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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Emblème de la Chambre des communes

Bureau de régie interne

NUMÉRO 013 
l
2e SESSION 
l
43e LÉGISLATURE 

TRANSCRIPTION

Le jeudi 28 janvier 2021

[Enregistrement électronique]

(1110)

[Français]

L'hon. Anthony Rota (Président de la Chambre des communes):
     Nous allons commencer la réunion.
    Le premier point à l'ordre du jour est l'adoption du procès-verbal de la réunion précédente. Y a-t-il des commentaires concernant le procès-verbal? Est-ce que le procès-verbal vous convient?
    Des députés: D'accord.
    L'hon. Anthony Rota: Nous allons poursuivre avec les affaires découlant de la réunion précédente.
    Madame DeBellefeuille, voulez-vous intervenir? Vous avez la parole.
    Est-ce que le bouton pour lever la main fonctionne? Le voyez-vous?
L’hon. Anthony Rota:
    Oui, je vois la main levée.
Mme Claude DeBellefeuille:
    D'accord.
    Je m'entends en écho. Je m'entends parler. Je ne sais pas si cela est normal.
    Je m'entends en décalage, comme en écho. J'entends probablement le son de la salle.
L’hon. Anthony Rota:
    Oui, c'est un problème que nous avons aujourd'hui, mais je pense qu'il a été résolu de notre côté.
    Cela m'arrive souvent. Lorsque cela m'arrive, j'enlève le casque et je le tiens dans ma main pour parler dans le microphone. Ensuite, je remets mon casque. C'est un peu de travail, mais, tant que le problème ne sera pas résolu, c'est ce que nous pouvons faire.
Mme Claude DeBellefeuille:
    Est-ce que cela fonctionne mieux maintenant?
L’hon. Anthony Rota:
    Oui.
Mme Claude DeBellefeuille:
    Non, cela ne fonctionne pas.
    Alors, nous allons essayer de nous concentrer.
    Monsieur le Président, j'aimerais vous poser quelques questions pour faire un suivi sur les affaires découlant de la réunion précédente.
    À la dernière réunion du Bureau de régie interne, au mois de décembre, nous nous sommes quittés sur une recommandation que [difficultés techniques].
L’hon. Anthony Rota:
    Je m'excuse, madame DeBellefeuille, mais nous avons de la difficulté à vous entendre. Je ne sais pas quel est le problème.
    Est-ce seulement moi qui entends des sons saccadés? Il semble que les interprètes les entendent aussi. Alors, il y a un problème.
Mme Claude DeBellefeuille:
    Voulez-vous que j'essaie sans le casque d'écoute, monsieur le Président?
L’hon. Anthony Rota:
    Apparemment, le problème est du côté du Parlement. Le problème se trouve de notre côté.
Mme Claude DeBellefeuille:
    D'accord.
    Est-ce que je continue?
L’hon. Anthony Rota:
    Je crois qu'il va falloir suspendre la réunion. Je ne sais pas quoi faire d'autre tant que le problème ne sera pas résolu.
    Pourriez-vous continuer à parler, s'il vous plaît?
Mme Claude DeBellefeuille:
    D'accord.
    Je voulais vous demander quelque chose en lien avec la comparution de M. Janse. En fait, le Bureau de régie interne a autorisé l'envoi de la lettre au Comité de liaison, c'est-à-dire à Mme Sgro, qui devait ensuite envoyer la lettre à tous les présidents de [difficultés techniques].
L’hon. Anthony Rota:
    Il est très difficile de comprendre ce que vous dites. Alors, nous allons suspendre la réunion pendant quelques minutes.
Mme Claude DeBellefeuille:
    Je vais essayer sans casque d'écoute, monsieur le Président.
L’hon. Anthony Rota:
    Je ne pense pas que le problème soit de votre côté. Il est ici, dans la salle.
Mme Claude DeBellefeuille:
    Est-ce que cela va mieux, monsieur le Président?
L’hon. Anthony Rota:
    C'est encore la même chose.
M. Stéphan Aubé (Dirigeant principal de l'information, Chambre des communes):
    Ce n'est pas de votre côté, madame DeBellefeuille.
L’hon. Anthony Rota:
    Nous allons suspendre la réunion temporairement. Je ne sais pas pour combien de temps ce sera, mais veuillez attendre. Nous allons voir ce qui va se passer.
    Nous allons laisser cela dans les mains des techniciens.
(1110)
(1120)
L’hon. Anthony Rota:
    Nous allons reprendre là où nous nous sommes arrêtés.
    Nous avons terminé le premier point à l'ordre du jour. Nous en étions au deuxième point, soit les affaires découlant de la réunion précédente.
    Nous allons continuer avec Mme DeBellefeuille.
(1125)
Mme Claude DeBellefeuille:
    Je vous remercie, monsieur le président.
    Je m'entends encore en écho, mais j'espère que le son est clair de votre côté.
    Monsieur le Président, je faisais référence à la lettre que le greffier adjoint, M. Janse, avait pour mandat de faire parvenir en votre nom à la présidente du Comité de liaison, Mme Sgro, à la demande du Bureau de régie interne. La lettre visait à communiquer certaines recommandations et certains constats relativement à l'interprétation.
    Selon ces constats, l'interprétation en français se fait difficilement dans le cadre actuel à cause des problèmes technologiques. Depuis l'ouverture des comités jusqu'à la fin du mois de septembre, 86 % des témoins ont parlé en anglais. Il y a donc une pression sur la technologie pour que l'interprétation soit accessible et de qualité pour les députés francophones.
    Mme Sgro a envoyé cette lettre à tous les présidents de comité le 8 décembre dernier. Combien de présidents de comité ont envoyé cette lettre aux autres membres de leur comité?
    Est-ce que cette lettre a bien été reçue, monsieur Janse?
     Est-ce que la présidente du Comité de liaison s'est sentie investie d'une mission de sensibilisation et de promotion auprès des autres présidents de comité? A-t-elle insisté pour bien leur faire comprendre toute l'importance des propositions qui permettraient une interprétation de qualité pour les députés francophones?
L’hon. Anthony Rota:
    Monsieur Janse, vous avez la parole.
    Je vous remercie de votre question, madame DeBellefeuille.
    La lettre a été envoyée par le bureau de Mme Sgro à tous les présidents des autres comités permanents. La plupart des présidents ont transmis la lettre à tous les membres de leur comité. Quelques-uns ne l'ont pas fait, mais nous faisons des suivis afin de les encourager à transmettre la lettre aux autres membres.
    Comme la lettre a été envoyée à la mi-décembre, il n'y a pas eu beaucoup de réunions de comité avant l'ajournement de la Chambre pour le temps des Fêtes. Les comités recommencent cette semaine. Nous espérons donc avoir de la rétroaction pour savoir si cela fonctionne mieux mieux qu'avant le temps des Fêtes.
    Au cours des prochaines semaines, nous prévoyons une réunion du Comité de liaison. Tous les présidents de comité ainsi que Mme Sgro pourront en discuter.
Mme Claude DeBellefeuille:
    C'est parfait.
L’hon. Anthony Rota:
    Avez-vous une question, monsieur Julian?
M. Peter Julian (leader à la Chambre du Nouveau Parti démocratique):
    Je vous remercie beaucoup, monsieur le Président.
    Ma question touche le même sujet.
    Si la lettre n'a pas été envoyée à tous les membres de comité, il est important de le faire au plus sacrant. Il est important de nous assurer que le Parlement fonctionne bien dans les deux langues officielles et que des services d'interprétation de haute qualité sont accessibles à tout le monde. Cela m'inquiète un peu de savoir que certains comités n'en aient pas encore discuté.
     Il est vraiment important que la lettre soit distribuée à tous les députés, afin de mettre en place des mesures pour nous assurer que les deux langues officielles ont une chance égale lors des séances virtuelles du Parlement et des comités.
L’hon. Anthony Rota:
    Monsieur Janse, avez-vous quelque chose à ajouter?
M. Eric Janse:
    Nous allons encourager les présidents de comité qui n'ont pas transmis la lettre à le faire dans les prochains jours. Nous espérons que tous les députés siégeant à un comité auront reçu la lettre dans les prochains jours.
L’hon. Anthony Rota:
    Est-ce qu'il y a d'autres commentaires ou questions?

[Traduction]

    Passons au numéro 3, les propositions d’amélioration au programme des services d’impression et d'expédition. La parole est à Mme Rebekah Kletke, dirigeante principale des opérations.
     Madame Kletke, nous vous écoutons.
(1130)
    Mesdames et messieurs les membres du Bureau, comme vous le savez, l’environnement opérationnel actuel résultant de la pandémie a obligé l’administration de la Chambre à s’adapter et à trouver des solutions pour que les députés et leurs équipes puissent continuer à exercer leurs fonctions parlementaires. C’est le cas, par exemple, en ce qui a trait aux services d’impression et d'expédition.

[Français]

     Le 17 avril 2020, le Bureau a donné son approbation pour que, du 17 avril ou 30 juillet 2020, les députés soient autorisés à fournir à leurs électeurs de l'information concernant la COVID-19 au moyen des services d'impression externe, les coûts étant imputés au budget central de l'administration de la Chambre.

[Traduction]

    Un rapport distribué aux membres du Bureau le 14 décembre 2020 faisait état de la façon dont l’accès aux fournisseurs externes a fonctionné le printemps dernier. Ce rapport a montré que les coûts de l’initiative étaient plus élevés que les prix équivalents internes, que la qualité du service variait d’un endroit à l’autre à l'échelle du pays et que les délais de production externe étaient les mêmes ou plus longs que les délais de production interne.
    Je suis ici aujourd’hui avec un mémoire demandant au Bureau de formuler des directives au sujet d'initiatives susceptibles d'améliorer les services d’impression et d’expédition offerts aux députés. Les améliorations proposées sont conformes à la discussion qui a eu lieu lors de la réunion précédente du Bureau et aux commentaires que nous avons reçus au cours de cette période difficile. En gardant ces objectifs à l’esprit, l’administration de la Chambre recommande que nous examinions les aspects suivants, tels que définis par le Bureau de régie interne, afin de cerner les changements qui pourraient être apportés à nos services d’impression et d’expédition.
    Nous examinerions les processus et les outils internes afin de définir les mesures qu'il faudra prendre pour réduire le délai moyen de production interne actuel, qui est de 12 jours. Nous examinerions la possibilité de mettre en place des accords-cadres avec diverses imprimeries à l'échelle du Canada, en consultation avec Postes Canada, afin d’améliorer les délais de production interne en les complémentant d'une capacité de recherche externe pendant les périodes de pointe, et nous examinerions également la possibilité d'accéder à des services externes plus diversifiés par le biais des mécanismes existants, en nous appuyant sur les enseignements tirés du printemps 2020.

[Français]

    Notre objectif est de faire approuver, au printemps prochain, une analyse exhaustive et des propositions qui s'hamonisent aux priorités fixées par le Bureau.
    Je serai heureuse de répondre à vos questions et je me ferai un plaisir de prendre en note toute amélioration que vous proposerez.

[Traduction]

L’hon. Anthony Rota:
    Très bien. Nous allons poursuivre.
    Je crois que M. Richards a une question ou une observation à formuler.
M. Blake Richards (whip en chef de l'opposition):
    Je suppose que c’est plutôt un commentaire.
    J’ai entendu dire que vous allez revenir avec une proposition, ce qui est très bien. Je pense que c’est formidable. Un certain nombre de députés du caucus m’ont fait part des problèmes qu’ils ont eus. Une chose que je tiens cependant à préciser quant à l'élaboration de propositions, c’est que, bien que certains problèmes se soient manifestés en ce qui a trait au temps requis pour faire imprimer des choses, je ne sais pas si cela devrait être le point de focalisation des efforts déployés pour l'amélioration des services.
    Les députés à qui j'ai parlé ont davantage insisté sur le manque de certitude entourant les délais de production. Je comprends qu’il y a des fluctuations et qu'il est important d’y remédier. J’aime la suggestion que vous faites concernant la possibilité d’avoir des accords avec des fournisseurs extérieurs lors des périodes plus occupées... De toute évidence, la période juste avant Noël serait un exemple de cela. Je crois que c’est une excellente idée.
    Mais les autres problèmes qui ont été rapportés, dans le même ordre d’idées, concernent plutôt le manque d'uniformité. Il y a eu des situations où l’on disait aux gens que quelque chose devait sortir pour une certaine date. Il faut l’avoir en... Je vais choisir quelques dates au hasard. Disons qu’on leur dit que pour assurer une sortie à la mi-décembre, il faut que le travail soit soumis avant la fin d’octobre. Le député vise une diffusion à la mi-décembre, mais il s'avère que les choses sont en avance et que la diffusion se fait à la mi-novembre. Sauf que, dans cet exemple, il ne s'agit pas d'un message qu'il est approprié de diffuser à cette date.
    Il s’agit de travailler avec les députés pour veiller à ce que le service soit fourni comme prévu. Cela signifie qu’il faut s’assurer que le calendrier de production est dûment respecté afin d'éviter que le député se retrouve à diffuser maintenant quelque chose qu'il n’est plus approprié de diffuser. De la même façon, il pourrait se retrouver à envoyer quelque chose à un moment inapproprié parce que trop tôt, la production ayant pris de l'avance sur les délais convenus.
     Il s’agit de travailler avec le député pour s’assurer qu’on lui donne des dates pour la mise en production et la sortie de son document, et que ces dates sont respectées. Cela peut signifier qu'il faudra accélérer le processus ou, dans certains cas, garder le produit fini en réserve durant quelques semaines parce qu’il a été produit avant la date prévue. Il s’agit en fait de respecter ces délais de service.
    Je vais vous donner un autre exemple similaire, et il s'agit d'un exemple qui me concerne personnellement. Il m’est arrivé de demander certains plis sur un produit. Je suis même allé jusqu’à demander que les plis fassent partie des épreuves. Or, ils sortent toujours avec un pli différent de ce que j'avais demandé.
    Ce sont des normes de service qui ne sont pas liées à la durée d’impression, mais c’est une attente du client, et le député, je pense, devrait être considéré comme le client. S’il demande un certain pli sur un produit, ou s’il demande une certaine date de sortie du produit, nous devrions chercher à lui donner satisfaction. Il faut que cela soit clair.
    Ce sont quelques-uns des problèmes dont j'ai discuté au sein de mon caucus. J’aime certaines des suggestions que vous faites, mais pour que les choses soient claires, il s’agit de trouver des moyens d’améliorer ces normes de service et de viser un modèle qui soit davantage axé sur le service à la clientèle.
    Je suis ravi de vous voir revenir là-dessus et du fait que vous vous penchiez sur les moyens d’apporter des améliorations.
(1135)
Mme Rebekah Kletke:
    Merci beaucoup de vos observations, monsieur Richards.
    Il est certain que les trois points que nous présentons aujourd’hui vont demander certains investissements.
    Suite à vos observations concernant le processus de planification, nous avons commencé en décembre dernier à surveiller notre plan pour les Fêtes et la période de pointe, en nous interrogeant sur les modifications qu'il y aurait lieu d'apporter à notre planification pour remédier très précisément à certains des problèmes que vous avez soulevés. Nous y travaillons déjà. Il s’agit de changements qui toucheront nos processus internes. L’équipe a de très bonnes idées à cet égard ainsi que sur la façon d'apporter plus de souplesse à la planification et une clarté accrue quant à la date de sortie des produits.
    Nous allons assurément tenir compte de vos autres observations, et nous travaillerons à l'interne pour répondre à vos attentes.
M. Blake Richards:
    Je vous remercie. C’est très apprécié.
L’hon. Anthony Rota:
    Nous allons passer à M. Julian.

[Français]

    Il sera suivi de Mme DeBellefeuille.

[Traduction]

M. Peter Julian:
    Merci beaucoup, monsieur le président.
    Le document contient quelques suggestions louables. Selon ma propre expérience avec les fournisseurs externes et les fournisseurs locaux, ce qui a fait la différence et ce qui a fait que nous avons pu sortir les choses plus rapidement — pendant une pandémie, bien sûr, il est essentiel que je puisse transmettre l'information aux gens de ma circonscription —, c’est le délai d'expédition des envois postaux en provenance d’Ottawa.
    Nous avons du personnel très doué à Ottawa. Ces gens font un travail formidable au centre d’impression, mais souvent, il faut compter deux semaines pour acheminer les produits d’Ottawa à New Westminster—Burnaby. Pour ce qui est des fournisseurs externes, dans notre cas, même s’il est juste de souligner qu’ils peuvent ne pas être aussi efficaces et ne pas comprendre les processus de Postes Canada aussi bien que le personnel d’Ottawa, la réalité est que, une fois que le produit est effectivement laissé au bureau de poste, le délai de livraison est d’un ou deux jours et non d'une ou deux semaines.
    Il faut en tenir compte. Nous avons un vaste territoire, et les délais d'expédition ajoutent de la complexité aux envois qui sont liés à des événements particuliers. Le fait de pouvoir se servir de fournisseurs locaux pour certains types d'envois a son importance.
    Je suis d’accord avec l'idée de renforcer l’équipe d’impression à Ottawa. Il ne fait aucun doute que cela permettra d'accélérer les choses pour le bien de nos concitoyens, mais je pense aussi que les fournisseurs locaux ont leur place. Dans le cas d’un député de la Colombie-Britannique, cela signifie un temps d'exécution global plus court, et ce, même si l'impression demande deux fois plus de temps, attendu que l'expédition et la livraison dans la circonscription comptent pour 10 % du temps.
    Je voulais vous faire part de ces observations, car ce sont des choses dont il faudra aussi tenir compte lorsque nous examinerons la proposition globale qui sera soumise au Bureau de régie interne.
(1140)
Mme Rebekah Kletke:
    Merci, monsieur Julian.
    Nous vous remercions de vos observations et nous en tiendrons compte. Comme je l'ai dit après l'intervention de M. Richards, nous envisageons également d’ajuster nos pratiques de planification de manière à ce que cette dernière ne se fasse plus selon le principe du « premier entré, premier sorti », mais qu'elle tienne compte de l’emplacement des circonscriptions. Dans cette optique, les besoins des circonscriptions éloignées d’Ottawa pourraient être traités plus tôt que plus tard afin de réduire, espérons-le, la durée du processus.
    Nous en tiendrons certainement compte. Merci de vos observations.

[Français]

L’hon. Anthony Rota:
    Nous continuons avec Mme DeBellefeuille.
Mme Claude DeBellefeuille:
    Bonjour, madame Kletke.
    D'abord, je veux quand même saluer le fait que vous avez, dans votre service, donné à deux de vos gestionnaires le mandat de consulter les whips de tous les caucus sur ce qui pourrait être amélioré et ainsi faire une collecte de données auprès de l'ensemble des partis reconnus à la Chambre.
    Je veux vous en remercier parce que cet exercice me montre que vous avez à cœur d'améliorer votre service et de mieux servir les députés à la Chambre des communes. Je vous remercie également du fait que j'ai senti qu'on m'avait écoutée; je sais que certaines recommandations ou améliorations souhaitées ont été retenues et même appréciées par les deux gestionnaires que j'ai rencontrés, la semaine passée. Je vous remercie donc grandement de cette bonne pratique, que d'autres services auraient intérêt à retenir.
    Je suis entièrement d'accord sur votre recommandation. Je ne sais pas si c'est le fait que nous soyons près d'Ottawa, mais nous avons remarqué que la norme de service de 12 jours était souvent devancée. Nous avons une moyenne d'environ neuf jours. Nous sommes assez satisfaits des délais. Bien sûr, nous aimerions les réduire de douze à neuf ou même entre cinq et neuf, comme vous nous le proposez. À l'ère des réseaux sociaux, on souhaite souvent communiquer rapidement avec nos concitoyens relativement à des situations ou à des activités ou même à l'information liée à la pandémie. Tout se passe rapidement aujourd'hui. Je pense que, tout en conservant sa qualité, sa rigueur et son professionnalisme, notre service d'impression doit faire du mieux qu'il peut pour réduire ses délais tout au long de son processus, de la soumission aux maquettes, jusqu'à la production et à l'envoi postal chez les citoyens.
    Je veux vous remercier parce que je suis certaine que vos propositions et celles que vous allez nous faire au printemps vont nous satisfaire étant donné que vous avez bien compris toute l'importance pour les députés de communiquer une information de qualité [problèmes techniques] et qui répond au besoin de faire des communications plus urgentes.
    Je remarque aussi que vous avez apporté une attention particulière aux publications de 5 000 exemplaires et moins, qui ne sont peut-être pas utilisées de façon optimale. Les députés auraient peut-être avantage à mieux le connaître ce genre de publication puisqu'il s'agit d'un processus beaucoup plus court. Si vous l'ouvriez aux commerces locaux, nous pourrions peut-être utiliser davantage cet outil parlementaire pour nos publications plus urgentes, outil qui est peut-être sous-utilisé, du moins par mon caucus.
    Je vous remercie donc encore une fois, et je donne mon accord à la recommandation que vous nous avez soumise aujourd'hui.
L’hon. Anthony Rota:
    Y a-t-il d'autres commentaires?

[Traduction]

     Sommes-nous d’accord pour aller de l’avant avec la recommandation présentée dans le rapport?
    Des députés: D'accord.
    L’hon. Anthony Rota: Nous allons suspendre temporairement la séance, le temps de passer à huis clos. Cela ne devrait pas prendre plus que quelques minutes. Si vous n'y voyez pas d'objection, je demanderais à tout le monde de rester à son poste pendant que nous faisons le nécessaire pour passer à huis clos.
     [La séance se poursuit à huis clos.]
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