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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 11 avril 2019

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 11 avril 2019, à 11 h 43, dans la pièce 225-A, Édifice de l’Ouest.

Président : L'honorable Geoff Regan, président de la Chambre des communes

Présents : The Honourables Bardish Chagger, Mark Holland and Candice Bergen; Messrs. Mark Strahl and Peter Julian

Secrétaire du Bureau : Charles Robert, greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Philippe Dufresne, légiste et conseiller parlementaire; Pierre Parent, dirigeant principal des ressources humaines; Robyn Daigle, directrice, Services en RH aux députés; Benoit Giroux, dirigeant principal des opérations, Opérations de la Cité parlementaire; Daniel Paquette, dirigeant principal des finances; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Guillaume La Perrière Marcoux, Secrétariat

Nouveau membre du Bureau

Conformément aux paragraphes 50(2) et 50(5) de la Loi sur le Parlement du Canada, M. Peter Julian a récemment prêté serment et est devenu membre du Bureau (le 21 mars 2019).

Procès-verbal de la réunion précédente

Le Bureau adopte le procès-verbal de la réunion du 28 février 2019 et approuve son dépôt.


AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau prend connaissance de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion.


MODERNISATION DES POLITIQUES EN LIEN AVEC LES COMMUNICATIONS AVEC LES ÉLECTEURS

Benoit Giroux répond aux questions concernant les modifications proposées à la politique sur les communications des députés avec les électeurs.


Le Bureau approuve ce qui suit, en vigueur après la prochaine élection générale :


Modifier la politique sur les dix-pour-cent comme suit :

• remplacer le dix-pour-cent actuel par un « courrier de circonscription », lesquels comprendront ce qui suit :

- huit des offres d’impression, telles qu’elles sont offertes pour les envois collectifs, disponibles en une ou deux couleurs ou en pleine couleur;

- un nombre ne dépassant pas huit fois le nombre de foyers se retrouvant dans la circonscription d’un député par année civile et dont le coût sera imputé au budget central de l’Administration de la Chambre;

- une allocation maximale, qui sera utilisée dans le cadre d’une demande ou de plusieurs demandes, correspondant à une fois le nombre de foyers se retrouvant dans la circonscription d’un député pour chaque période de 30 jours civils;

• offrir deux options pour l’affranchissement du courrier de circonscription :

- courrier sans adresse au tarif préférentiel en vrac établi par la Société canadienne des postes dont le coût est imputé au budget de bureau du député (BBD); ou

- courrier adressé dont le coût de préparation est imputé au BBD;

• maintenir la politique actuelle selon laquelle le nom du député doit paraître en évidence dans tout courrier de circonscription;

• maintenir la politique actuelle qui limite la distribution de courrier de circonscription aux foyers se retrouvant dans la circonscription du député.

Le Bureau approuve que l’Administration effectue un suivi du volume et des prévisions budgétaires et consulte la Régie au besoin si une nouvelle approche doit être considérée.


Le Bureau approuve également les modifications corrélatives à apporter au Règlement administratif relatif aux députés afin de tenir compte des changements décrits ci-dessus.


SOUTIEN À LA TRANSITION (DISPOSITIONS DE RÉORIENTATION) POUR LES DÉPUTÉS NON RÉÉLUS OU NON CANDIDATS À LA RÉÉLECTION

Pierre Parent et Robyn Daigle présentent la mise à jour des politiques du Manuel des allocations et des services aux députés ayant trait aux ressources fournies aux députés non réélus ou non candidats à la réélection. M. Parent, Mme Daigle et Michel Patrice répondent ensuite aux questions.


Le Bureau approuve les modifications aux politiques ci-dessous, en vigueur à compter du 11 avril 2019 :


1. Services de soutien du Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF)

a. Que l’on fasse passer la période d’accès au PAEF de six à douze mois après la date de l’élection ou de fin d’emploi, et ce, pour tous les députés sortants, leur conjoint et leurs personnes à charge, et les employés dont l’emploi a cessé.

b. Que l’on rende les services du PAEF plus proactifs en ayant des conseillers présents lors des réunions de transition et en distribuant des trousses d’information après l’élection, et ce, par divers moyens et à plusieurs occasions.

2. Soutien à la transition et dépenses admissibles

a. Que l’on retire la disposition relative aux frais d’agences de placement temporaire pour l’obtention de services de dactylographie, de secrétariat et de bureau.

3. Services de transition de carrière

a. Que l’on offre aux députés non réélus ou non candidats à la réélection la possibilité d’obtenir des services de transition de carrière d’une entreprise tierce de recherche d’emploi, embauchée et payée directement par l’Administration de la Chambre, dans le cadre de la prestation de soutien à la transition de 15 000 $ allouée à chaque député, ainsi que la possibilité de choisir parmi plusieurs programmes de transition standards.

b. Que l’on permette aux députés non réélus ou non candidats à la réélection qui désirent faire appel à une autre entreprise de services de transition de carrière d’en faire la demande au dirigeant principal des ressources humaines, en lui expliquant les raisons de leur demande.

4. Cours et formation

a. Que l’on autorise le dirigeant principal des ressources humaines à examiner, à évaluer et à approuver, au besoin, les demandes de cours et de formations qui ne correspondent pas aux critères habituels.

5. Déplacements

a. Que l’on précise que les quatre déplacements aller-retour au Canada et les frais qui y sont associés ne peuvent être utilisés qu’aux fins de transition suivantes :

• déplacement aller-retour pour une entrevue dans le cadre d’un processus d’embauche;

• déplacement aller-retour dans le cadre d’un cours ou d’une formation;

• déplacement aller-retour pour consulter un fournisseur de services de transition de carrière;

• déplacement aller-retour entre Ottawa et une autre ville pour vendre une résidence ou régler des dossiers reliés à la vente d’une résidence.

b. Que l’on exige des députés sortants qu’ils fournissent des pièces justificatives concernant leurs déplacements, comme c’est le cas pour les députés en fonction.

6. Dates de début, de fin et de présentation des demandes de remboursement

a. Que l’on modifie les dates de début, de fin et de présentation des demandes de remboursement relatives aux activités de transition.

Le Bureau approuve également les modifications corrélatives à apporter au Règlement administratif relatif aux députés ainsi que les modifications au Manuel des allocations et des services aux députés pour tenir compte des changements aux politiques décrits ci-dessus.


ÉTABLISSEMENT, GESTION ET LIBÉRATION DES BUREAUX DE CIRCONSCRIPTION

Daniel Paquette présente des modifications à certaines politiques du Manuel des allocations et des services aux députés concernant l’établissement, la gestion et la libération des bureaux de circonscription. Il répond ensuite aux questions.


À 12 h 27, la séance est suspendue.

À 12 h 53, la séance reprend.


Le Bureau approuve les modifications aux politiques ci-dessous, qui entreront en vigueur le lendemain du jour de la prochaine élection générale :


1. Déménagement du bureau de circonscription

a. Prolonger la période pendant laquelle les frais de déménagement des députés nouvellement élus peuvent être imputés au budget central de l’Administration de la Chambre à un an après une élection générale. Ce nouveau délai s’applique à tous les bureaux de circonscription officiels des députés nouvellement élus.

b. Si un député élu à une élection partielle tenue plus de trois ans après une élection générale décide de déménager, imputer les frais de déménagement au BBD; s’il est réélu après la prochaine élection générale, ce député peut imputer au budget central de l’Administration de la Chambre les dépenses relatives à tout déménagement de bureau de circonscription officiel dans l’année suivant l’élection.

2. Durée de la période de libération du bureau

a. Accorder aux députés démissionnaires ou qui ne sont pas réélus jusqu’à 21 jours civils suivant la date de leur démission ou la date de l’élection pour libérer leur bureau parlementaire et leur bureau de circonscription.

3. Emplacement des bureaux de circonscription

a. S’assurer que les députés choisissent un emplacement qui sert déjà de bureau, c’est-à-dire qui comporte (mais sans s’y limiter) une aire de réception, une salle de bain, un système de sécurité, des mesures d’accessibilité et une infrastructure pour la connectivité réseau.

b. Permettre au dirigeant principal des finances d’examiner, d’évaluer et d’approuver, lorsque nécessaire, le choix d’autres emplacements de bureaux qui ne répondent pas aux exigences habituelles en matière de locaux à bureaux.

4. Échéancier des travaux de rénovation et paiement des dépenses

a. Avant d’entreprendre des rénovations, s’assurer que les députés négocient avec les propriétaires pour déterminer s’il s’agit d’une amélioration locative normalement payée par le propriétaire et qu’ils communiquent avec l’Administration de la Chambre pour obtenir des conseils sur l’admissibilité de ces dépenses.

b. Imputer les dépenses de rénovation au BBD de l’exercice au cours duquel elles sont engagées.

c. Achever les travaux de rénovation au plus tard trois ans après la date d’une élection générale et au moins 12 mois avant l’expiration du bail d’un député, sauf :

• si le bail l’exige;

• s’ils sont tenus de se conformer aux normes applicables en matière d’accessibilité;

• s’ils sont tenus de se conformer aux normes applicables en matière de santé et de sécurité au travail;

• pour des raisons de sécurité.

5. Clauses de bail obligatoires et recommandées

a. Prévoir que les clauses de bail obligatoires approuvées doivent être jointes en annexe à tous les baux de bureau de circonscription et signées par les deux parties.

• Tout député qui est dans l’impossibilité d’ajouter ces dispositions devra consulter le Bureau du légiste et conseiller parlementaire, qui travaillera avec le député et leur avocat local afin d’incorporer des dispositions semblables et avec les Services des finances afin de déterminer la période de préavis ou le paiement tenant lieu de préavis approprié.

b. Permettre à l’Administration de la Chambre d’aider les députés à s’assurer que les locaux choisis sont conformes aux lois, ordonnances, règles ou règlements applicables en matière d’accessibilité ou de santé et de sécurité au travail et lui donner le droit d’envisager des mesures appropriées lorsque des cas de non-conformité sont constatés.

c. Encourager les députés à discuter avec leur avocat dans la circonscription de la possibilité d’inclure dans le bail les clauses supplémentaires recommandées.

6. Responsables du bail d’anciens députés

a. S’assurer que les cessionnaires du bail souscrivent une assurance responsabilité civile pour le bureau de circonscription dont ils deviennent responsables et que ces frais d’assurance continuent d’être imputés au budget de bureau de l’ancien député.

Le Bureau approuve également les modifications corrélatives à apporter au Règlement administratif relatif aux députés ainsi que les modifications au Manuel des allocations et des services aux députés afin de tenir compte des changements aux politiques décrits ci-dessus.


À 12 h 53, la séance est suspendue.

À 12 h 55 la séance reprend à huis clos.


AFFAIRES JURIDIQUES

Le Bureau discute d’une question juridique ayant trait à la Politique de la Chambre des communes sur la prévention et le traitement du harcèlement.


La séance est levée.

Charles Robert
Secrétaire du Bureau de régie interne