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Réunion du Bureau de régie interne

L’Ordre du jour contient la liste des sujets qui seront pris en considération par le Bureau, ainsi que la date, l’heure et l’endroit de la réunion. La Transcription est le rapport intégral, révisé et corrigé, de ce qu’il a été dit pendant la réunion.

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Emblème de la Chambre des communes

Bureau de régie interne

NUMÉRO 009 
l
2e SESSION 
l
43e LÉGISLATURE 

TRANSCRIPTION

Le jeudi 22 octobre 2020

[Enregistrement électronique]

(1120)

[Français]

L’hon. Anthony Rota (Président de la Chambre des communes):
    Bienvenue à la neuvième réunion du Bureau de régie interne de la 43e législature.
    Nous allons commencer par le premier point, soit l'adoption du procès-verbal de la réunion précédente.
    Est-ce qu'il y a des commentaires? Est-ce que c'est accepté?
    D'accord, c'est accepté.

[Traduction]

    Nous abordons maintenant le deuxième point, c'est-à-dire les affaires découlant de la réunion précédente. Y a-t-il des questions à cet égard? Non. C'est bien.
    Nous abordons maintenant le troisième point, à savoir les états financiers audités de 2019-2020.
    Nous entendrons d'abord Daniel Paquette, le dirigeant principal des finances. Il est accompagné de José Fernandez, adjoint au dirigeant principal des finances. De plus, de KPMG, nous entendrons Charly Thivierge-Lortie, gestionnaire principale de la vérification et Andrew Newman, partenaire en vérification.

[Français]

    Monsieur Paquette, vous avez la parole.

[Traduction]

M. Daniel Paquette (dirigeant principal des finances, Chambre des communes):
    Je vous remercie, monsieur le Président.
    Je suis ici aujourd'hui pour vous présenter les états financiers audités de la Chambre des communes pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 2020. Ces états financiers audités sont préparés par l'Administration de la Chambre et présentent seulement l'un de nos rapports financiers que nous remettons à votre bureau pour vous aider à exercer votre rôle de surveillance des activités financières de la Chambre. Il s'agit donc d'un compte rendu officiel des activités financières de la Chambre pour la situation financière en date du 31 mars 2020.
    Dans le cadre du cycle d'établissement de rapports financiers, vous vous souviendrez qu'en juin dernier, je vous ai remis un rapport financier de fin d'exercice pour l'exercice 2019-2020. L'objectif de ce rapport était de présenter des comparaisons détaillées entre les dépenses et les autorisations des dépenses de 2019-2020 et celles de 2018-2019.
    Aujourd'hui, nous examinons les états financiers audités de 2019-2020. Ces états financiers audités sont préparés selon la comptabilité d'exercice plutôt que la comptabilité axée sur les dépenses. Cela signifie qu'ils reflètent l'effet d'une transaction liée à un événement dans la période pendant laquelle la transaction est effectuée plutôt que dans la période dans laquelle les autorisations sont utilisées. Par conséquent, vous pourrez observer certaines différences, notamment que le coût de fonctionnement net comprend les services reçus gratuitement, c'est-à-dire le coût des immeubles que nous occupons et la part de l'employeur des avantages sociaux des employés. Vous remarquerez également que l'inclusion de l'état de la situation financière comprend les stocks, les immobilisations corporelles et l'amortissement, les passifs pour les avantages sociaux des employés, ainsi que les passifs pour les indemnités de vacances et les congés compensatoires.
    Les états financiers de la Chambre des communes ont été préparés conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public. De plus, comme vous l'entendrez dans la déclaration suivante, ces états financiers sont audités chaque année par un auditeur externe indépendant, à savoir KPMG dans la situation actuelle.
    Cette année, nous avons reçu une opinion de vérification sans réserve pendant toute la durée de l'audit des états financiers. Selon moi, cela témoigne des efforts déployés par mon équipe pour veiller à ce que les systèmes et les pratiques appropriés soient en œuvre pour que tous nos rapports financiers fournissent des renseignements financiers fiables qui servent à la prise de décisions.

[Français]

    J'aimerais prendre quelques minutes pour présenter les faits saillants concernant les états financiers.
    L'état de la situation financière donne un aperçu des soldes de l'actif et du passif de la Chambre des communes.
    L'actif, d'un montant de 89 millions de dollars au 31 mars, comprend principalement les fonds versés à la Chambre pour appuyer ses activités; les débiteurs, qui comprennent principalement les montants à percevoir auprès des ministères, organismes et autres institutions parlementaires du gouvernement fédéral auxquels la Chambre offre du soutien; ainsi que les immobilisations, soit les actifs dont le prix d'achat dépasse 10 000 $.
    Au 31 mars 2020, le passif de la Chambre s'élevait à 84 millions de dollars. Cela comprend principalement les montants payables aux fournisseurs et les avantages sociaux des employés. Le poste budgétaire qui a le plus varié est celui des créditeurs et des charges à payer. Cette augmentation est attribuable à une plus grande période où les salaires normaux étaient encourus et non payés, comparativement à l'année précédente. Il y a aussi l'augmentation économique rétroactive de 2018-2019 pour les employés, laquelle avait été approuvée avant le 31 mars, mais payée seulement l'année suivante.
    Passons maintenant à l'état des résultats et de la situation financière nette.
    Nos coûts de fonctionnement nets ont augmenté d'environ 10,5 millions de dollars. Ces coûts fluctuent d'une année à l'autre en fonction de différents facteurs, comme les diverses initiatives présentées dans le Plan stratégique 2019-2022 de l'Administration de la Chambre des communes. Comme nous l'avons mentionné dans d'autres rapports, ces initiatives comprennent les investissements pour le renouvellement des ordinateurs et de l'équipement d'impression dans les bureaux de circonscription, les ressources supplémentaires pour les services aux députés en tant qu'employeurs et les coûts liés à une année électorale.
    Je ne vais pas passer beaucoup de temps à expliquer les différents écarts importants dans les coûts de fonctionnement nets, car ce sont les mêmes que ceux dont nous avons discuté en juin dernier, lorsque nous avons présenté le rapport financier sur les résultats de fin d'exercice.
    Il est à noter que bon nombre de ces écarts sont attribuables au fait que 2019-2020 était une année électorale. Cela a entraîné principalement une augmentation des salaires et des avantages sociaux des équipes qui ont soutenu la transition, de même que les paiements d'indemnités de départ des députés et de leurs employés. Il y a aussi une augmentation du poste budgétaire lié au matériel informatique et de bureau, en raison du renouvellement de l'équipement informatique qui se fait durant une période électorale. Par contre, il y a une diminution des frais de déplacement, lesquels figurent au poste budgétaire du transport et des communications.
    Ces états financiers seront publiés aujourd'hui sur le site Web, après la rencontre.
    Je vais maintenant céder la parole aux représentants de KPMG, notre auditeur, pour qu'ils puissent présenter le résultat de leur audit sur ces états financiers. Je pourrai répondre aux questions après leur présentation.

[Traduction]

    Monsieur Newman, je vous donne la parole.
    Je m'appelle Andrew Newman, et je suis auditeur externe indépendant de la Chambre des communes. Je suis heureux de vous présenter ma collègue, Charly Thivierge-Lortie, qui est gestionnaire principale de la vérification pour les états financiers de la Chambre des communes.
    M. Paquette vient tout juste de présenter les états financiers de la Chambre pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 2020. Je suis donc ici aujourd'hui pour confirmer mon opinion d'auditeur indépendant au sujet de ces états financiers, ainsi que pour fournir aux membres de votre bureau un résumé des conclusions de notre audit.
    Notre opinion de l'auditeur est jointe aux états financiers présentés par M. Paquette. Notre audit a été effectué conformément aux normes canadiennes de vérification généralement reconnues; ce sont les normes professionnelles suivies dans tous les audits d'états financiers au Canada. Les états financiers sont préparés conformément aux normes comptables du secteur public, c'est-à-dire les normes utilisées par tous les gouvernements du Canada et publiées par le Conseil sur la comptabilité dans le secteur public, dont j'ai le privilège de faire partie depuis les douze dernières années, dont six années à titre de vice-président.
    Notre opinion de l'auditeur, qui se trouve à la première page de notre rapport de l'auditeur, énonce ce qui suit:

À notre avis, les états financiers ci-joints donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière de l'entité [la Chambre des communes] au 31 mars 2020, ainsi que des résultats de son exploitation et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, conformément aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
Notre rapport de l'auditeur est signé « KPMG s.r.l. » et est daté du 11 août 2020.
    Mesdames et messieurs les membres du Bureau, il s'agit d'une opinion de l'auditeur sans réserve et non modifiée que les députés devraient s'attendre à recevoir de leur équipe de gestion financière. Nous avons également fourni aux membres du Bureau un rapport sur les conclusions de l'audit. En résumé, notre audit des états financiers a été fondamentalement mené comme prévu. La pandémie a exigé que nos procédures d'audit détaillées soient effectuées dans un environnement virtuel et sécurisé, ce qui a été fait. Je tiens à remercier l'équipe de l'Administration de la Chambre des communes pour ses efforts supplémentaires et sa participation au processus d'audit, ce qui a permis non seulement de mener un audit de manière virtuelle, mais également de le faire de façon relativement harmonieuse.
    Au cours de notre audit, nous n'avons pas relevé de redressement après audit dans les montants inscrits dans les livres et registres et ceux mentionnés dans les états financiers de la Chambre. Cela signifie que les rapports financiers préparés par l'Administration avant l'audit n'ont pas changé à la suite de notre audit. Au cours de notre audit, nous n'avons pas non plus cerné de lacune en matière de contrôle interne que nous avons jugée comme étant une lacune importante dans le contrôle interne des rapports financiers. Nous avons formulé des recommandations visant à améliorer certains processus de paie, principalement en ce qui concerne la documentation de l'exécution de certaines procédures. L'Administration a accepté nos recommandations et travaille actuellement à la mise en œuvre de ces améliorations. Nous examinerons leurs progrès lors de notre audit des états financiers de 2021.
    Mesdames et messieurs, en résumé, il s'agit d'un rapport d'audit positif. J'aimerais encore une fois remercier l'Administration de la Chambre des communes pour sa participation active au processus d'audit. J'aimerais également remercier les membres de votre bureau d'avoir trouvé le temps, dans votre horaire bien rempli, d'assister à la présentation des états financiers et des résultats de l'audit. C'est une partie importante de la gouvernance de tout organisme, surtout dans la sphère publique dans laquelle vous travaillez tous les jours.
    Je serai heureux de répondre à vos questions, le cas échéant.
    Je vous remercie.
(1125)

[Français]

L’hon. Anthony Rota:
    Est-ce qu'il y a des questions?

[Traduction]

    Puisque je ne vois aucune question, nous allons aborder la prochaine partie...
M. Peter Julian (leader à la Chambre du Nouveau Parti démocratique):
    Excusez-moi, monsieur le président.
L’hon. Anthony Rota:
    Monsieur Julian, vous avez la parole. Je suis désolé, je ne vous avais pas vu.
M. Peter Julian:
    J'ai levé la main, et ensuite j'ai utilisé la fonction pour lever la main. Nous tentons toujours de nous habituer au nouvel environnement virtuel, et cela est d'ailleurs lié à ma question.
    Je trouve rassurant que vous n'ayez trouvé aucune lacune dans l'audit et aucun redressement après audit. Par contre, j'aimerais que vous nous parliez davantage de la façon dont vous avez été en mesure de mener un audit complet dans un environnement virtuel et sécurisé. Manifestement, les renseignements devaient être sécurisés. C'est un environnement très différent pour ce type de procédure d'audit. Je crois qu'il serait intéressant d'entendre un résumé de certaines des mesures qui ont dû être prises pour mener un audit dans ce type d'environnement.
M. Andrew Newman:
    Je présume que cette question s'adresse à moi.
M. Peter Julian:
    Oui, s'il vous plaît.
M. Andrew Newman:
    Le monde a certainement changé pour les auditeurs de toutes sortes d'états financiers lorsque la pandémie s'est déclenchée à la mi-mars, et les audits sont passés des services sur place à des services virtuels, et ce, à tous les échelons et d'un bout à l'autre du Canada. Notre entreprise, KPMG, a mis en œuvre les protocoles nécessaires pour travailler de façon virtuelle et pour permettre à nos équipes de travailler essentiellement depuis leur domicile.
     Nous avons travaillé de manière diligente avec nos équipes pour assurer la sécurité des renseignements, et M. Paquette peut certainement parler des éléments liés à la sécurité des renseignements dans son organisme. De notre côté, à Ottawa, KPMG est dans un bureau sécurisé du gouvernement fédéral. Nous sommes audités par SPAC non seulement sur une base annuelle, mais aussi de manière ponctuelle à cet égard, notamment en ce qui concerne nos systèmes informatiques et les moyens de communication entre nos bureaux. Nous avons donc cela. Nous avions déjà défini ces mesures de sécurité à l'avance et nous les utilisons pour transférer des renseignements entre la Chambre et KPMG, afin qu'ils soient protégés de manière adéquate.
(1130)
L’hon. Anthony Rota:
    La parole est maintenant à M. Richards.
    Monsieur Newman, j'aimerais que vous nous expliquiez le problème lié à la documentation sur les salaires et que vous nous précisiez en quoi consiste cette préoccupation. Il faudrait que vous — ou peut-être l'Administration — nous communique cela, mais que fait-on pour remédier à la situation?
M. Andrew Newman:
    Je vous remercie de votre question. Je me réjouis d'avoir l'occasion d'assurer aux membres du Bureau que le problème n'est pas lié à des salaires ou à des versements erronés ou à quoi que ce soit d'autre. Il concerne plutôt la documentation de certains examens et approbations dans le dossier de l'employé.
    Nous avons cerné ce problème en modifiant un peu notre approche par rapport au système de rémunération Phénix, car nous sommes passés de ce que l'on appelle une « stratégie de corroboration », où nous choisissons un échantillon pour l'examiner, à une approche fondée sur les contrôles, où nous examinons les contrôles de la Chambre pour déterminer pourquoi la Chambre obtient de bons résultats en matière de rémunération de ses employés.
    Nous avons examiné les contrôles et les processus et nous avons recommandé, une fois de plus, certaines améliorations. Il ne s'agit pas de lacunes importantes en matière de contrôle concernant la cohérence et la documentation de l'exécution des procédures dans le dossier de l'employé. Ce n'est pas que les procédures n'ont pas été appliquées. Il s'agissait simplement de les documenter dans le dossier de l'employé, afin que lorsque des auditeurs comme nous font leur travail, ils trouvent des preuves que ces procédures ont été exécutées.
M. Blake Richards:
    D'accord, c'est bien.
    Vous avez mentionné que vous aviez recommandé certaines améliorations. Comment ces recommandations sont-elles présentées et que fait-on pour assurer un suivi, afin de vérifier si elles sont mises en œuvre?
M. Andrew Newman:
    Certainement. Ces recommandations sont présentées dans une lettre officielle que nous envoyons à l'Administration — et l'Administration a accepté toutes nos recommandations. Je tenais à le préciser.
    L'Administration a manifestement l'occasion de mettre en œuvre ces recommandations, et elle s'est engagée à le faire. Ensuite, lorsque nous reviendrons pour mener notre audit de 2020-2021, nous vérifierons si nos recommandations ont été correctement mises en œuvre et si ces problèmes ont été résolus. Si ce n'est pas le cas, le problème en question deviendra une lacune importante et le contrôleur de votre bureau le constatera l'année prochaine.
M. Blake Richards:
    Je vous remercie.
L’hon. Anthony Rota:
    Très bien. Y a-t-il d'autres questions?
    D'accord. Puisque ce point est réglé, nous pouvons peut-être passer à autre chose.
    Nous vous remercions, monsieur Paquette, monsieur Fernandez, monsieur Newman et madame Thivierge-Lortie.
    D'après ce que je comprends, c'est normal et c'est une bonne pratique de gouvernance lorsque des auditeurs indépendants participent à une réunion à huis clos avec les membres du Bureau, sans la présence de représentants de l'Administration, pour discuter de la préparation des états financiers vérifiés de fin d'exercice.
    J'aimerais donc proposer aux membres du Bureau d'avoir une brève réunion à huis clos sans les représentants de l'Administration de la Chambre pour participer à une telle discussion. Les membres du Bureau sont-ils d'accord de se réunir à huis clos? Oui? D'accord.
    Je vous remercie. Nous prendrons donc une courte pause pour nous réunir à huis clos. Je demanderais aux représentants de l'Administration de la Chambre de quitter la salle, que ce soit en personne ou virtuellement. Une fois la discussion terminée, nous demanderons à ces personnes de revenir dans la salle et les personnes qui assistent à la réunion de manière virtuelle recevront un courriel dans lequel on leur demandera également de réintégrer la réunion.
    [La séance se poursuit à huis clos.]
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