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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 29 septembre 2022

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 29 septembre 2022, à 11 h 6, dans la pièce 225-A, Édifice de l’Ouest.

Président : L’honorable Anthony Rota, Président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Mark Holland, Steven MacKinnon, Andrew Scheer et Kerry-Lynne Findlay; Mmes Ruby Sahota et Claude DeBellefeuille, et M. Peter Julian

Secrétaire du Bureau : Charles Robert, greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Michel Bédard, légiste et conseiller parlementaire par intérim; Eric Janse, sous-greffier, Procédure; Ian McDonald, greffier adjoint, Direction des comités et des services législatifs; Paul St George, dirigeant principal des finances; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Andrew Newman, associé d’audit et directeur de bureau, Ottawa, KPMG; Jonathan Généreux, gestionnaire d’audit, KPMG; Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information; Pat McDonell, sergent d’armes; Matthew Ball, président par intérim, Services au Parlement et interprétation, Bureau de la traduction; Caroline Corneau, vice présidente par intérim, Services au Parlement et interprétation, Bureau de la traduction; Annie Plouffe, vice-présidente par intérim, Politiques et Services intégrés, Bureau de la traduction; Michelle Tittley, Secrétariat.

NOUVEAUX MEMBRES DU BUREAU

Conformément au paragraphe 50(5) de la Loi sur le Parlement du Canada, l’honorable Andrew Scheer (21 septembre 2022) et l’honorable Kerry-Lynne Findlay (22 septembre 2022) ont récemment été assermentés à titre de membres du Bureau.


NOMINATION DU PORTE-PAROLE DU BUREAU

Conformément au paragraphe 37(2) du Règlement, l’honorable Kerry-Lynne Findlay est nommée porte parole du Bureau en remplacement de M. Blaine Calkins.


PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau approuve le dépôt du procès-verbal de la réunion du 23 juin 2022.


AFFAIRES DÉCOULANT DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau prend note de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion.

Les membres du Bureau discutent d’un rapport sur la communication des alertes de sécurité à la Chambre des communes. Il est confirmé qu’un protocole a été mis en place pour s’assurer que, dans toutes les situations, les alertes du Système de notification en cas d’urgence (SNU) seront envoyées simultanément dans les deux langues officielles.

Le Bureau prend note du tableau de bord des comités virtuels et de l’évaluation de la performance du système audio et en discute. Ian McDonald, greffier adjoint, et Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information, répondent aux questions.


COMPTE RENDU DES DÉCISIONS PRISES DEPUIS LA DERNIÈRE RÉUNION

Le 14 septembre 2022, le Bureau a accepté de désigner le lundi 19 septembre 2022 comme jour férié payé à titre de deuil et de commémoration en l’honneur de Sa Majesté la reine Elizabeth II, Reine du Canada, à l’intention des employés réguliers et temporaires des députés et du personnel de l’Administration de la Chambre des communes.


ÉTATS FINANCIERS AUDITÉS DE 2021-2022

Paul St George, dirigeant principal des finances, et José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances, présentent les états financiers audités de 2021 2022. Andrew Newman, associé d’audit, KPMG, et Jonathan Généreux, gestionnaire d’audit, KPMG, présentent le rapport sur les conclusions de l’audit de la Chambre des communes pour l’exercice s’étant terminé le 31 mars 2022 et répondent aux questions.

Le Bureau décide de poursuivre la réunion à huis clos, sans la participation des représentants de l’Administration de la Chambre, afin de permettre à ses membres de discuter des états financiers audités et d’aborder les questions ou les préoccupations que pourraient avoir l’auditeur et les membres.


À 11 h 39, la séance est suspendue.

À 11 h 40, la séance se poursuit à huis clos.


ATTRIBUTIONS LIÉES AU RENDEMENT DES EMPLOYÉS DES DÉPUTÉS

À la suite des décisions prises lors de sa réunion du 16 juin sur le salaire annuel maximum des employés des députés, le Bureau accepte qu’à titre exceptionnel pour l’exercice en cours, les députés puissent, à leur discrétion, accorder un maximum de deux attributions liées au rendement, pour un total cumulé de 10 %, à leurs employés. Exceptionnellement cette année, les demandes d’attributions liées au rendement peuvent être présentées du 30 septembre 2022 au 31 mars 2023.


RECOURS À L’INTERPRÉTATION SIMULTANÉE À DISTANCE ET À DES SERVICES D’INTERPRÉTATION EXTERNES POUR APPUYER LES ACTIVITÉS PARLEMENTAIRES

Le Bureau se penche sur l’évaluation provisoire d’un projet pilote de six mois qu’il a approuvé à sa réunion du 19 mai 2022 et qui portait sur le recours à des services d’interprétation externes à distance, et il en discute.


Le Bureau accepte que :

1) les mesures nécessaires soient prises pour concrétiser une offre de service en interprétation simultanée à distance, en collaboration avec le Bureau de la traduction, pour confirmer la disponibilité des interprètes à distance et leur fournir l’équipement nécessaire, aménager des salles de réunion pour faciliter l’interprétation simultanée à distance et former le personnel des services multimédias sur la façon d’appuyer l’interprétation simultanée à distance lors des événements;

2) l’on poursuive le plus tôt possible les essais et le perfectionnement de la solution technique et des processus opérationnels en rendant accessible le service d’interprétation simultanée à distance pour un nombre limité d’événements qui n’ont pas lieu à la Chambre et qui ne sont pas liés aux comités (p. ex. les événements des associations et des caucus régionaux) lorsqu’il est possible de faire appel à ce service avec peu de risques pour les clients;

3) pour les activités qui utilisent le nouveau système d’interprétation à distance, on fasse appel aux interprètes pigistes à distance accrédités et fournis par le Bureau de la traduction;

4) l’Administration collabore avec le Bureau de la traduction pour accorder une cote de sécurité donnant accès à la Chambre des communes aux interprètes accrédités par le Bureau qui seront affectés aux activités parlementaires, étant entendu que le Bureau continuera d’affecter des interprètes détenant une cote de sécurité de niveau secret aux réunions des caucus nationaux;

5) la Chambre cesse son évaluation des éventuels fournisseurs de services externes à ce stade ci, dans l’attente d’une évaluation plus poussée du système d’interprétation simultanée à distance en collaboration avec le Bureau de la traduction et ses interprètes pigistes accrédités;

6) l’Administration remette, en novembre 2022, au Bureau un rapport proposant un calendrier et la capacité supplémentaire nécessaire pour la tenue d’autres activités en janvier 2023 en lien avec la solution d’interprétation simultanée à distance proposée.


Le Bureau demande au Bureau de la traduction de lui fournir d’autres renseignements.

La séance est levée à 12 h 50.

Charles Robert
Secrétaire du Bureau de régie interne