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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 2 mai 2024

Le Bureau de régie interne (le Bureau) de la Chambre des communes se réunit le jeudi 2 mai 2024 à 11 h 38, dans la pièce 025-B de l’édifice de l’Ouest.

Président : L’honorable Greg Fergus, Président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Steven MacKinnon, Ruby Sahota, Andrew Scheer et Kerry Lynne Findlay; M. Mark Gerretsen, Mme Claude DeBellefeuille et M. Peter Julian

Secrétaire du Bureau par intérim : Eric Janse, greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Chambre des communes : Chris d’Entremont, président, Groupe de travail sur la VPLT et la réhabilitation de l’édifice du Centre; Susan Kulba, directrice générale et architecte en chef, Biens immobiliers; Paul St George, dirigeant principal des finances; Carolyne Evangelidis, dirigeante principale des ressources humaines; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Benoit Dicaire, dirigeant principal de l’information (intérimaire); Michel Bédard, légiste et conseiller parlementaire Jeffrey LeBlanc, sous-greffier, Procédure; Michelle Tittley, secrétariat. Services publics et Approvisionnement Canada : Jennifer Garrett, sous-ministre adjointe par intérim.

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau approuve le dépôt du procès-verbal modifié de la réunion du 11 avril 2024.


AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau prend connaissance de la correspondance distribuée depuis la dernière réunion.


MISE À JOUR DU GROUPE DE TRAVAIL SUR LA VPLT

Chris d’Entremont, président, Groupe de travail sur la Vision et plan à long terme (VPLT) et la réhabilitation de l’édifice du Centre, fait le point sur les plus récentes activités du Groupe de travail sur la VPLT de la Chambre des communes et répond aux questions, avec l’appui de Jennifer Garrett, sous ministre adjointe par intérim, Services publics et Approvisionnement Canada, et de Susan Kulba, directrice générale et architecte en chef, Biens immobiliers.


Le Bureau approuve les recommandations du Groupe de travail sur les sujets suivants :

• les exigences fonctionnelles de base de la Chambre des communes pour l’îlot 2;

• l’étude d’une approche en une phase pour la réhabilitation de l’édifice de la Confédération, à condition que Services publics et Approvisionnement Canada présente une analyse approfondie (y compris les coûts) de l’ilot 2 de la tour Est dans l’optique où elle pourrait accueillir le reste de l’espace transitoire de la Chambre des communes.


À 12 h 22, la séance est suspendue.

À 12 h 24, la séance se poursuit à huis clos.


BUDGETS DE PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNEL ET POLITIQUES CONNEXES

Paul St George, dirigeant principal des finances et Carolyne Evangelidis, dirigeante principale des ressources humaines, avec l’appui de José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances, présente une proposition dans le but de mettre à jour certaines politiques relatives au perfectionnement professionnel et à la formation des employés de députés, de députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux, et d’agents supérieurs de la Chambre, et répondent aux questions.


En conséquence, le Bureau approuve les changements aux politiques suivants avec effet rétroactif au 1er avril 2024 :


A. Frais de déplacement des employés admissibles et autres frais de perfectionnement professionnel et de formation

1. Autoriser les députés, les députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux et les agents supérieurs de la Chambre à porter à leurs budgets de perfectionnement professionnel respectifs les frais de déplacement (c.-à-d. le transport, l’hébergement et les indemnités journalières) de leurs employés admissibles respectifs pour qu’ils puissent participer à des activités de perfectionnement professionnel et de formation.

2. Autoriser les députés, les députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux et les agents supérieurs de la Chambre à porter à leurs budgets de perfectionnement professionnel respectifs d’autres dépenses raisonnables, y compris les frais d’accueil, liées au perfectionnement professionnel et à la formation de leurs employés, et autoriser les députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux à porter de telles dépenses à leurs budgets de bureau de recherche.

3. Autoriser les députés, les députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux et les agents supérieurs de la Chambre à porter à leurs budgets de perfectionnement professionnel et de bureau respectifs les dépenses liées aux déplacements des formateurs (c.-à-d. le transport, l’hébergement et les repas).

B. Activités de perfectionnement professionnel et de formation de groupe organisées par les députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux et les agents supérieurs de la Chambre

1. Autoriser les députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux et les agents supérieurs de la Chambre à porter à leurs budgets de perfectionnement professionnel et de bureau respectifs les dépenses liées au perfectionnement professionnel et à la formation de groupe des employés de leur caucus, ainsi que les autres dépenses connexes raisonnables (y compris les frais d’accueil, mais à l’exclusion des frais de déplacement).

C. Admissibilité des employés temporaires

1. Permettre aux employés temporaires des députés, des députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux et des agents supérieurs de la Chambre de participer à la formation linguistique, ainsi qu’aux formations sur les relations avec les médias et les techniques de présentation et les logiciels informatiques offertes par l’Administration de la Chambre, et autoriser les députés, les députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux et les agents supérieurs de la Chambre à porter à leurs budgets de perfectionnement professionnel et de bureau ainsi qu’au système de points de déplacement les dépenses liées au perfectionnement professionnel et à la formation de leurs employés temporaires, suivant les mêmes règles qui s’appliquent aux employés réguliers.

D. Admissibilité des employés à l’utilisation des ressources de déplacement

1. Modifier la définition d’employé admissible à l’article 34 du Règlement administratif relatif aux députés afin d’y inclure les employés de députés, de députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux et d’agents supérieurs de la Chambre qui travaillent un minimum de 15 heures par semaine au total pour l’un ou plusieurs de ces employeurs.

2. Autoriser les employés admissibles des députés, des députés responsables des bureaux de recherche des caucus nationaux et des agents supérieurs de la Chambre à se déplacer sans être accompagnés à l’occasion de déplacements spéciaux afin de participer à des activités de perfectionnement professionnel et de formation et à porter les frais de déplacement connexes (c.-à-d. le transport, l’hébergement et les indemnités journalières) au budget de bureau et au budget de perfectionnement professionnel de leur employeur, ainsi qu’au système de points de déplacement, le cas échéant.

3. Autoriser les agents supérieurs de la Chambre à porter à leurs budgets de bureau respectifs ainsi qu’au système de points de déplacement, le cas échéant, les frais de déplacement (c.-à-d. le transport, l’hébergement et les indemnités journalières) engagés par les employés admissibles qui effectuent des déplacements spéciaux, sans être accompagnés, dans l’exercice des fonctions parlementaires.


Il est convenu de modifier le Règlement administratif relatif aux députés, avec effet rétroactif au 1er avril 2024, afin de refléter la décision du Bureau.


LA CHARTE D’AUDIT INTERNE ET LE PLAN D’AUDIT ET D’AMÉLIORATION ET LE RAPPORT ANNUEL POUR 2024

Jennifer Ruff, dirigeante principale de l’audit, fait le point sur la Charte d’audit interne de l’Administration de la Chambre ainsi que sur le plan et le rapport d’audit et d’amélioration pour 2024, et répond aux questions.

Le Bureau approuve la Charte d’audit interne de 2024 et le Plan des missions d’audit et d’amélioration de 2024-2025.


QUESTIONS LIÉES À L’EMPLOI

Le Bureau discute d’une question liée à l’emploi.


La séance est levée à 12 h 51.

Eric Janse
Secrétaire intérimaire du Bureau de régie interne