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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Procès-verbal

Le jeudi 6 décembre 2018

Le Bureau de régie interne de la Chambre des communes se réunit le jeudi 6 décembre 2018, à 10 h 33, dans la pièce 237-C, Édifice du Centre.

Président : L'honorable Geoff Regan, président de la Chambre des communes

Présents : Les honorables Bardish Chagger, Mark Holland et Candice Bergen; M. Mark Strahl; Mme Ruth Ellen Brosseau

Secrétaire du Bureau : Charles Robert, Greffier de la Chambre des communes

Aussi présents : Bruce Stanton, député, coprésident, Conseil interparlementaire mixte; Michel Patrice, sous-greffier, Administration; Philippe Dufresne, légiste et conseiller parlementaire; Colette Labrecque-Riel, greffière adjointe et directrice générale, Affaires internationales et interparlementaires; Daniel Paquette, dirigeant principal des finances; José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances; Benoit Giroux, dirigeant principal des opérations, Opérations de la Cité parlementaire; Elaine Valiquette, directrice principale, Planification financière, gestion des ressources et politiques corporatives; Guillaume La Perrière Marcoux, Secrétariat

PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

Le Bureau adopte le procès-verbal de la réunion du 29 novembre 2018 et approuve son dépôt.

AFFAIRES DÉCOULANT DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES

Le Bureau adopte le procès-verbal de la réunion du 1er novembre 2018 et approuve son dépôt.

CONSEIL INTERPARLEMENTAIRE MIXTE

Rapport du Conseil interparlementaire mixte sur la gouvernance des associations parlementaires

Bruce Stanton présente la résolution ci-dessous, qui a été adoptée par le Conseil interparlementaire mixte, et répond aux questions :

Que, nonobstant toute disposition des états constitutifs ou de la pratique d’une association, à compter de l’adoption de la présente motion, lorsqu’une question relative à la confiance en la présidence d’une association est soulevée lors de l’assemblée générale de cette association, la procédure suivante s’applique :

a. l’un des coprésidents du Conseil interparlementaire mixte (CIM) préside l’assemblée pendant l’examen de la question;

b. dix (10) pourcent des membres de l’association mais pas moins de 10 (dix) membres, peuvent interjeter appel auprès du CIM d’une décision prise lors de l’assemblée générale de l’association et concernant la confiance en la présidence, et ce, en adressant un avis écrit au greffier du CIM dans les dix (10) jours de séance suivant l’assemblée générale, et que cet avis indique la disposition des états constitutifs de l’association qui n’a pas été respectée;

c. les membres du CIM doivent se réunir pour examiner l’appel dans les 15 jours de séance suivant la réception de cet avis;

d. la décision de l’assemblée générale qui fait l’objet de l’appel est maintenue à moins que les coprésidents du CIM, suivant la réception de cet avis, en ordonnent la suspension jusqu’à ce que l’appel soit réglé une fois pour toutes par le CIM.

Que toutes les associations soient informées de cette procédure.

Conférences parlementaires

Bruce Stanton et Colette Labrecque-Riel répondent aux questions portant sur la 65e Conférence parlementaire du Commonwealth, qui aura lieu à Halifax (Nouvelle-Écosse) en janvier 2021.

Le Bureau donne son autorisation d’organiser cette conférence à Halifax, en janvier 2021, avec le financement suivant : 110 115 $ des excédents annuels des Associations et échanges parlementaires pour l’exercice 2019-2020 et 609 956 $ de fonds supplémentaires ponctuels pour l’exercice 2020-2021, pour un montant total de 720 071 $ qui sera réparti selon la formule habituelle (le Sénat, 30 % et la Chambre des communes, 70 %) entre le Sénat (216 020 $) et la Chambre des communes (504 052 $).

Le Bureau donne aussi son autorisation d’organiser la 29e session annuelle de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE à Vancouver (Colombie-Britannique), en juillet 2020, avec le financement suivant : 176 595 $ des excédents budgétaires des Associations et échanges parlementaires pour l’exercice 2019-2020 et 1 394 387 $ de fonds supplémentaires ponctuels pour l’exercice 2020-2021, pour un montant total de 1 570 982 $ qui sera réparti selon la formule habituelle (le Sénat, 30 % et la Chambre des communes, 70 %) entre le Sénat (471 293 $) et la Chambre des communes (1 099 690 $).

SERVICES OFFERTS AUX DÉPUTÉS – FOURNITURES DE BUREAU ET ARTICLES DE PAPETERIE

Daniel Paquette présente la proposition de modifier certaines politiques du Manuel des allocations et des services aux députés qui se rapportent au processus d’approvisionnement en fournitures de bureau et en articles de papeterie. M. Paquette et Benoit Giroux répondent aux questions.

Le Bureau approuve la proposition suivante, qui entrera en vigueur après les prochaines élections générales :

1. Modifier la politique actuelle de manière à ce que :

a. tous les frais de copie liés aux dispositifs multifonctionnels dans les bureaux parlementaires soient portés au budget de bureau du député (BBD);

b. les restrictions qui s’appliquent au papier, aux enveloppes, au papier à en-tête et aux cartes de souhaits soient abolies;

c. les bureaux parlementaires disposent d’une quantité raisonnable de papier et d’enveloppes standards personnalisées et affranchies (de format « lettre » ou « légal »), les frais afférents étant portés au budget central de l’Administration de la Chambre;

d. le coût des enveloppes de taille non standard pour les bureaux parlementaires soit porté au BBD;

e. le coût du papier et des enveloppes pour les bureaux de circonscription soit porté au BBD;

f. les députés disposent d’un modèle électronique de papier à en-tête pour faciliter la correspondance de bureau, et continuent de bénéficier, de façon raisonnable, d’un service d’impression sur demande de papier à en-tête, les frais afférents étant portés au budget central de l’Administration de la Chambre;

g. les députés bénéficient, de façon raisonnable, d’un service d’impression sur demande de cartes de souhaits avec enveloppes, les frais afférents étant portés au budget central de l’Administration de la Chambre;

h. tous les frais associés à l’achat de fournitures de bureau soient portés au BBD.

QUESTIONS FINANCIÈRES

Budget principal des dépenses et Budget provisoire des dépenses proposés pour 2019-2020

Daniel Paquette présente le Budget principal des dépenses et le Budget provisoire des dépenses proposés pour 2019-2020 et répond aux questions.

Le Bureau approuve le Budget principal des dépenses de la Chambre des communes proposé pour 2019-2020, qui s’élève à 503,4 millions de dollars, ainsi que le Budget provisoire des dépenses au montant de 87,5 millions de dollars.

Rapport financier du deuxième trimestre de 2018-2019

Daniel Paquette présente les résultats financiers de la Chambre des communes pour le deuxième trimestre de 2018-2019 (au 30 septembre 2018) ainsi que des données comparatives qui se rapportent au deuxième trimestre de l’exercice antérieur.

MODERNISATION DES POLITIQUES RELATIVES AUX DÉPUTÉS

Daniel Paquette et José Fernandez font le point sur les demandes faites par les députés des circonscriptions vastes et éloignées, et présente la proposition de modifier certaines parties des politiques sur les déplacements du Manuel des allocations et des services aux députés et de modifier en conséquence les règlements administratifs.

Le Bureau approuve ce qui suit, en vigueur le 1er avril 2019 :

1. Modifier la politique sur les déplacements de façon à permettre aux députés de :

a) porter au Système de points de déplacement – que le député soit en déplacement officiel ou non, et sur présentation de pièces justificatives – les frais d’hébergement et les indemnités journalières engagés la veille ou le lendemain d’un déplacement régulier dans le cadre de circonstances spéciales ayant trait à la sécurité ou au bien-être du député par rapport à un déplacement donné;

b) demander le remboursement, lorsqu’ils sont en déplacement officiel, des frais d’hébergement d’un séjour pouvant aller jusqu’à sept nuits consécutives à un même endroit;

c) se faire rembourser à un taux raisonnable, sur présentation des reçus nécessaires, des frais d’hébergement dans un logement non commercial engagés pendant un déplacement officiel, lorsque aucun service commercial d’hébergement n’est offert;

d) avoir droit à l’indemnité de repas comprise dans l’indemnité journalière lorsqu’ils se déplacent dans leur circonscription (mis à part le navettage) à une distance supérieure à 16 kilomètres de leur résidence principale ou secondaire située dans leur circonscription ou près de celle-ci.

2. Modifier la politique sur les biens de façon à permettre au dirigeant principal des finances, en consultation avec le dirigeant principal de l’information, d’examiner, d’évaluer et de prévoir l’achat de téléphones satellites, sur présentation de pièces justificatives, et de porter cet achat au budget central de l’Administration de la Chambre.

• Les décisions à cet égard seront fondées sur les principes directeurs de la gestion des biens approuvés par le Bureau le 7 décembre 2017, notamment certains facteurs comme les circonstances régionales ou particulières de la circonscription du député.

• Le coût des forfaits mensuels de communication vocale et de transmission de données, le temps d’antenne (y compris les frais d’itinérance), les appels interurbains et le coût des accessoires standards seront portés au BBD.

3. Modifier en conséquence le Règlement administratif sur la gouvernance et l’administration et le Règlement administratif relatif aux députés, les modifications prenant effet le 1er avril 2019.

À 11 h 26, la séance est suspendue.
À 11 h 30, la séance reprend à huis clos.

RELATIONS DE TRAVAIL ET RATIFICATION D’UNE CONVENTION COLLECTIVE

Le Bureau autorise, conformément aux pratiques antérieures lorsqu’un jour ouvrable tombe entre deux jours de congé, d’accorder aux employés de l’Administration de la Chambre des communes des congés payés le lundi 24 décembre et le lundi 31 décembre 2018.

Le Bureau ratifie l’entente de principe conclue entre la Chambre des communes et l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada pour l’unité de négociation des Greffiers à la procédure et Analyse et référence.

QUESTIONS JURIDIQUES

Le Bureau discute d’une question juridique qui se rapporte à la Politique de la Chambre des communes sur la prévention et le traitement du harcèlement.

Le Bureau étudie le récent avis consultatif qui a été publié par le commissaire aux conflits d’intérêts et à l’éthique, Mario Dion, en ce qui concerne la prestation, sans aucun frais, de services de stagiaires aux députés. Le Bureau convient de soumettre cet avis consultatif au Comité permanent de la procédure et des affaires de la Chambre pour que celui-ci envisage la possibilité d’étudier cette question dans le cadre de son mandat actuel, qui consiste à examiner toute question relative aux Code régissant les conflits d’intérêts des députés et à présenter des rapports à ce sujet.

La séance est levée.

Charles Robert

Secrétaire du Bureau de régie interne