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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 28 novembre 2024

Le Bureau de régie interne (le Bureau) de la Chambre des communes se réunit le jeudi 28 novembre 2024, à 11 h 05, dans la pièce 225-A de l’édifice de l’Ouest.

Président : L’honorable Greg Fergus, Président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Mona Fortier, Karina Gould, Ruby Sahota et Andrew Scheer; Mme Claude DeBellefeuille et M. Peter Julian

Secrétaire du Bureau par intérim : Eric Janse, greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Paul St George, dirigeant principal des finances, José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances, Robin Kells, directrice principale, Services corporatifs d’approvisionnement et de gestion des actifs; Benoit Dicaire, dirigeant principal de l’information; Carolyne Evangelidis, dirigeante principale des ressources humaines; Isabelle Breton, directrice principale, Expérience des employés et des clients; Darren Webster, directeur adjoint, Attraction des talents et classification; Patrick McDonell, sergent d’armes; Paul Mellon, sous-sergent d’armes; Michelle Tittley, directrice, Bureau de gestion des projets de sécurité et des opérations techniques; Stéphan Aubé, administrateur en chef; Michel Bédard, légiste et conseiller parlementaire; Jeffrey LeBlanc, sous-greffier, Procédure; Natacha Flanagan, Secrétariat

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau approuve le dépôt du procès-verbal de la réunion du 7 novembre 2024.


AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau prend connaissance de la correspondance distribuée depuis sa dernière réunion.


REDÉCOUPAGE DES CIRCONSCRIPTIONS FÉDÉRALES ET RÉVISION DES LIMITES DES CIRCONSCRIPTIONS

Paul St George, dirigeant principal des finances, aidé de José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances et de Robin Kells, directrice principale, Services corporatifs d’approvisionnement et de gestion des actifs, présente de l’information sur les conséquences du redécoupage des circonscriptions fédérales et de la révision des limites des circonscriptions sur les ressources des députés, et répondent aux questions.


Le Bureau approuve ce qui suit :

• Répartition des biens et des bureaux dans les circonscriptions dans le cadre des redécoupages et des révisions en cours et à venir

a) Lorsqu’un député est réélu et que son bureau de circonscription ne se trouve plus dans sa circonscription, il doit obtenir, dans les 60 jours civils suivant l’élection générale, un consentement écrit pour continuer les activités de son bureau à l’emplacement actuel.

b) Lorsqu’un député est réélu et que son bureau de circonscription ne se trouve plus dans sa circonscription, les biens de la Chambre suivent le député.

c) Lorsqu’un député est réélu et que son bureau de circonscription ne se trouve plus dans sa circonscription, le député peut porter les dépenses suivantes à un budget central de l’Administration de la Chambre si elles sont engagées dans les 180 jours suivant l’élection générale :

• les coûts liés aux services de déménagement et d’entreposage et à l’installation des bureaux et de l’équipement (p. ex. téléphone, services Internet);

• les frais de résiliation de bail équivalents à quatre mois de loyer au maximum;

• les coûts liés au retrait, au remplacement ou à l’élimination des enseignes fixes des bureaux.

d) Les nouveaux députés et les députés réélus qui héritent d’un excédent de bureaux de circonscription et de biens de la Chambre peuvent y renoncer, auquel cas les coûts correspondants de résiliation de bail et d’élimination de biens seront portés à un budget central de l’Administration de la Chambre.

e) Les députés nouvellement élus sans biens à hériter peuvent acheter du mobilier et de l’équipement standard pour meubler leur bureau de circonscription et en porter les coûts à un budget central de l’Administration de la Chambre, jusqu’à concurrence de 38 000 $ par député.

f) Dans les 12 mois suivant l’élection générale, les dépenses raisonnables liées aux éléments suivants seront portées au budget central de l’Administration de la Chambre :

• le retrait, le remplacement équivalent ou l’élimination des biens portant l’ancien nom de la circonscription (p. ex. enseignes, bannières pour des événements, abris portatifs pour des événements, articles promotionnels); les frais de remplacement comprennent la conception et la production;

• les services de déchiquetage dans les circonscriptions de documents portant l’ancien nom de la circonscription.

g) Le greffier de la Chambre des communes est autorisé, pour une période de six mois suivant la prochaine élection générale, à déroger temporairement aux règlements et aux politiques du Bureau pour faire face à des situations imprévues, à condition que ces exceptions ne donnent pas lieu à des besoins en financement supplémentaire et que le greffier rende compte périodiquement au Bureau de ces exceptions.

• Besoins supplémentaires de financement découlant des redécoupages et des révisions à venir

h) Approbation des coûts temporaires : 2 776 608 $, excluant les régimes d’avantages sociaux des employés (RASE) s’élevant à 18 106 $, à financer dans le cadre des budgets existants. Si du financement supplémentaire est requis, l’Administration de la Chambre en fera la demande par l’entremise du Budget supplémentaire des dépenses.

i) Approbation des coûts permanents : 4 821 857 $, excluant les RASE au montant de 314 479 $, à financer dans le cadre du Budget principal des dépenses de 2025-2026. Ces montants peuvent être rajustés en fonction de la date de l’élection générale et peuvent entraîner une réduction du Budget supplémentaire des dépenses.


Le Bureau convient également, que lors d’une future réunion, l’Administration de la Chambre présentera des recommandations en vue d’ajouter un supplément ou des suppléments au budget de bureau du député.


CYCLE DE VIE DE LA TECHNOLOGIE DANS LES BUREAUX DE CIRCONSCRIPTION

Benoit Dicaire, dirigeant principal de l’information, aidé de Paul St George, dirigeant principal des finances, informe le Bureau de l’état de la technologie réseau, informatique, d’impression et de téléphonie dans les circonscriptions et fait le point sur un programme mis en place pour coordonner la modernisation des technologies de base et de l’élimination des anciens biens technologiques après une élection.


Le Bureau approuve ces coûts ponctuels et la stratégie d’investissement pour faciliter la gestion du cycle de vie de ces technologies comme suit :

• Exercice financier 2024-2025 : 4 971 584 $ pour les budgets centraux.

• Exercice financier 2025-2026 : 8 650 655 $, qui inclut 1 555 925 $ pour l’Administration de la Chambre et 7 094 730 $ pour les budgets centraux.

• Exercice financier 2026-2027 : 3 219 992 $, qui inclut 1 154 453 $ pour l’Administration de la Chambre et 2 065 539 $ pour les budgets centraux.

• Exercice financier 2027-2028 et exercices suivants : 898 625 $ pour les budgets centraux.

Il a également été convenu que l’Administration de la Chambre :

• gère les coûts temporaires dans le cadre des budgets existants et demande un financement supplémentaire, au besoin, par l’entremise du Budget supplémentaire des dépenses;

• revienne devant le Bureau pour lui présenter les exigences futures en matière de cycle de vie de l’équipement pour la prochaine élection générale;

• présente au Bureau les changements en matière de politique associés à ces activités de cycle de vie à une date ultérieure.


À 12 h 33, la séance est suspendue.

À 12 h 34, la séance se poursuit à huis clos.


QUESTIONS DE SÉCURITÉ

Le Bureau convient de la mise en œuvre permanente de mesures de sécurité supplémentaires pour les députés qui sont des chefs de partis politiques reconnus, avec un financement permanent de 974 008 $ dans les budgets centraux des députés, qui sera inclus dans le Budget principal des dépenses de 2025 2026.


MISE EN ŒUVRE DE L’ÉQUITÉ SALARIALE

Le Bureau approuve le financement des rajustements salariaux et des intérêts courus pour les employés de l’Administration de la Chambre, comme l’exige la Loi sur l’équité salariale. Ce financement sera reflété dans le Budget supplémentaire des dépenses de l’exercice financier au cours duquel le plan sera achevé et dans le Budget principal des dépenses de l’exercice financier suivant.


La séance est levée.

Eric Janse
Secrétaire intérimaire du Bureau de régie interne