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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Emblème de la Chambre des communes

Bureau de régie interne

NUMÉRO 025 
l
1re SESSION 
l
44e LÉGISLATURE 

TRANSCRIPTION

Le jeudi 7 décembre 2023

[Enregistrement électronique]

(1105)

[Français]

    Bienvenue à la 25e réunion du Bureau de régie interne.

[Traduction]

    Nous avons du pain sur la planche aujourd'hui, alors mettons-nous à l'œuvre.
    Tout d'abord, il y a le procès-verbal des réunions précédentes.

[Français]

    Y a-t-il des questions à ce sujet?
    Madame DeBellefeuille, vous avez la parole.
Mme Claude DeBellefeuille (whip du Bloc québécois):
    Merci, monsieur le Président.
    J'ai lu avec attention le procès-verbal et j'en suis satisfaite. J'ai cependant un commentaire à faire, mais je ne sais trop dans quelle rubrique il s'inscrit.
    Vous vous souvenez de la discussion que nous avons eue sur les rénovations de l'édifice du Centre, lors de notre dernière rencontre. Nous avions quatre décisions à prendre, dont une sur la désignation d'une pièce destinée à l'allumage du qulliq et aux cérémonies de purification par la fumée. À ce sujet, nous avions décidé de faire un compromis, c'est-à-dire de ne pas décider de la fonction finale de cette pièce créée en l'honneur des Autochtones.
    J'ai donc été surprise de recevoir, le 26 novembre, c'est-à-dire peu après notre rencontre, un courriel de la part du groupe de travail sur la réhabilitation de l'édifice du Centre qui décrivait la décision du Bureau de régie interne en parlant d'un espace inclusif consacré aux pratiques culturelles cérémonielles, mais qui ne mentionnait nulle part le mot « autochtone ».
    Je considère que cette information qui est parvenue à l'ensemble de l'Administration de la Chambre ne reflète pas la décision du Bureau de régie interne. J'en ai informé l'Administration de la Chambre, mais j'aimerais que vous décidiez ce que nous allons faire à ce sujet, monsieur le Président. Allons-nous demander une correction, étant donné la décision que nous avons prise lors de la dernière rencontre?
    Je ne sais pas si tous les membres du Bureau de régie interne ont pris connaissance de cet envoi. Pour ma part, je l'ai reçu le 26 novembre, à 8 h 32, de la part de mon chef de cabinet, mais l'envoi original date du jeudi 23 novembre, à 15 h 58.
    J'aimerais savoir quel suivi vous allez faire. Le procès-verbal reflète bien ce qui a été dit et j'en suis satisfaite, mais il y a un suivi à faire au sujet de ce document.
L’hon. Greg Fergus:
    Merci beaucoup d'avoir soulevé cet élément, madame DeBellefeuille.
    M. Aubé a une courte réponse pour vous.
    Madame DeBellefeuille, à la suite de l'approbation, aujourd'hui, du procès-verbal de la réunion précédente, nous allons mettre à jour le document et envoyer une correction.
L’hon. Greg Fergus:
    Monsieur MacKinnon, vous avez la parole.
L’hon. Steven MacKinnon (whip en chef du gouvernement):
    J'aimerais intervenir sur un autre élément du procès-verbal, monsieur le Président.
    Au sujet de la nomination de vérificateurs externes, effectivement, le procès-verbal reflète notre approbation de l'embauche de KPMG. Cependant, je croyais qu'il y avait eu consensus pour préciser que ce serait le dernier mandat dudit vérificateur, et je pense que le procès-verbal doit refléter cela.
L’hon. Greg Fergus:
    Vous avez raison, monsieur MacKinnon. Nous allons nous assurer d'apporter les modifications qui s'imposent.
    Y a-t-il d'autres questions au sujet du procès-verbal de la réunion précédente?
    (La motion est adoptée.)
L’hon. Greg Fergus:
    Passons maintenant au deuxième point à l'ordre du jour, soit les affaires découlant des réunions précédentes. En fait, je pense que nous venons d'en discuter.
    Nous allons donc passer à la troisième rubrique à l'ordre du jour, c'est-à-dire le rapport financier trimestriel pour le deuxième trimestre de 2023‑2024.
    Je vais demander à M. Paul St George et à M. José Fernandez de prendre la parole brièvement à ce sujet.
    Je présente le rapport financier trimestriel non audité pour le deuxième trimestre de 2023‑2024.
    J'atteste l'exactitude et la fiabilité des renseignements qui s'y trouvent.
    En date du 30 septembre 2023, les coûts de fonctionnement nets cumulatifs de la Chambre s'élevaient à 341,4 millions de dollars. Ce montant représente une augmentation de 22 millions de dollars par rapport au même trimestre de l'exercice précédent.

[Traduction]

    La différence de 22 millions de dollars tient compte de l'inflation, ainsi que des initiatives, des salaires et d'autres rajustements approuvés par le Bureau en 2023‑2024.
    Au 30 septembre, la Chambre fonctionnait dans les limites de ses autorisations approuvées.
    Je répondrai avec plaisir à toutes les questions que les membres du Bureau pourraient avoir.

[Français]

L’hon. Greg Fergus:
    Merci.
    Y a-t-il des questions ou des commentaires?
    Il semble que non.
    (La motion est adoptée.)

[Traduction]

L’hon. Greg Fergus:
    Merci, monsieur St George.
    Je vous laisse expliquer la question suivante, qui concerne le Budget principal des dépenses proposé pour 2024.

[Français]

M. Paul St George:
    Je présente maintenant, aux fins d'approbation, le budget principal des dépenses de la Chambre des communes proposé pour 2024‑2025.
    Il convient de noter que ce budget correspond à des initiatives et à une méthodologie approuvées par le Bureau de régie interne, à des dispositions législatives et à des rajustements prescrits par le Conseil du Trésor.
    La Chambre des communes doit effectuer ses prévisions de dépenses et les transmettre au Conseil du Trésor pour dépôt avec le budget principal des dépenses du gouvernement du Canada. Il a été entendu que le budget serait présenté au Conseil du Trésor au plus tard le 14 décembre 2023.
    Le budget s'élève à 623,6 millions de dollars. Celui-ci représente une augmentation de 26,5 millions de dollars par rapport au budget principal des dépenses de 2023‑2024, soit une hausse de 2,4 % avant les rajustements salariaux pour les exercices précédents.
    Le tableau se divise en quatre principales catégories de postes budgétaires.
    En ce qui concerne la première catégorie, le Bureau de régie interne a approuvé des initiatives totalisant 3,9 millions de dollars. Ces initiatives sont énumérées aux lignes 1a à 1c. À titre d'exemple, un financement de 3,6 millions de dollars a été approuvé pour l'initiative de la gestion du cycle de vie, qui a été présentée devant le Bureau de régie interne en novembre. Vous trouverez cette information à la ligne 1a.
    La deuxième catégorie, qui correspond à l'inflation, représente un rajustement global de 10,8 millions de dollars.
(1110)

[Traduction]

    Comme indiqué à la ligne 2a., conformément à la méthode approuvée par le Bureau, les rajustements annuels aux budgets de bureau des députés et des agents supérieurs de la Chambre, au budget des bureaux de circonscription et au compte des frais de déplacement ont été effectués en fonction de l'indice ajusté des prix à la consommation.
    Les lignes 2b. et c. concernent respectivement les rajustements à l'indemnité de session de 2023 des députés et les augmentations salariales de 2024‑2025 de certains employés de l'Administration de la Chambre.
    La dernière catégorie concerne les augmentations salariales rétroactives pour les employés de l'Administration de la Chambre, d'une somme de 11,7 millions de dollars.
    Comme l'indiquent annuellement les états financiers vérifiés, des services reçus sans frais d'une valeur de 107 millions de dollars sont inclus aux fins de déclaration seulement, et ce, afin d'assurer la transparence sur les coûts d'exploitation. Ce montant n'a pas d'incidence sur les crédits de la Chambre et ne sera pas inclus dans les rapports au Conseil du Trésor, mais il figurera dans les futurs rapports trimestriels et annuels. Les services reçus sans frais comprennent principalement les frais d'hébergement payés par Services publics et Approvisionnement Canada.
    L'Administration recommande que le Bureau approuve le Budget principal des dépenses de 2024‑2025 au montant de 623,6 millions de dollars, à soumettre au Conseil du Trésor, et que le Bureau prenne note des services reçus sans frais au montant de 107 millions de dollars.
    Voilà qui conclut mon exposé. Je serai heureux de répondre à vos questions.
L’hon. Greg Fergus:
    Monsieur Scheer, vous avez la parole.
    Pourriez-vous nous aider à établir la comparaison entre l'année dernière et cette année? À moins que j'aie mal lu — et corrigez-moi si je me trompe —, le budget de l'année dernière faisait référence au nombre d'employés, et je crois comprendre que la présentation de cette année fait référence au nombre d'équivalents temps plein, ou ETP. Je sais que ce n'est évidemment pas la même chose.
    Je me demandais simplement si vous pouviez comparer des pommes avec des pommes au lieu de comparer le nombre d'employés et le nombre d'ETP? Si vous n'avez pas cette comparaison à portée de la main, vous pourriez peut-être la fournir ultérieurement au Bureau.
M. Paul St George:
    Si on revient en 2023, pour comparer des pommes avec des pommes, il y avait 1 838 ETP au cours de la dernière année et il y en a 1 860 cette année, ce qui représente une augmentation de 37. Cette augmentation est principalement attribuable à l'initiative ou à la présentation qui a été incluse dans le budget. De ces employés, 35 font partie de la Direction des services numériques et biens immobiliers, ou SNBI, et les deux autres, je crois, sont des ajustements qui ont été apportés, encore une fois en raison d'autres présentations.
L’hon. Andrew Scheer:
    À quand remonte la dernière fois que l'Administration de la Chambre a procédé à un examen des programmes ou des dépenses?
    L'inflation nous a plongés dans une crise au cours des dernières années. Il y a de plus en plus de preuves que les dépenses et les emprunts du gouvernement contribuent à cette inflation et la causent.
    L'économie peut commencer chez nous. Je me demande à quand remonte la dernière fois où l'Administration a sorti les calculatrices et les crayons et effectué un examen approfondi de ses dépenses.
M. Paul St George:
    Cela fait plusieurs années que nous n'avons pas effectué un examen opérationnel complet. Nous sommes de nouveau engagés dans ce processus, et travaillons donc avec le service des finances, l'Administration et les chefs de service. Nous examinons actuellement la structure de coûts de l'organisation. Au cours du prochain trimestre de l'année prochaine, nous déterminerons les possibilités.
    Sachez en outre que nous n'incluons jamais l'inflation pour les dépenses non salariales dans notre budget principal des dépenses. Nous absorbons ces coûts par l'entremise de stratégies et d'initiatives d'atténuation chaque année, soit par l'entremise de notre équipe d'amélioration des processus, soit par l'entremise des initiatives que nous énumérons dans la présentation.
L’hon. Andrew Scheer:
    Considéreriez-vous cet exercice comme un processus officiel d'examen des dépenses?
M. Paul St George:
    Assurément, oui.
L’hon. Andrew Scheer:
    Quand vous attendez-vous à ce que ce processus commence?
M. Paul St George:
    Ce serait au cours du premier trimestre de 2024.
L’hon. Andrew Scheer:
    Je vous remercie.
L’hon. Greg Fergus:
    Madame la ministre Gould, vous avez la parole.
L’hon. Karina Gould (leader du gouvernement à la Chambre des communes):
    Je vous remercie, monsieur le Président.
    Tout d'abord, je tiens à dire à quel point les services que le Parlement du Canada nous offre à titre de députés sont exceptionnels. Je pense que tous les Canadiens peuvent en être très fiers. Le Parlement fonctionne incroyablement bien, à un niveau extrêmement élevé et, à mon avis, il sert extrêmement bien les Canadiens et notre démocratie.
    Je n'ai pas de questions concernant le budget principal des dépenses, car je suis ici depuis huit ans et j'apprécie vraiment à sa juste valeur le soutien que vous apportez aux députés qui sont ici au nom des Canadiens pour les servir jour après jour, et j'appuie sans réserve la proposition.
    Merci.
(1115)

[Français]

L’hon. Greg Fergus:
    Y a-t-il d'autres questions ou commentaires?

[Traduction]

    Je n'en vois pas.
    Merci beaucoup, monsieur St George.
    Je suppose, en voyant les hochements de tête autour de la table, qu'il n'y a pas d'objection à l'adoption de cette motion.
    (La motion est adoptée.)
    L'hon. Greg Fergus: Excellent. Merci.
    Au cinquième point figure le budget provisoire pour le Comité mixte spécial sur l'aide médicale à mourir. Je demanderai à M. Lemoine de prendre la parole aujourd'hui.
    Nous demandons l'approbation d'un budget provisoire pour le Comité mixte spécial sur l'aide médicale à mourir.
    La Chambre et le Sénat ont tous deux adopté en octobre dernier des ordres pour renouveler le mandat du comité mixte spécial, conformément à la recommandation 13 figurant dans le deuxième rapport du comité mixte spécial, qui existait plus tôt cette année.
    Les comités mixtes spéciaux ne reçoivent pas automatiquement de financement. Leurs fonds viennent du Bureau de régie interne et non de l'enveloppe globale destinée aux comités permanents. Cette demande accorderait au Comité mixte spécial sur l'aide médicale à mourir un financement d'un montant standard de 50 000 $ dans un budget provisoire, selon la formule habituelle de partage des coûts entre le Sénat et la Chambre: 70 % à la Chambre et 30 % au Sénat. Le financement viendrait des enveloppes budgétaires globales de 2023‑2024 pour nos comités permanents.
L’hon. Greg Fergus:
    Merci, monsieur Lemoine.
    Y a‑t‑il des questions? Je n'en vois pas.
    (La motion est adoptée.)
    L'hon. Greg Fergus: Merci.

[Français]

    Nous sommes maintenant rendus au sixième élément à l'ordre du jour, soit le rapport d'étape 2023 du Plan d'accessibilité de la Chambre des communes.
    Monsieur LaPerrière‑Marcoux, vous avez la parole.
    Je suis ici pour présenter brièvement le rapport d'étape sur la mise en œuvre du Plan d'accessibilité de la Chambre des communes et pour répondre à vos questions.
    Le Bureau de régie interne a adopté le premier Plan d'accessibilité de la Chambre des communes en novembre 2022. Conformément à la Loi canadienne sur l’accessibilité et aux règlements y afférents, un rapport d'étape doit être publié d'ici la fin décembre 2023.

[Traduction]

     Le rapport d'étape décrit le travail accompli en 2023, y compris la consultation qui a eu lieu et les commentaires reçus par le Secrétariat de l'accessibilité.
    Je suis heureux d'annoncer que la Chambre sera en mesure d'achever les 14 initiatives prévues pour cette année et de faire progresser les travaux au programme pour 2024. Parmi les points saillants de ces réalisations figurent le déploiement et la mise à l'essai d'une solution de sous-titrage en direct pour les visiteurs à la tribune; l'élaboration et le lancement de deux modules de formation pour les députés, leur personnel et les employés de la Chambre, l'un sur la sensibilisation générale à l'accessibilité et l'autre sur l'accessibilité du service à la clientèle; et l'amélioration de l'accessibilité du site Web de la Chambre des communes, un effort auquel on a consacré près de 300 jours de développement.

[Français]

    En partenariat avec le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, nous avons continué de faire de l'accessibilité une priorité dans les projets de réhabilitation de la Colline, tout spécialement en ce qui a trait à l'édifice du Centre.
    Finalement, j'aimerais mentionner le lancement d'un centre d'appels centralisé pour les députés et leur personnel, les heures prolongées de service, les rendez-vous en personne et le portail permettant de faire des demandes en ligne.

[Traduction]

    Je vous remercie de votre attention. Je répondrai à vos questions avec plaisir.

[Français]

L’hon. Greg Fergus:
    Merci beaucoup, monsieur LaPerrière‑Marcoux.
    Monsieur Julian, vous avez la parole.
M. Peter Julian (leader à la Chambre du Nouveau Parti démocratique):
    Monsieur LaPerrière‑Marcoux, merci beaucoup du travail que vous êtes en train d'effectuer.
    J'ai quelques questions à vous poser.
    Premièrement, j'aimerais savoir combien d'employés de l'Administration de la Chambre sont des personnes handicapées ayant besoin de mesures d'accessibilité. J'ai déjà posé cette question, mais on ne connaissait pas la réponse. J'espère que nous en aurons une meilleure idée cette année.
    Deuxièmement, savons-nous approximativement combien, parmi les personnes qui visitent la Chambre des communes et la Colline du Parlement, ont des besoins en matière d'accessibilité?
    Troisièmement, c'est une chose de mettre en place un plan d'accessibilité, mais c'en est une autre d'en informer les personnes handicapées partout au pays. Il y a plusieurs années, les lieux n'étaient pas accessibles à ces personnes. Nous nous souvenons que les députés handicapés avaient même de la difficulté à se déplacer entre leur bureau et la Chambre des communes.
    Nous portons une plus grande attention à l'accessibilité et nous faisons du progrès à cet égard, mais comment cela est-il communiqué aux associations partout au pays pour les personnes aveugles, sourdes ou paraplégiques? Il est important que ces gens sachent que nous sommes en train de faire ce travail, d'autant plus que leurs visites sont des occasions de nous indiquer comment nous pouvons améliorer encore plus l'accessibilité sur la Colline du Parlement.
    Bref, de quelle façon communiquons-nous cette information partout au pays?
(1120)
M. Guillaume LaPerrière-Marcoux:
    Merci de la question, monsieur Julian.
    D'abord, en ce qui concerne les associations qui représentent les personnes en situation de handicap et la communication au sujet de ce que nous faisons, je dois dire que nous travaillons en partenariat avec elles à l'élaboration du plan. Cette année, nous avons rencontré des gens du mouvement Le handicap sans pauvreté, de l'organisme Inclusion Canada ainsi que de Lésions médullaires Canada. C'est une façon pour nous de discuter avec eux de nos progrès et des défis qu'ils ont rencontrés. Par exemple, des membres du mouvement Le handicap sans pauvreté sont venus plusieurs fois sur la Colline et nous avons eu l'occasion de discuter avec eux des problèmes qu'ils ont rencontrés. Cela nous a permis de définir les barrières auxquelles il fallait nous attaquer en priorité.
    Ensuite, en ce qui a trait aux visiteurs sur la Colline, nous n'avons pas de données à vous fournir. Nous pouvons nous informer auprès de la Bibliothèque du Parlement, qui chapeaute les visites. Cela dit, comme vous le voyez dans notre plan, nous travaillons fort pour que notre environnement bâti soit accessible.
    En ce qui concerne le pourcentage de la force de travail de l'Administration de la Chambre qui s'identifie comme étant en situation de handicap, nous avons lancé un nouveau questionnaire d'auto-identification pour essayer d'avoir une meilleure image de la situation.
    Cette année, dans le cadre du plan, nous avons aussi engagé des gens en situation de handicap ayant vécu certaines expériences pour nous aider en ce qui a trait à la technologie.
    Je ne sais pas si les chiffres que nous avons maintenant ont été distribués ou non. Il faudrait que je le vérifie. Le taux d'employés en situation de handicap se situerait autour de 3 % ou un peu en dessous. Il faudrait que je valide l'information avant de vous donner la réponse précise.
M. Peter Julian:
    Je vous remercie de ces réponses.
    Il serait important d'avoir une idée de ce qu'il en est pour les visiteurs. Il faut savoir que de 15 à 20 % des Canadiens et des Canadiennes sont en situation de handicap. Si nous n'avons pas les mesures d'accessibilité appropriées et que le pourcentage de personnes en situation de handicap parmi les visiteurs est bien en deçà de ce nombre, cela démontrera que nous avons toujours du travail à faire.
    Par ailleurs, je remarque que la très grande majorité des gens qui sont sans logement au pays sont des personnes en situation de handicap. Cela devrait être une priorité.
    Merci beaucoup de nous avoir présenté le rapport d'étape. J'aimerais beaucoup savoir ce qu'il en est du nombre de visiteurs que nous avons reçus dans la dernière année et, plus particulièrement, de l'accessibilité sur la Colline du Parlement.
    Je vous remercie.
L’hon. Greg Fergus:
    Merci, monsieur Julian.

[Traduction]

    Madame Finlay, vous avez la parole.
L'hon Kerry-Lynne Findlay (whip en chef de l'opposition):
    Je vous remercie, monsieur le Président.

[Français]

    Je vous remercie de votre présentation, monsieur LaPerrière‑Marcoux.

[Traduction]

    Stephanie Cadieux a été nommée première dirigeante principale de l'accessibilité en mai 2022. Je me demande dans quelle mesure elle a été consultée ou impliquée dans vos travaux.
(1125)
M. Guillaume LaPerrière-Marcoux:
    Je l'ai rencontrée en mars 2023. Nous avons eu une bonne discussion sur le plan. Elle a formulé des commentaires positifs pour nous, et nous nous sommes engagés à travailler ensemble et à maintenir cette connexion.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Vous avez eu une rencontre...
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    ... en un an et demi.
M. Guillaume LaPerrière-Marcoux:
    Nous avons entamé nos travaux en février. Le plan a été adopté l'année dernière. Cela fait donc maintenant un an. Elle est venue à Ottawa en février et nous l'avons rencontrée. Nous avons présenté le plan et en avons discuté. Je pense que cela fait partie de notre travail de consulter les divers acteurs afin de recueillir leurs commentaires et de travailler avec Mme Cadieux.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Le Canada a nommé une dirigeante principale de l'accessibilité. Cette femme se déplace en fauteuil roulant et a connu une brillante carrière politique en Colombie-Britannique. Elle est aux prises avec un handicap.
    Je pense qu'il conviendrait de poursuivre un dialogue plus solide avec la personne désignée à ce poste.

[Français]

L’hon. Greg Fergus:
    Merci beaucoup, madame Findlay.
    J'aimerais user de ma prérogative afin de poser une question qui fait suite à celle de M. Julian.
    Un sondage sera réalisé auprès des employés de l'Administration de la Chambre pour qu'ils s'identifient eux-mêmes comme personnes ayant des besoins particuliers ou comme personnes handicapées. Je sais que, dans d'autres domaines liés à l'équité, on se préoccupe toujours de savoir si les gens vont effectivement s'identifier comme ceci ou comme cela. Est-ce qu'on a l'assurance qu'on va prendre tous les moyens possibles pour encourager tous les employés en situation de handicap à s'identifier en tant que tels?
M. Guillaume LaPerrière-Marcoux:
    Je vous remercie de la question, monsieur le Président.
    En fait, c'est un questionnaire d'auto-identification des employés qui porte sur toute la diversité. Nous avons vraiment comme priorité de faire en sorte que les gens soient au courant. Nous menons une campagne pour promouvoir l'auto-identification. Nous venons de lancer, en novembre, ce nouveau questionnaire. Il y en avait un en place auparavant, mais le nouveau questionnaire suit les pratiques exemplaires et on y retrouve un nombre considérablement plus élevé de catégories et de descriptions, de façon générale. Je tiens donc à préciser que ce n'est pas seulement pour les questions d'accessibilité.
    En somme, une campagne de promotion est effectivement en cours.
L’hon. Greg Fergus:
    Merci beaucoup.
    Est-ce qu'il y a d'autres questions?
    Madame DeBellefeuille, vous avez la parole.
Mme Claude DeBellefeuille:
    En fait, monsieur le Président, je n'ai pas de questions. Cependant, avant que la séance se poursuive à huis clos, j'aurais une petite intervention à faire.
L’hon. Greg Fergus:
    Avant cela, nous avons encore à discuter du septième élément à l'ordre du jour, c'est-à-dire le budget sur la conférence de l'OSCE.
Mme Claude DeBellefeuille:
    Dans ce cas, je vais attendre.
    Serait-il possible que vous me redonniez la parole juste avant que nous passions à huis clos? J'aimerais faire un petit message.
L’hon. Greg Fergus:
    D'accord.
    Merci beaucoup, monsieur LaPerrière‑Marcoux.
    Est-ce que tout le monde est d'accord sur l'adoption de ce rapport?
    (La motion est adoptée.)
L’hon. Greg Fergus:
    Je vais maintenant donner la parole à M. LeBlanc, qui va nous donner une mise à jour concernant le budget de la conférence de l'OSCE, soit l'Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe.

[Traduction]

    En juillet, le Parlement du Canada a tenu la 30e session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE à Vancouver. Des délégués de 49 pays étaient présents pour examiner et adopter des résolutions sur une variété de sujets, comme la guerre de la Russie contre l'Ukraine, la migration, la pollution par le plastique et l'intelligence artificielle.
    Bien que la conférence elle-même ait été un succès, plusieurs facteurs ont contribué au dépassement du budget total approuvé par le Bureau et de son équivalent au Sénat. Je tiens à souligner qu'il s'agit d'un fait très inhabituel, puisque les conférences que nous organisons sont toujours offertes dans les limites du financement accordé. En effet, le taux habituel d'utilisation du budget pour les conférences est d'environ 80 %, et les excédents sont retournés au Trésor. La session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE a rencontré quelques problèmes uniques et sans précédent qui ont entraîné un déficit important dans le budget de la conférence.

[Français]

    Comme c'est le cas pour toute conférence organisée par le Parlement, nous avions l'obligation de réserver des blocs de chambres pour les participants dans divers hôtels situés à proximité du lieu de rencontre. Pour conserver ces chambres, l'Administration de la Chambre a signé des contrats avec cinq hôtels, leur garantissant un certain niveau de revenus. Comme c'est souvent le cas pour les réservations de cette envergure, les contrats prévoyaient certaines pénalités pour indemniser les hôtels si un certain niveau d'utilisation des chambres n'était pas atteint. La responsabilité de ces frais d'hébergement est transférée aux participants à la conférence au fur et à mesure qu'ils réservent leur chambre.
    Le budget de chaque conférence que nous présentons comprend un montant pour les pénalités d'attrition, qui se situe généralement entre 15 000 $ et 20 000 $, au cas où les seuils d'occupation convenus ne seraient pas atteints. Dans ce cas-ci, les pénalités d'attrition étaient bien supérieures aux montants habituels. C'est en partie en raison du fait que la participation à la conférence était plus faible que prévu, mais aussi parce que de nombreux délégués ont choisi de loger dans d'autres hôtels plus éloignés.
(1130)

[Traduction]

    Au chapitre de la participation, en nous appuyant sur les sessions antérieures, nous avons signé avec le secrétariat de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE une entente prévoyant que nous prenions des dispositions pour 700 participants, mais seulement 365 délégués ont assisté à la session avec 163 autres personnes, pour un total de 528. C'est déjà 25 % de moins que ce à quoi nous nous attendions.
    En outre, environ le tiers des participants ont décidé de rester dans d'autres hôtels situés à une certaine distance du centre des congrès et non dans les hôtels avec lesquels nous avions négocié en vue de la conférence. C'est un phénomène que nous n'avons jamais vu auparavant. Peut-être que cela pourrait s'expliquer par le fait que d'autres parlements ressentent des pressions semblables à celles qui s'exercent sur nos propres associations, qui font qu'on tente d'étirer davantage les budgets limités compte tenu de l'augmentation des frais de déplacement. Cela peut être particulièrement vrai dans le cas des délégations à l'Assemblée parlementaire de l'OSCE, pour lesquelles le voyage à Vancouver est beaucoup plus long qu'il ne le serait normalement pour cette conférence, qui se tient habituellement en Europe.

[Français]

    Notre expérience de l'accueil de la Conférence parlementaire du Commonwealth à Halifax en août 2022, où la participation avait été plus élevée que prévu et où les blocs de chambres d'hôtel s'étaient complètement vendus, nous avait amenés à croire que la participation aux conférences était revenue au niveau d'avant la pandémie. Or, cela ne s'est pas avéré pour la session annuelle de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE. Par conséquent, le Parlement n'a pas été en mesure d'atteindre le seuil contractuel d'occupation des hôtels dans quatre des cinq cas.
    Bien que nous ayons pu prendre un certain nombre de mesures pour réduire notre responsabilité globale — ces mesures sont expliquées dans votre note d'information —, les pénalités combinées dans ces hôtels étaient de 1 400 nuitées, d'une valeur de 596 000 $.

[Traduction]

    Par dessus le marché, les coûts liés au soutien technique et audiovisuel au Centre des congrès de Vancouver étaient plus élevés que prévu. Comme on l'a déjà souligné pour les budgets des conférences, la consolidation de l'industrie a entraîné une augmentation des coûts liés au soutien des événements pour toutes les conférences. C'est le deuxième facteur qui a contribué au coût élevé de la session annuelle.
    Il y a toutefois eu des économies dans d'autres parties du budget, notamment dans des catégories importantes comme les salaires, les repas et les frais d'accueil. Ces économies n'étaient toutefois pas suffisamment importantes pour éliminer le niveau particulièrement élevé des pénalités d'attrition et les coûts supplémentaires liés à l'audiovisuel. La conférence s'est donc terminée avec un déficit de 649 000 $, que nous prévoyons être en mesure d'éponger à même les fonds existants. Comme dans tous les budgets interparlementaires, la Chambre des communes est responsable de 70 % des budgets, et le Sénat, de 30 %.
    Je tiens à souligner que mon équipe, moi-même et nos partenaires admettons la gravité de ces dépassements de coûts. Je tiens à rassurer le Bureau de régie interne que des mesures sont prises pour éviter d'accuser des déficits importants à l'avenir lorsque le Parlement du Canada tiendra des conférences. Même si notre marge de manœuvre pour négocier des contrats plus favorables avec les grandes chaînes hôtelières dans les marchés populaires durant les périodes de pointe de l'année est peut-être un peu limitée, nous travaillons en étroite collaboration avec notre personnel de gestion du matériel et des contrats pour trouver les domaines où des améliorations peuvent être apportées.
    Nous sommes également beaucoup plus prudents dans nos projections de participation aux conférences, compte tenu des expériences très différentes que nous avons connues au cours des deux dernières que nous avons accueillies.
    Bien que nous choisissions toujours un éventail d'hôtels de divers niveaux à offrir aux délégués, nous serons plus sensibles au fait que de nombreux participants peuvent faire passer le coût avant la commodité dans leur sélection.

[Français]

    Je vous remercie de m'avoir donné l'occasion d'expliquer ces circonstances.
    Je suis à votre disposition pour répondre à vos questions.

[Traduction]

L’hon. Greg Fergus:
    Je vous remercie, monsieur LeBlanc.
    Jusqu'à maintenant, il y a trois personnes qui veulent poser des questions, en commençant par Mme Findlay.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Merci, monsieur le Président.
    Je pense très franchement que c'est un gaspillage d'argent désastreux. Ce sont des centaines de milliers de dollars qui ont été jetés par les fenêtres. J'ai trois questions.
    En ce qui concerne la conférence de Vancouver, l'aile parlementaire de l'Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe s'est-elle déjà réunie aussi loin de l'Europe ?
(1135)
M. Jeremy LeBlanc:
    Elle s'est réunie à Toronto la dernière fois que nous l'avons accueillie, ce qui est plus près.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    C'est quand même à 4 000 kilomètres. Je connais la distance, car je fais des allers-retours chaque semaine.
    Il était exceptionnel de tenir cette conférence à Vancouver. Je crois savoir que Mme Fry présidait l'événement, mais je remarque également qu'elle a comparu devant le Bureau en 2018 et en 2021 pour demander d'approuver l'organisation de cette conférence. Je me demande si elle n'aurait pas pu comparaître aujourd'hui afin de répondre à des questions sur les résultats, puisqu'elle a pu venir ici pour demander d'accueillir l'événement au départ.
M. Jeremy LeBlanc:
    C'est une décision que nous avons prise. L'association n'est pas responsable des dépassements de coûts. Ils sont attribuables aux contrats que l'Administration a négociés, et je suis ici pour répondre à ces questions en son nom.
    Je n'ai pas interrogé Mme Fry, mais si vous voulez faire un suivi auprès d'elle, nous pouvons prendre des dispositions pour qu'elle comparaisse.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Voici ma dernière question. De toute évidence, vous parlez des leçons à tirer pour l'avenir, mais à écouter votre exposé, je ne sais pas exactement quelles leçons vous avez tirées, mis à part le fait que vous avez dit que vos estimations seraient plus prudentes et que vous compreniez que certains délégués font passer le coût avant la commodité.
    J'aurais pensé que c'est quelque chose qui aurait pu être déterminé avant cette conférence, d'autant plus que vous avez parlé des deux dernières conférences. Existe‑t‑il un mécanisme quelconque, un sondage auprès des délégués ou une façon que vous auriez l'intention d'utiliser pour déterminer plus longtemps à l'avance les taux de participation, le lieu, qui serait plus attrayant pour ces événements, et les préférences des participants?
M. Jeremy LeBlanc:
    Nous n'avons pas mené de sondage auprès des délégués qui ont assisté à cette conférence, mais nous serons plus conscients de ces facteurs dans la planification des conférences futures.
    Vancouver est un marché particulier. Vous savez à quel point l'immobilier et les hôtels coûtent cher au centre-ville de Vancouver. Il n'y avait pas beaucoup d'autres options tout près du centre de conférence qui auraient été plus économiques pour les délégués. C'est pourquoi nous avons été surpris que les délégués choisissent de rester à une certaine distance du centre des congrès.
    Pour ce qui est des précautions que nous envisageons pour l'avenir, nous prenons un certain nombre de mesures pour les conférences que nous tiendrons l'an prochain à Montréal, qui consistent notamment à veiller à ce que les participants à la conférence aient une plus grande responsabilité à l'égard des chambres qu'ils peuvent réserver et ensuite annuler. Un certain nombre de délégués qui avaient prévu assister à la conférence à Vancouver ne se sont pas présentés. En vertu du contrat, c'est nous et non pas eux qui étions responsables de leurs chambres. C'est quelque chose que nous sommes en train de changer pour les prochaines conférences.
    Nous travaillons avec les chaînes hôtelières et nos équipes de passation de contrats pour pouvoir négocier des taux d'attrition plus favorables et des façons plus avantageuses de calculer cette attrition à l'avenir. Nous envisageons également des modalités d'annulation à plusieurs niveaux offrant un délai de préavis plus souple. Nous devrions ainsi être mieux en mesure d'éviter des problèmes comme celui‑ci à l'avenir.
L’hon. Kerry-Lynne Findlay:
    Je vous remercie.
L’hon. Greg Fergus:
    Madame la ministre Gould, vous avez la parole.
L’hon. Karina Gould:
    Je vous remercie.
    Je n'ai pas de questions. Je vous remercie de vos explications. J'ai lu le document et remarqué qu'un certain nombre de leçons ont été tirées.
    Je pense que j'ai seulement une déception à exprimer à cet égard, car je considère que c'est une somme substantielle qui n'a pas été bien dépensée. J'aimerais vraiment que le compte rendu indique que, très franchement, nous nous attendons à une meilleure gestion des ressources de la Chambre.
    Je pense que lorsque nous recevons des gens demandant des ressources supplémentaires pour les délégations et les associations parlementaires, il est inacceptable de se retrouver dans cette situation. J'encourage donc l'Administration de la Chambre à tirer des leçons de cette affaire et à faire mieux la prochaine fois.
L’hon. Greg Fergus:
    Je vous remercie, madame la ministre. C'est dûment noté.
    Monsieur Sheer, vous avez la parole.
L’hon. Andrew Scheer:
    À la page 2 de la note d'information, au milieu du paragraphe, on peut lire ce qui suit: « Pendant ce temps, une grande délégation a choisi un des hôtels recommandés tout en négociant son propre contrat pour inclure des salles de réunion en plus de ses chambres. » J'aimerais simplement obtenir quelques éclaircissements. Étions-nous responsables de ces salles de réunion supplémentaires, ou êtes-vous en train de nous dire que toute la délégation a emprunté une voie distincte? A‑t‑elle payé tous ses frais, de sorte que ces nuitées n'ont pas été comptées dans ce que vous aviez négocié, ou nous a‑t‑elle obligés à respecter des contrats en vertu desquels nous avons fini par devoir payer des frais supplémentaires pour des salles de réunion qui n'étaient pas prévues au contrat initialement?
(1140)
M. Jeremy LeBlanc:
    C'est la première explication qui est la bonne. Les délégations ont signé leur propre contrat, de sorte que les nuitées qu'elles ont utilisées n'ont pas été comptées dans notre contrat.
L’hon. Greg Fergus:
    Vous avez la parole, monsieur Julian.
M. Peter Julian:
    Cette affaire me trouble réellement. C'est un énorme déficit. Je pense simplement que rien ne peut justifier un pareil déficit, alors même que les Canadiens peinent à joindre les deux bouts.
    Monsieur LeBlanc, vous avez indiqué plus tôt que des chambres avaient été réservées et que la personne ou sa délégation ne s'est pas présentée. Pour combien de chambres avons-nous essentiellement payé pour cette réservation?
M. Jeremy LeBlanc:
    Je ne pense pas avoir le chiffre exact sous la main. Peut-être qu'un de mes adjoints l'a. Je pense que le coût total des chambres qui ont été réservées par les délégués et qui ont ensuite été annulées est d'environ 100 000 $ sur les 596 000 $ de pénalités.
M. Peter Julian:
    Ces réservations ont par la suite été annulées, mais êtes-vous en train de nous dire que nous avons dû payer la note pour les gens qui ne se sont pas présentés? D'accord.
    Ensuite, la plus grande partie des 600 000 $ restants vient du fait que nous n'avons pas atteint les seuils prévus au contrat et avons dû payer le minimum.
    L'OSCE est une organisation très bien financée, dotée d'une enveloppe de plus de 210 millions de dollars par année. Elle dispose d'un budget énorme. Quelle est sa responsabilité lorsqu'elle demande au Canada d'accueillir un événement comme celui‑là? Quelle est sa contribution et comment offre‑t‑elle du soutien lorsque les choses tournent mal, comme cela s'est manifestement produit dans ce cas‑ci?
M. Jeremy LeBlanc:
    Avant d'accueillir une conférence, nous signons avec l'Assemblée parlementaire de l'OSCE une entente qui énonce les responsabilités de chaque partie. Entre autres responsabilités, le pays hôte a la responsabilité de prendre les dispositions relatives à l'hébergement.
    Je comprends qu'il faudrait peut-être avoir une discussion avec les secrétariats internationaux sur le partage de la responsabilité potentielle dans des situations où, pour une raison ou une autre, les délégués choisissent de ne pas se présenter en aussi grand nombre que ce qui est attendu et convenu.
    L'entente que nous avons conclue avec l'Assemblée parlementaire de l'OSCE indique clairement que c'est le pays hôte qui a la responsabilité de prendre les dispositions relatives à l'hébergement.
M. Peter Julian:
    Mais ensuite, c'est sur nous que retombe la responsabilité quand des délégations de l'Assemblée parlementaire de l'OSCE ne se présentent pas. La moitié des délégués prévus ne se sont pas pointés. Je trouve inacceptable qu'alors que nous contribuons à une organisation internationale de façon aussi importante, elle n'ait tout bonnement aucune responsabilité pour ce qui était manifestement — je pense qu'il est juste de dire — une demande que nous avons acceptée et qui n'a pas été respectée, puisque la moitié des délégués ne sont pas venus.
    Il y a là un problème majeur. J'insiste sur le fait que, dans toute conférence internationale future, particulièrement avec une organisation internationale bien financée comme l'OSCE, la responsabilité ne devrait pas incomber aux Canadiens. Ces organisations doivent s'assurer de respecter leurs obligations. L'OSCE était dans l'obligation, il me semble, d'envoyer les 700 délégués et de s'assurer que les délégués participaient à la conférence dans le nombre prévu.
    Je pense que, de notre côté, nous ne devrions jamais assumer la responsabilité des chambres d'hôtel annulées. Si quelqu'un fait faux bond, il devrait payer la note. Les délégués feraient la réservation avec leur carte de crédit, et s'ils décident de ne pas se présenter, c'est à leurs frais.
    Ma dernière question porte sur la part du Sénat. Le sujet a déjà été soulevé par le gouverneur en conseil. Les sénateurs participent bien au‑delà du pourcentage de 30 % prévu dans le partage commun entre les ressources de la Chambre des communes et celles du Sénat. Étant donné que les sénateurs participent à ces événements internationaux beaucoup plus que leur contribution ne le justifie, je crois fermement qu'il devrait y avoir un plafond à la participation du Sénat ou que ce dernier devrait commencer à assumer leurs responsabilités et à payer un pourcentage beaucoup plus élevé.
    Est‑ce quelque chose que l'Administration de la Chambre envisage actuellement avec le Sénat?
(1145)
M. Jeremy LeBlanc:
    Voici ce que je répondrais à votre commentaire sur la responsabilité du secrétariat international: au bout du compte, c'est chaque pays, et non le secrétariat international, qui prend sa propre décision sur sa participation. Tout comme le Canada n'a pas été forcé d'assister à la conférence tenue en Arménie il y a quelque temps, les Arméniens n'étaient pas obligés d'assister à la conférence. L'Arménie, la Grèce, l'Espagne, le Portugal et tous ces pays prennent leurs propres décisions, au lieu que ce soit le secrétariat international qui les prenne à leur place.
    En ce qui concerne le partage des coûts entre la Chambre des communes et le Sénat, si le pourcentage de participation des sénateurs est plus élevé, bien honnêtement, c'est en partie parce qu'un certain nombre de députés ne participent pas aux activités. Dans toutes les délégations que nous organisons, nous respectons la même formule de 70 % de la Chambre des communes et de 30 % du Sénat. Pour des raisons liées à la minorité au Parlement, aux obligations de jumelage et à d'autres motifs de ce genre, il arrive que des députés ne puissent pas participer entièrement, ou que leur participation soit prévue et annulée à la dernière minute en raison d'obligations parlementaires.
    Cependant, si on souhaite renégocier les modalités de financement des affaires internationales, je pense que c'est un débat qui devrait, avant toute chose, avoir lieu au Conseil interparlementaire mixte, qui prend les décisions pour les associations parlementaires et les décisions en matière de politique financière relatives à la gestion des budgets et des activités des associations. Au bout du compte, c'est le Comité de la régie interne du Sénat et le Bureau de régie interne qui prendraient les décisions sur le partage des fonds.
M. Peter Julian:
    Je vous remercie de ces explications.
    Je vais revenir à votre commentaire précédent sur la responsabilité du secrétariat international.
    À mon avis, lorsque le secrétariat international demande au Canada d'accueillir ce genre d'événement, il lui incombe de veiller à ce que les pays membres y participent. S'il est évident qu'un certain nombre de pays ont choisi de ne pas participer, il devrait le signaler longtemps d'avance pour que nous puissions éviter le genre de situation qui s'est produite ici. Voilà ce que je veux dire.
    Je ne pense pas que nous soyons en désaccord. La question de la responsabilité est toujours quelque chose que le secrétariat doit prendre en compte. Dans le cas présent, puisque l'OSCE est si bien financée, il me semble qu'en temps normal, elle devrait être disposée à examiner la situation et à apporter un certain soutien également.
L’hon. Greg Fergus:
    Je vous remercie.
    Je tiens à remercier tous les députés de leur participation. Nous avons pris bonne note de toutes vos observations à ce sujet et nous continuerons d'aller de l'avant.

[Français]

    Merci, monsieur LeBlanc.
    (La motion est adoptée.)
L’hon. Greg Fergus:
    Madame DeBellefeuille, vous vouliez soulever un point avant que nous poursuivions la séance à huis clos, alors la parole est à vous.
Mme Claude DeBellefeuille:
    Monsieur le Président, est-ce que nous pouvons considérer que la rencontre d'aujourd'hui est la dernière de 2023 et que nous allons nous retrouver en janvier 2024, ou est-ce qu'une autre réunion du Bureau de régie interne est prévue avant la relâche pour les Fêtes?
L’hon. Greg Fergus:
    Jusqu'à présent, sauf indication contraire, c'est notre dernière réunion avant les Fêtes.
Mme Claude DeBellefeuille:
    D'accord.
    Je ne voulais pas que nous nous laissions sans même nous souhaiter de passer un bon Noël et un bon début d'année 2024.
    Au nom du Bloc québécois, je veux en profiter pour féliciter le nouveau greffier de la Chambre, qui a été nommé la semaine dernière. Nous allons faire équipe avec M. Janse. Nous tenions à le féliciter publiquement ici, pendant cette rencontre du Bureau de régie interne.
    Je voudrais aussi en profiter pour remercier toute l'équipe qui entoure les députés, que ce soit l'équipe de la procédure ou l'équipe générale de l'Administration, sans oublier les interprètes, bien sûr, qui nous soutiennent et qui ont travaillé fort dans la dernière année. À titre de whip, je suis très heureuse de pouvoir compter sur la collaboration de tous les secteurs de l'Administration de la Chambre. Je les sens très présents. Ils ont à cœur de nous soutenir pour que nous puissions bien faire notre travail. Je tenais à les remercier publiquement aujourd'hui.
    Je souhaite donc la meilleure des chances à M. Janse. J'imagine que le sous-greffier à la procédure et le sous-greffier à l'administration vont bientôt compléter son équipe.
    Je tiens d'ailleurs à souligner le travail exceptionnel des greffiers, qui n'ont pas une tâche facile, ces temps-ci. Hier soir, j'étais remplie d'admiration pour le beau travail des greffiers. Je trouve que l'équipe de M. McDonald a su être agile en dotant le Comité permanent des ressources naturelles de greffiers chevronnés qui ont permis de bien accompagner les députés et la présidence.
    En somme, je souhaite à tout un chacun de joyeuses Fêtes et une bonne période de repos. J'espère que nous allons nous retrouver en forme en 2024.
    Je transmets donc, de la part du Bloc québécois, toutes nos félicitations à tous.
(1150)
L’hon. Greg Fergus:
    Je vous remercie beaucoup de ces souhaits, madame DeBellefeuille. C'est très généreux de votre part.
    En tant que Président de la Chambre, j'aimerais à mon tour remercier tous les députés et tous les membres du Bureau de régie interne ainsi que souhaiter à tout le monde de joyeuses Fêtes, un joyeux Noël ou une joyeuse Hanouka. J'espère vous revoir en bonne santé en 2024.
    Madame Gould, la parole est à vous.
L’hon. Karina Gould:
    Merci, monsieur le Président.

[Traduction]

     J'ai quelques points à aborder.
    Tout d'abord, M. Gerretsen m'a demandé de soulever, lors d'une prochaine réunion du Bureau de régie interne, la question de la manière de différencier le kilométrage des véhicules électriques et des véhicules à combustion pour les députés, ainsi que leurs déplacements à destination et en provenance d'Ottawa, afin de potentiellement en discuter. Je veux officiellement demander que ces points figurent au compte rendu.
    Ce sera ma dernière réunion du BRI avant mon congé de maternité. J'aimerais faire écho aux propos de Mme DeBellefeuille et offrir, au nom du Parti libéral du Canada et des députés libéraux, nos remerciements à l'Administration de la Chambre et souligner le travail incroyable que tous les employés de la Chambre des communes et du Parlement accomplissent pour nous appuyer jour après jour.
    J'aimerais également souhaiter à tous de joyeuses Fêtes et un bon repos. Je vous verrai dans la nouvelle année, mais pas en janvier, parce que j'aurai probablement un bébé naissant avec moi. Jusqu'à maintenant, mon passage au sein du Bureau de régie interne a été bref, mais j'ai hâte de revenir plus tard au cours de la nouvelle année.
    Merci beaucoup.
L’hon. Greg Fergus:
    Je vous remercie, madame la ministre Gould.
    Je vous souhaite le meilleur à la naissance de votre enfant. J'espère que tout le monde sera en santé et heureux. Je vous offre mes meilleurs souhaits pour 2024.
    Nous allons maintenant poursuivre la réunion à huis clos.
    [La séance se poursuit à huis clos.]
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