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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 29 novembre 2018

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 29 novembre 2018, à 11 h 17, dans la pièce 237-C, Édifice du Centre.

Président : L'honorable Geoff Regan, président du Bureau de régie interne

Présents :Les honorables Bardish Chagger, Mark Holland et Candice Bergen; M. Mark Strahl; Mme Ruth Ellen Brosseau

Secrétaire du Bureau : Charles Robert, greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Yasmin, Ratansi, députée, présidente, Section canadienne du Commonwealth; Hedy Fry, C.P., députée, directrice, Assemblée parlementaire de l’OSCE; Michel Patrice, greffier adjoint, Administration; Philippe Dufresne, légiste et conseiller parlementaire; Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires; Pierre Parent, dirigeant principal des ressources humaines; Robyn Daigle, directrice, Services des Ressources humaines; Stéphan Aubé, dirigeant principal de l’information; Daniel Paquette, dirigeant principal des finances; Guillaume La Perrière Marcoux, Secrétariat

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau adopte le procès-verbal de la réunion du 1er novembre 2018 et approuve son dépôt.


AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau adopte le procès-verbal de la réunion du 1er novembre 2018 et approuve son dépôt.


CONSEIL INTERPARLEMENTAIRE MIXTE

65e Conférence parlementaire du Commonwealth, à Halifax (Nouvelle-Écosse), en janvier 2021

Yasmin Ratansi présente la proposition d’accueillir la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth à Halifax (Nouvelle-Écosse), en janvier 2021. Mme Ratansi et Colette Labrecque-Riel répondent aux questions.


29e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE, à Vancouver (Colombie-Britannique), en juillet 2020

Hedy Fry présente la proposition d’accueillir la 29e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE à Vancouver (Colombie-Britannique), en juillet 2020. Mme Fry et Colette Labrecque-Riel répondent aux questions.


Le Bureau convient, à la lumière d’un rapport du Conseil interparlementaire mixte sur la gouvernance des associations parlementaires, de poursuivre la discussion sur ces deux propositions lors de la prochaine réunion.


SERVICES OFFERTS AUX DÉPUTÉS

Nouveaux services en ressources humaines pour les députés en tant qu’employeurs

Pierre Parent et Robyn Daigle parlent de la création proposée, au sein de l’Administration de la Chambre, d’un service chargé d’offrir aux députés des services consultatifs et des programmes en ressources humaines pour les soutenir dans leur rôle d’employeurs. Ils répondent ensuite aux questions.


Le Bureau convient de poursuivre la discussion sur ce sujet lors d’une prochaine réunion.


Informatique gérée pour les circonscriptions

Stéphan Aubé présente la mise en œuvre d’une approche normalisée pour la livraison et la gestion du matériel informatique et des appareils d’impression dans les bureaux de circonscription. M. Aubé et Daniel Paquette répondent aux questions.


Le Bureau approuve ce qui suit, en vigueur à la suite des prochaines élections générales, à moins d’indication contraire :

1. Mettre en œuvre un programme d’informatique géré pour les circonscriptions qui :

a. Fournit à chaque député jusqu’à cinq appareils informatiques gérés, plusieurs progiciels standards et des services de soutien pour chaque circonscription en tant qu’imputation au fonds central de l’Administration de la Chambre. L’Administration de la Chambre sera responsable du cycle de vie de ces appareils;

b. Permet l’achat d’un maximum de cinq appareils informatiques gérés ou non gérés supplémentaires parmi les configurations standards offertes par la Chambre des communes en tant qu’imputation au budget de bureau du député (BBD). Les autres appareils gérés ou non gérés imputés au BBD demeureront sous la garde du bureau de circonscription (y compris la responsabilité et les coûts du cycle de vie);

c. Limite l’achat des appareils informatiques gérés ou non gérés aux configurations standards offertes par la Chambre des communes pour les bureaux parlementaires et de circonscription;

d. Permet au dirigeant principal de l’information de faire l’examen, l’évaluation et l’achat d’appareils supplémentaires (y compris des ordinateurs Apple) ou de logiciels pour répondre aux exigences particulières d’un député. Ces achats doivent être imputés au BBD;

e. Permet aux députés nouvellement élus de choisir de conserver, de retourner ou d’échanger, pour une période de six mois suivant leur élection, les appareils informatiques fournis par l’Administration de la Chambre laissés par le député précédent, tout en assurant la sécurité des renseignements de l’ancien député.

2. Mettre en œuvre une solution d’impression qui est compatible avec le programme d’informatique géré pour les circonscriptions et qui :

a. Fournit aux députés, pour chaque bureau de circonscription officiel, une solution d’impression polyvalente qui est compatible avec les nouveaux ordinateurs de circonscription gérés de façon centralisée en tant qu’imputation au fonds central de l’Administration de la Chambre. Dans les conditions suivantes :

• L’Administration de la Chambre sera responsable du cycle de vie de ces appareils;

• Tous les frais de réparation requis en cas de défaillance (au-delà de l’usure normale), les frais des lignes de télécopieur et les frais de copie des solutions d’impression polyvalente pour tous les appareils seront imputables au BBD.

b. Permettre l’achat d’appareils multifonction, de télécopieurs, de photocopieurs, de numériseurs ou d’imprimantes supplémentaires pour les bureaux de circonscription d’un député à partir des configurations standards offertes de la Chambre des communes en tant qu’imputation au BBD. Les appareils supplémentaires imputés au BBD demeureront sous la garde du bureau de circonscription (y compris la responsabilité et les coûts du cycle de vie, de l’entretien et du soutien);

c. Limite l’achat de tous les appareils dans cette catégorie aux configurations standards offertes par la Chambre des communes pour les bureaux parlementaires et de circonscription et maintenir l’interdiction d’acheter du matériel d’impression de grande capacité.

3. À compter de maintenant, permettre l’accès à tous les bureaux de circonscription officiels au Service amélioré de connectivité avec les circonscriptions.

4. À compter du 1er avril 2019, modifier la Politique sur les suppléments Internet en :

a. Permettant le remboursement des frais de service Internet de qualité d’affaires et des frais de télécommunication supplémentaires qui font partie d’un forfait, y compris les services de câble de base et un forfait Internet raisonnablement amélioré, pour tous les bureaux de circonscription officiels à partir d’un fonds central de l’Administration de la Chambre. Pour que ces frais soient admissibles, les députés doivent :

• Acquérir et gérer leur service Internet pour tous les bureaux de circonscription officiels;

• Obtenir l’approbation des Services numériques et Biens immobiliers avant de présenter une demande d’approvisionnement à un fournisseur de services Internet.

b. Retirant le supplément Internet actuel du BBD.

5. Approuver le financement de cette initiative au montant de 2,7 M$ pour l’exercice 2019-2020, 3,7 M$ pour l’exercice 2020-2021 et 1,4 M$ pour l’exercice 2021-2022 et les années subséquentes.

6. Modifier le Manuel des allocations et des services aux députés en conséquence.

7. Modifier le Règlement administratif sur la gouvernance et l’administration conformément aux nouvelles mesures adoptées.


La séance est levée.

Charles Robert
Secrétaire du Bureau de régie interne