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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le lundi 1 juin 2020

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le lundi 1 juin 2020, à 15 h 6, dans la pièce 035-B, Édifice de l’Ouest.

Président : L’honorable Anthony Rota, Président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Mark Holland, Dominic LeBlanc, Ginette Petitpas Taylor, Pablo Rodríguez et Candice Bergen; M. Mark Strahl, Mme Claude DeBellefeuille et M. Peter Julian

Secrétaire du Bureau : Charles Robert, greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Philippe Dufresne, légiste et conseiller parlementaire; Pierre Parent, dirigeant principal des ressources humaines; Daniel Paquette, dirigeant principal des finances; Rebekah Kletke, dirigeante principale des opérations; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Eric Janse, greffier adjoint, Direction des comités et des services législatifs; Guillaume LaPerrière Marcoux, secrétariat

PROCÈS-VERBAUX DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau adopte les procès-verbaux des réunions du 12 mars, du 3 avril et du 27 avril 2020 et approuve leur dépôt.

AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau prend connaissance de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion.


RATIFICATION DE DEMANDES URGENTES

1. Communication avec les électeurs pendant la pandémie de COVID 19

Le Bureau approuve les modifications temporaires suivantes :


A. Que la politique relative aux envois collectifs et au courrier de circonscription soit modifiée, à compter du 14 avril jusqu’au 30 juin 2020, comme suit :

• permettre aux députés de fournir à leurs électeurs des renseignements sur la COVID 19 en utilisant des services d’impression externes – et d’en porter les coûts au budget central de l’Administration de la Chambre – afin de produire, d’imprimer, d’assembler ou de cacheter ce qui suit :

o un envoi collectif dont le nombre d’exemplaires correspond au nombre de foyers dans leur circonscription et un courrier de circonscription dont le nombre d’exemplaires correspond au nombre de foyers dans leur circonscription; ou

o deux courriers de circonscription dont le nombre d’exemplaires de chaque produit correspond au nombre de foyers dans leur circonscription;


• permettre une allocation limitée à une fois le nombre de foyers dans la circonscription du député pour chaque période de 30 jours civils, qu’elle fasse l’objet d’une ou de plusieurs demandes, et ce, peu importe le produit;

• limiter les formats approuvés à ceux qui suivent :

o 8,5 x 11 (lettre);

o 8,5 x 14 (légal);

o 11 x 17 (tabloïde);

o 9,625 x 13 (dépliant – 2 pages);

o 19,25 x 13 (dépliant – 4 pages);

o carte postale;

o carte-réponse;


• permettre aux députés d’inclure des logos et/ou des messages sur la COVID-19 d’organismes communautaires locaux, gouvernementaux ou sans but lucratif qui pourraient être d’intérêt pour leurs électeurs;

• permettre aux députés de solliciter des dons en lien avec la situation occasionnée par la COVID-19 pour des organismes de bienfaisance canadiens enregistrés;

• exiger des députés qu’ils présentent leurs demandes auprès des Services d’impression et d’expédition accompagnées des coordonnées des fournisseurs externes de services d’impression, d’une estimation des coûts aux fins d’approbation du contenu et du format, des ébauches et des documents prêts pour l’impression, et de l’approbation de l’estimation des coûts devant être portés au budget central de l’Administration de la Chambre;

• maintenir la politique actuelle en ce qui concerne la pratique selon laquelle les coûts des envois sans adresse au tarif préférentiel fixé par Postes Canada soient portés au budget de bureau du député;

• permettre que les coûts des enveloppes et de la préparation du courrier adressé soient portés au budget central de l’Administration de la Chambre;


B. Que la politique relative aux services d’impression externes soit modifiée, à compter du 17 avril jusqu’au 30 juin 2020, comme suit :

• maintenir la limite actuelle de 5 000 exemplaires sensiblement identiques d’un document lors de l’utilisation de services d’impression externes, à l’exception de la production d’envois collectifs et de courrier de circonscription approuvée par l’Administration de la Chambre;

• permettre aux députés d’inclure des renseignements (c.-à-d. adresses de sites Web, numéros de téléphone et logos) et/ou des messages sur la COVID 19 d’organismes communautaires locaux, gouvernementaux ou sans but lucratif qui pourraient être d’intérêt pour leurs électeurs;

• permettre aux députés de solliciter des dons en lien avec la situation occasionnée par la COVID 19 pour des organismes de bienfaisance canadiens enregistrés;


C. Que la politique relative à la publicité soit modifiée, à compter du 17 avril jusqu’au 30 juin 2020, à moins d’indication contraire, comme suit :

• permettre aux députés d’inclure des renseignements (c.-à-d. adresses de sites Web, numéros de téléphone et logos) et/ou des messages sur la COVID 19 d’organismes communautaires locaux, gouvernementaux ou sans but lucratif qui pourraient être d’intérêt pour leurs électeurs;

• permettre aux députés de solliciter des dons en lien avec la situation occasionnée par la COVID-19 pour des organismes de bienfaisance canadiens enregistrés;

• augmenter la limite à 20 % pour des dépenses de publicité portées au budget de bureau du député pendant l’exercice 2020 2021;


D. Que la politique relative au service Internet fourni aux employés des députés pour les mois de mars, d’avril, de mai et de juin 2020 soit modifiée comme suit :

• permettre aux députés de rembourser les coûts raisonnables engagés par les employés qui les appuient dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires pour le service Internet haute vitesse résidentiel, et d’en porter les coûts à leur budget de bureau de député.


2. Mesures préventives de la Chambre des communes pendant la pandémie de COVID 19

Le Bureau approuve que, dans le contexte de la pandémie de COVID 19 et à la lumière des recommandations des autorités de santé publique, les mesures de précaution ci-dessous restent en vigueur jusqu’à ce que le Bureau en décide autrement :

• l’accès aux lieux de la Chambre des communes est fermé aux visiteurs et les visites guidées à l’intention du public sont annulées;

• les voyages des comités sont suspendus;

• les réceptions et les événements parlementaires dans les lieux de la Chambre des communes sont annulés.


3. Bureaux de circonscription – Dépenses liées à la prévention de la COVID 19 en milieu de travail

Le Bureau approuve que certaines dépenses liées à la mise en œuvre de mesures préventives contre la COVID 19 dans les bureaux de circonscription soient portées au budget central pour la COVID 19 de l’Administration de la Chambre au cours de l’exercice 2020 2021 (avec effet rétroactif au 1er avril 2020), conformément à ce qui suit :


A. Principes directeurs :

• Les dépenses sont directement liées à la mise en œuvre des mesures préventives contre la COVID 19 dans les bureaux de circonscription et visent à garantir la santé et la sécurité des employés, des électeurs et des visiteurs qui s’y rendent.

• Les dépenses sont liées aux fonctions parlementaires des députés et conformes aux autres politiques du Bureau.

• Les dépenses sont liées à la mise en œuvre des mesures préventives de l’Agence de la santé publique du Canada et s’inspirent des mesures proposées par les organismes de santé provinciaux et municipaux.


B. Dépenses admissibles :

Articles consommables pour les bureaux de circonscription :

Les dépenses liées à l’achat des articles consommables ci-dessous pour les bureaux de circonscription sont admissibles, jusqu’à concurrence de 1 500 $ par bureau de circonscription :

• masques non médicaux et désinfectants pour les mains pour les députés, leurs employés, leurs électeurs et les visiteurs dans les bureaux;

• affiches, panneaux et autocollants au sol;

• fournitures de nettoyage supplémentaires, y compris des gants et des lingettes désinfectantes;

•services de nettoyage courant supplémentaires occasionnés par la COVID 19.


De plus, le dirigeant principal des ressources humaines (DPRH) peut préapprouver d’autres dépenses liées aux mesures de prévention contre la COVID 19, dans la mesure où elles sont justifiées et raisonnables, jusqu’à concurrence de la limite établie de 1 500 $ par bureau de circonscription.

Modifications et reconfiguration des bureaux de circonscription :

Les dépenses engagées par les députés, en raison de la COVID 19, pour la reconfiguration et la modification des bureaux de circonscription sont admissibles, jusqu’à une limite de 2 000 $ par bureau de circonscription.

Pour les députés qui requièrent des mesures d’adaptation particulières, l’Administration de la Chambre propose que le DPRH, en consultation avec le dirigeant principal des finances, puisse donner au préalable son approbation, lorsque cela est justifié et raisonnable, aux dépenses supplémentaires liées aux mesures de prévention contre la COVID 19, au-delà de la limite établie de 2 000 $ mais ne dépassant pas 3 500 $, et que ces dépenses soient portées au budget central pour la COVID 19 de l’Administration.

Services professionnels de nettoyage et de désinfection d’urgence :

L’Administration de la Chambre propose que le DPRH puisse donner au préalable son approbation aux coûts liés aux services professionnels de nettoyage et de désinfection d’urgence dans les bureaux de circonscription et que ces coûts puissent être portés à son budget central pour la COVID 19, lorsque cela est justifié et raisonnable. Ces dépenses ne seront pas assujetties à un montant maximal.


MISE À JOUR : COMMUNICATIONS AVEC LES ÉLECTEURS PENDANT LA SITUATION LIÉE À LA COVID 19

La dirigeante principale des opérations, Rebekah Kletke, répond aux questions au sujet de la proposition de prolongation des changements la politique sur les communications avec les électeurs.

Le Bureau approuve la prolongation, jusqu’au 31 mars 2021, de la dérogation aux règlements et politiques actuelles du Bureau, pour permettre que les envois collectifs et le courrier de circonscription des députés produits par l’entremise de services d’impression internes ou externes puissent :

• inclure des logos et/ou des messages sur la COVID 19 d’organismes communautaires locaux, gouvernementaux et sans but lucratif qui pourraient être d’intérêt pour leurs électeurs;

• encourager les dons en lien avec la situation occasionnée par la COVID 19 pour les organismes de bienfaisance canadiens enregistrés.


MISE EN ŒUVRE DES EXIGENCES DE DIVULGATION PROACTIVE AUX TERMES DE LA LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION À LA CHAMBRE DES COMMUNES

Le dirigeant principal des finances, Daniel Paquette, présente la mise en œuvre, à la Chambre des communes, des exigences de divulgation proactive aux termes de la Loi sur l’accès à l’information et répond aux questions avec l’aide du légiste et conseiller parlementaire, Philippe Dufresne, de l’adjoint au dirigeant principal des finances, José Fernandez, et du greffier adjoint de la Direction des comités et des services législatifs, Eric Janse.


Le Bureau approuve ce qui suit à compter du 1er juin 2020 :

• l’approche proposée afin que les députés, les présidents de séance, les agents supérieurs de la Chambre, les députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux, ainsi que l’Administration de la Chambre se conforment à la Loi sur l’accès à l’information, telle que modifiée par la Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence;

• que les présidents de caucus soient autorisés à engager des frais d’accueil et à les porter à leur budget de bureau, et que ces frais ne dépassent pas 3 % de leur budget annuel

• que l’agent supérieur de la Chambre désigné par le chef d’un parti pour organiser les réunions du caucus national soit autorisé à engager des frais d’accueil liés aux réunions du caucus national, et ce, jusqu’à concurrence de la limite établie pour le Budget pour les réunions de caucus nationaux;

• le financement à 70 % d’un équivalent temps plein supplémentaire pour la Direction des Affaires internationales et interparlementaires afin de mettre en œuvre les changements à la divulgation proactive.


Le Bureau approuve ce qui suit, et ce, pour toutes les transactions reçues aux fins de paiement à compter du 21 juin 2020 :

• la conception proposée et le contenu des rapports de divulgation des députés, des présidents de séance et des agents supérieurs de la Chambre ainsi que de l’Administration de la Chambre;

• que la colonne intitulée Ressources fournies par la Chambre ne soit pas incluse dans le nouveau Sommaire trimestriel des dépenses des députés.


Le Bureau approuve que le Règlement administratif relatif aux députés et le Manuel des allocations et des services aux députés soient modifiés de manière à tenir compte des changements apportés aux politiques.

Le Bureau demande à l’Administration de la Chambre de lui fournir des renseignements supplémentaires sur la divulgation des voyageurs désignés des députés et sur les dérogations aux exigences de divulgation en raison du privilège parlementaire et de risques pour la sécurité dans la Cité parlementaire.


PROLONGATION TEMPORAIRE, EN RAISON DE LA COVID 19, DES SERVICES DE SOUTIEN À LA TRANSITION OFFERTS AUX ANCIENS DÉPUTÉS

Le DPRH, Pierre Parent, présente une proposition visant à prolonger, en raison de la COVID-19, les services de soutien à la transition offerts aux anciens députés.

Le Bureau approuve les dérogations temporaires à certains de ses règlements administratifs et à certaines de ses politiques concernant les services de soutien à la transition offerts aux députés qui ne se sont pas portés candidats à la réélection ou qui n’ont pas été réélus lors de la 43e élection générale.


DEMANDE DE DÉROGATION

Le Bureau étudie une demande de dérogation à la politique sur les services d’impression externes et approuve le remboursement des frais d’impression et d’expédition d’un député ayant été portés au budget de son bureau pour l’exercice 2019-2020.


La séance est levée.

Charles Robert
Secrétaire du Bureau de régie interne