiliser pour prolonger la période d’emploi pendant un maximum de 14 jours.


DEMANDE D’EXCEPTION

Le Bureau examine une demande de remboursement de dépenses liées à la sécurité et n’autorise pas le remboursement.

La séance est levée.

Charles Robert
Secrétaire du Bureau de régie interne